Статья 16. Использование языков в официальном делопроизводстве

Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.

Все документы подразделяются на следующие группы:

Статья 16. Использование языков в официальном делопроизводстве

  1. по способу документирования;

  2. по сфере использования;

  3. по наименованию;

  4. по содержанию;

  5. по характеру содержания;

  6. по месту составления;

  7. по грифу ограничения доступа (степени гласности);

  8. по происхождению;

  9. по юридической силе;

  10. по форме изложения (степени унификации);

  11. по срокам исполнения;

  12. по срокам хранения;

  13. по степени обязательности.

Виды документов внутри каждой группы:

По способу документирования различают документы:

  1. рукописные;

  2. электронные;

  3. графические;

  4. кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

  1. организационно-распорядительные;

  2. финансово-бухгалтерские;

  3. научно-технические;

  4. документы по труду;

  5. отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания:

  1. первичные (содержащие исходную информацию);

  2. вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

  1. внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

  2. входящие (поступившие в организацию);

  3. исходящие (отправляемые из организации).

  • По грифу ограничения доступа (степени гласности):
  • Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):
  • — «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);
  • — «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);
  • — «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
  • — «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).
  • По происхождению различают:
  1. официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

  2. личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе:

  1. оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

  2. копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

  3. отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

  4. заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

  5. выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

  6. дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По  форме изложения (степени унификации):

  1. индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

  2. трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

  3. типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);

  4. примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

  5. унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

По срокам исполнения различают:

  1. срочные (с указанным сроком исполнения документа);

  2. несрочные.

По срокам хранения различают документы:

  1. временного хранения (до 10 лет);

  2. долговременного хранения (свыше 10 лет);

  3. постоянного хранения.

По степени обязательности:

  1. информационные (содержащие сведения и факты);

  2. директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Документы в организации чаще всего разделяются на три группы:

  1. организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

  2. распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

  3. информационные-справочные документы — акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки.

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.

30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ.

Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Е.Л. Полоса, документовед, архивист

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас.

Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Начинаем разбираться

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  •  организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  •  создание документов (документирование деятельности);
  •  обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации.

Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  •  инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
  •  номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

  •  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Судебный документооборот и делопроизводство

Основным, базовым элементом информационного обеспечения деятельности Верховного Суда Российской Федерации (далее Верховный Суд) является Информационная система «Судебный документооборот и делопроизводство» (далее ИС СДД), разработанная в соответствии с требованиями процессуального законодательства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами, инструкциями, а также приказами и распоряжениями Руководства Верховного Суда.   ИС СДД входит в состав Автоматизированной информационной системы Верховного Суда Российской Федерации.   

ИС СДД включает следующие основные подсистемы: Автоматизация судебного делопроизводства Апелляционной коллегии Верховного Суда; 

  • Автоматизация судебного делопроизводства в судебных коллегиях Верховного Суда по гражданским, уголовным, административным делам, по делам военнослужащих; 
  • Автоматизация судебного делопроизводства в Судебной коллегии по экономическим спорам и Дисциплинарной коллегии Верховного Суда; 
  • Автоматизация судебного делопроизводства в Президиуме Верховного Суда; 
  • Автоматизация судебного делопроизводства Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений Верховного Суда; 
  • Электронный банк судебных документов; 
  • Информационно-справочная система Верховного Суда; 
  • Судебная статистика Верховного Суда; 
  • Подача процессуальных документов в электронном виде; 
  • Ведение общего делопроизводства и документооборота; 
  • Автоматизированное распределение судебных дел; 
  •  и др. 

Автоматизация судебного делопроизводства Апелляционной коллегии Верховного Суда Апелляционная коллегия Верховного Суда рассматривает в качестве суда второй (апелляционной) инстанции в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации дела, подсудные Верховному Суду, решения по которым в качестве суда первой инстанции вынесены судебными коллегиями Верховного Суда, а также в пределах своих полномочий дела по новым или вновь открывшимся обстоятельствам. Все данные, зарегистрированные в автоматизированных картотеках по учету дел в первой инстанции Судебной коллегии Верховного Суда по административным делам и Судебной коллегии Верховного Суда по делам военнослужащих, при подаче апелляционной жалобы по делу поступают в Апелляционную коллегию. Результаты апелляционного рассмотрения отображаются в картотеках по учету дел первой инстанции.

Читайте также:  В помощь Индивидуальным Предпринимателям - советы юриста

Автоматизация судебного делопроизводства судебных коллегий Верховного Суда по уголовным делам, по гражданским делам, по административным делам и делам военнослужащих Судебные коллегии Верховного Суда рассматривают в пределах своих полномочий в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации рассматривают дела в кассационном порядке.  При создании данных подсистем ИС СДД особое внимание уделялось функциональности и информационной взаимосвязи между судебными коллегиями и Управлением по организационному обеспечению рассмотрения обращений Верховного Суда. Вся информация по поступившим жалобам и представлениям, зарегистрированным в Управлении по организационному обеспечению рассмотрения обращений, доступна судебным составам судебных коллегий Верховного Суда.  Программа обеспечивает регистрацию поступивших на рассмотрение судебных дел работниками секретариатов судебных составов судебных коллегий, с возможностью интегрирования информации о жалобах, представлениях и протестах с истребованными по ним делами, формируя, таким образом, единый информационный массив, способный предоставить необходимую информацию по делу по запросу пользователей в соответствии с имеющимися поисковыми возможностями. С помощью встроенной функции расчета статистических данных пользователи получают отчеты о движении кассационных дел.

  • Реализована функция автоматического формирования документов, используемых в судебном делопроизводстве Верховного Суда, что значительно облегчило и ускорило процесс их создания в соответствии с предъявляемыми требованиями.   
  • Автоматизации судебного делопроизводства Дисциплинарной коллегии и Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда Для достижения максимальной эффективности в обеспечении автоматизации судебного делопроизводства в Дисциплинарной коллегии и Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда была осуществлена интеграция ИС СДД с системой подготовки документов, которая предоставляет возможность по подготовке текстов судебных документов с использованием стандартного текстового редактора MS Word.

Данная функция ИС СДД Верховного Суда позволяет решать одну из главных задач информационной поддержки деятельности Судебной коллегии по экономическим спорам и Дисциплинарной коллегии Верховного Суда — автоматизацию процессов судебного делопроизводства и создание полнотекстового электронного банка судебных актов.

Создание банка данных происходит автоматизировано. Обработка и хранение данных сосредоточены на сервере, что позволяет обеспечить централизованное управление, требуемую производительность, надежность хранения информации, эффективность обработки и представления данных, а также защиту от несанкционированного доступа.

 

Автоматизация судебного делопроизводства в Президиуме Верховного Суда Президиум Верховного Суда в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и в целях обеспечения единства судебной практики и законности проверяет в порядке надзора, в порядке возобновления производства по новым или вновь открывшимся обстоятельствам вступившие в силу судебные акты. Подсистема «Автоматизация судебного делопроизводства в Президиуме Верховного Суда» обеспечивает регистрацию судебных дел, поступивших на рассмотрение в Президиум Верховного Суда, работниками секретариата Президиума Верховного Суда с возможностью формирования карточки на дело, создания документов, используемых в судебном делопроизводстве Верховного Суда, установленного образца (вызовы, извещения т.п.) и осуществления поиска информации по конкретному делу, необходимой для работы секретариата Президиума.

Электронная картотека «Президиум Верховного Суда Российской Федерации» содержит сведения о рассмотрении гражданских и уголовных дел (общей и военной подсудности). 

Автоматизация судебного делопроизводства Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений Верховного Суда В Управление по организационному обеспечению рассмотрения обращений ежедневно поступает более тысячи процессуальных и иных обращений.

Подсистема Автоматизация судебного делопроизводства позволяет в автоматизированном режиме осуществлять регистрацию поступивших жалоб, представлений (протестов), проверку их на повторность и автоматическое присвоение номера.

По результатам проверки повторные жалобы, представления (протесты) приобщаются к имеющемуся производству с тем же номером, а вновь поступившим присваивается новый номер. Поступившие жалобы, представления (протесты) распределяются между исполнителями.

Осуществляется контроль срока их рассмотрения и заблаговременное оповещение исполнителей об истечении указанного срока. Рассмотренные жалобы, представления (протесты) передаются в  Управление для оформления и подготовки документов для отправки. Формирование реестров, почтовых наклеек и т. д.

происходит автоматически. Программа формирует отчеты о нагрузке исполнителей, а также статистические отчеты по движению и результатам рассмотрения жалоб, представлений (протестов).

Электронный банк судебных документов

Подсистема «Электронный банк судебных документов» является базовой основой для создания массива данных судебной практики Верховного Суда. С 2002 г. в Верховном Суде функционирует банк данных судебных документов. Все определения, решения, постановления, вынесенные Верховным Судом, сканируются, автоматически распознаются и заносятся в базу электронного банка данных судебных документов. Банк данных представляет собой централизованное хранилище текстовых данных и образов документов в виде графических файлов, которое имеет необходимую защиту от несанкционированного доступа. Информация, в том числе графическая, вводится в банк данных в соответствии с заданными атрибутами документов, при этом обеспечивается индексация текстовой информации и семантический анализ документа, а также автоматизированное аннотирование документа и верификация массива информации по различным критериям. Реализована возможность массовой загрузки оцифрованных документов в БД. Документы хранятся в форматах htm, html (распознанный текст) и TIFF, TIF (графический образ), а также в PDF, и в выделенном сетевом каталоге. Разработанные классификаторы и рубрикаторы предназначены для сужения выборки по конкретному запросу. Подсистема судебного делопроизводства напрямую связана с подсистемой «электронный архив», что позволяет использовать в качестве поисковых реквизитов не только карточку на судебный документ, но и карточку на дело, карточку на участника судебного процесса и т.д. В то же время по судебному документу, используя систему делопроизводства, можно получить всю информацию о движении дела в суде.

Данный информационный массив используется в WEB-технологии, что обеспечивает удобный поиск документов пользователям таких категорий, как судьи и работники аппарата. Средства подсистемы при этом обеспечивают возможность копирования всей информации или части (выборки документов) для резервирования и экспорта.

Информационно-справочная система Верховного Суда Данная подсистема выполнена по WEB технологии.

Особое внимание при создании данной подсистемы уделялось разграничению доступа к данным и правам пользователей на просмотр информации в зависимости от категории пользователя.

  Работник аппарата Верховного Суда, задействованный в процессе судебного делопроизводства, регистрирует данные по жалобам и делам только на участке, который отображается на его компьютере.

Все данные, занесенные различными пользователями, сводятся и обобщаются, что позволяет получить любую информацию по делам и жалобам, поступившим на рассмотрение в Верховный Суд.

Судебная статистика Верховного Суда Основными отличительными признаками является то, что отдел статистического учета в настоящий момент не заносит данные по учетным статистическим показателям, а использует ту информацию, которая появляется естественным путем в ходе рассмотрения дел.

С точки зрения информационной технологии, работники этого отдела являются, скорее контролирующим звеном за корректностью заносимой информации.  Необходимо отметить и новизну предлагаемых подходов методов в получении статистических данных.

Дело в том, что частые изменения, которые происходят в судебной системе за последние годы, связанные с судебной реформой, не могут не отражаться на необходимости предоставления разнообразных статистических показателей.

Однако статистика в первую очередь ценна способностью выявлять на временном участке, именно тенденции в увеличении или снижении определенных показателей. Но что делать, если с течением времени показатель изменяется по существу, или начинает включать в себя ряд показателей предыдущего периода и наоборот?

Для выполнения этих задач компонента, на основе имеющихся данных по судебному делопроизводству создает и хранит базу данных статистических показателей, которые классифицируются с учетом типа показателя, его характера на определенный момент времени, принадлежности к той или иной отчетной форме и т.д.

Функции проверки непротиворечивости получаемых данных, возможность обрабатывать не только данные непосредственно по делам, но и работа напрямую с базой данных статистических показателей дает возможность формировать отчеты как по утвержденным формам, так и настраивать новые формы в зависимости от необходимого вида и перечня необходимых выходных учетно-статистических показателей.

Подача процессуальных документов в электронном виде Подсистема «Подача процессуальных документов в электронном виде» разработана в целях реализации возможностей внесенных Федеральным законом от 23 июня 2016 г.

№ 220-ФЗ, предусматривающими возможность подачи документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Читайте также:  Статья 17.3. Полномочия органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления в сфере добровольчества (волонтерства)

Обеспечивается решение следующих задач: —     подача процессуальных документов с использованием «Личного кабинета физического/юридического лица» на Официальном сайте Верховного Суда в сети Интернет по индивидуальному имени пользователя и паролю; —     подача физическими/юридическим лицами исковых заявлений (заявлений), жалоб (дополнительных материалов) с использованием электронной подписи по гражданским, уголовным, административным делам и по делам по разрешению экономических споров, непроцессуальных обращений в электронном виде; —     автоматический учет и регистрацию исковых заявлений (заявлений) и жалоб (дополнительных материалов), поступивших в электронном виде и их передачу на исполнение; —     автоматическое формирование ответа физическому/юридическому лицу в ответ на его заявление/жалобу, поступившее в электронном виде, с указанием учетного номера в Верховном Суде, общего количества полученных страниц и полученного перечня дополнительных документов; —     информирование о ходе выполнения, полученных электронных заявлений/жалоб в «Личном кабинете физического/юридического лица»; —     уведомление заявителя об изменении статуса электронного заявления/жалобы на электронную почту или средствами sms-сообщений; —     подача заявки на получение копии судебных актов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью; —     уплата госпошлины при подаче исковых заявлений и жалоб;

  1. —     подписка на дела и жалобы.
  2. Ведение общего документооборота и делопроизводства Подсистема обеспечивает создание в Верховном Суде базы данных с информацией о всех входящих, внутренних и исходящих документах, их месте нахождения и возможности просмотра электронных образов документов. Программные модули Подсистемы в автоматизированном режиме позволяют: —      вести учет входящих документов с присвоением каждому документу индивидуального входящего учетного номера (штрих-кода) и заполнением первоначальной информации в электронной карточке; —      формировать реестр передачи документов и передавать информацию о направляемых документах в структурные подразделения; —      регистрировать входящие и внутренние документы с присвоением каждому индивидуального регистрационного номера на основе его входящего учетного номера; —      сканировать документы с возможностью вывода на печать их электронных образов; —      осуществлять контроль за исполнением документов в соответствии с поручениями Руководства Верховного Суда; —   регистрировать исходящие документы с использованием исходящего учетного номера (штрих-кода), связанные с входящим регистрационным (учетным) номером, и передавать информацию о них в экспедицию для последующей отправки;
  3. —      осуществлять поиск документов в Автоматизированной информационной системе Верховного Суда.
  4. Автоматизированное распределение судебных дел Автоматизированное распределение дел между судьями в соответствии с требованиями ГПК РФ, КАС РФ, УПК РФ и АПК РФ с решается учетом следующих факторов: —     правовая специализация судей; —     периоды отсутствия судей; —     количество дел, находящихся на рассмотрении у каждого  судьи; —     количество дел, рассмотренных судьей с начала года; —     средняя нагрузка судей, текущая загруженность судей; —     отсутствие судьи (отпуск, болезнь, учеба, участие в иных мероприятиях, исключающих возможность принятия производства по делу); —     недопустимость повторного участия судьи в рассмотрении дела (соблюдение требований ГПК РФ, КАС РФ, УПК РФ и АПК РФ).

Законодательные акты Российской Федерации, касающиеся вопросов кадрового делопроизводства



В нашем государстве на уровне законодательства закреплены базовые основы правового отношения в стране к документированной информации. Общие нормы документационного обеспечения организаций и предприятий закреплены в законах Российской Федерации что гарантирует беспрекословное соблюдение этих правил.

Таким образом, мы можем сделать вывод: Законодательное регулирование различных аспектов работы с документами содержится в целом ряде правовых актов.

В действующее законодательство включено значительное количество неотъемлемых для выполнения норм, правил и требований к документированию всевозможных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или же иных видов документов, к содержанию и структуре текста.

Правовые акты устанавливающие и регламентирующие правоотношения работодателей и работников, а также порядок документирования этих взаимоотношений лежат в основе информационно-документационной кадровой системы. Основным законодательным актом является трудовой кодекс Российской Федерации.

Кодекс содержит нормы по категориям кадрового делопроизводства, это состав документов, срок подготовки документов и функции кадровой службы. В статье 5 перечислены законодательные и иные нормативно правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения. [5]

Важнейшим документом, устанавливающим трудовые отношения, является трудовой договор. В статьях 41–44 прописано понятие коллективного договора, его содержание и структура, а также сроки заключения коллективного договора. В Статьях 198–200 ученического договора, сказано от том как оформляется ученический договор его форма и сроки.

Статья 66 посвящена важнейшему документу — трудовой книжке.

Статья перечисляет основные сведения, вносимые в этот документ: сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся по основному месту работы, на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. [10, с. 14]

В Уголовном кодексе Российской Федерации также есть статьи, имеющие отношение в работе с документами. Статья 138 «О нарушении тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений» которая предусматривает строгие наказания.

Те же нарушения, совершенные с использование своего служебного положения, что особенно актуально для работников служб делопроизводства, также через их руки проходит почти вся документация, создаваемая в организации и нарушения, связанные с использованием технических средств для негласного получения информации, караются штрафом.

  • В статье 183 незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну сказано, что собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну путем похищения документов, подкупа или угроз, так же незаконное разглашение или использование сведений без согласия их владельца лицом, которому она была доверена или стала известна по службе или работе, деяния, причинившие крупный ущерб или совершенный из корыстной заинтересованности, все это наказывается штрафом либо лишением свободы.
  • Глава 28 Уголовного кодекса РФ целиком посвящена рассмотрению преступлений в сфере компьютерной информации:
  • 1) статья 272 — о неправомерном доступе к компьютерной информации;
  • 2) статья 273 — о создании, использовании и распространении вредоносных программ;
  • 3) статья 274 — о нарушении правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети.
  • Особенно актуальна статья 273, в которой говориться, что «создание программ для ЭВМ или внесение изменений в существующие программы, заведомо приводящих к несанкционированному уничтожению, блокированию либо копированию информации, нарушению работы ЭВМ, распространением программ на машинном носителе наказываются лишением свободы.

В Уголовном кодексе РФ выделена охрана особо ценных документов. В статье 164 они рассматриваются наравне с предметами, имеющими истерическую, научную, художественную и культурную ценность. В статье 324 за приобретение или сбыт определенного вида официального документа, это документы, предоставляющие право или освобождение от обязанностей также предусмотрено наказание. [6]

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов и их разновидности, создаваемые в целях фиксации актов гражданский взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений.

Статья 52 посвящена учредительным документам юридических лиц, названы виды документов — учредительный договор, устав, положение и порядок придания им юридической силы, например, устав утверждается его учредителями.

Статья 89 посвящена учредительным документам общества с ограниченной ответственностью, о правовых действиях в процессе образования акционерного общества говорится в статье 98, в параграфе 8 ГК РФ есть несколько статей которые раскрывают понятие о производственном кооперативе, его создание, особенности управления и преобразование.

Статья 185 раскрывает сущность доверенности и требования к ее оформлению. В статье 420 раскрыто понятие договора, форма и порядок вступление в силу договора указаны в статье 434. [7]

Законодательство содержит перечень четких требований, предъявляемых к документам, оформленных и передаваемых из рук в руки в разном виде: на бумажном носителе, в электронной версии, передаваемых по факсу и телеграфу.

Причем затрагиваются все этапы жизни документа: начиная от его создания, до придания документу официального вида и грамотного юридического оформления и правильного хранения юридического документа. Существуют законы, регулирующие способы защиты информации от посторонних лиц.

Устанавливаются нормы, регламентирующие права собственности на информацию и ее документальное обеспечение, информация распределяется на категории, которые в свою очередь означают, кто и в какой мере обладает правом доступа к этой информации.

Существует закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который является основным в сфере документоведения страны.

Закон регулирует отношения при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение, при использовании информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации.

Читайте также:  Статья 10. Судебная защита прав детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей

Согласно этому закону четко прописан понятийный аппарат, механизмы и регулирования информационных технологий, а также принципы регулирования общественных отношений, связанных с использованием информации

Под документ подразумевается информация, изложенная на бумажном носителе и имеющие реквизиты, позволяющие идентифицировать того, кто ее задокументировал и кому она предназначена. [9]

Под информационными ресурсами далее мы будем подразумевать документы или даже массивы документов, хранящиеся в разном виде: начиная от архивов и библиотек и заканчивая электронными базами данных. [1]

Для того чтобы любая информация смогла попасть в любой информационный ресурс, необходимо надлежащим образом ее задокументировать. От того, насколько качественно исполняются соответствующие положения федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», зависит эффективность организации делопроизводства.

Информационные ресурсы могут принадлежать как частным лицам и предприятиям, так и являться государственной собственностью.

Субъекты Российской Федерации и само государство являются владельцами информационных ресурсов, приобретаемых, создаваемых или поддерживаемых за средства из бюджета страны.

Государство имеет право выкупить информацию у частных или юридических лиц, если она относится к государственной тайне.

Владелец информации, относящейся к государственной тайне имеет право распоряжаться ей только согласно требованиям власти и не может по своему усмотрению распоряжаться ей.

Так же, как и любое другое имущество, документы и информационные ресурсы, созданные частными или юридическими лицами, купленные ими или полученными в дар или наследство, являются полноценной собственностью данных лиц.

Субъекты Федерации, исполняющие свои обязательства по предоставлению определенной информации в государственные органы, по-прежнему имеют право распоряжаться этими документами и информацией по своему усмотрению и являются собственниками.

Та информация, которая в обязательном порядке предоставляется в государственные органы независимо от того, кто является ее владельцем и каков его юридический статус, становится частью информационных ресурсов, находящихся во владении самого государства. Таким образом, часть прав по обработке и хранению этой документированной информации передается государству.

Любая служба документационного обеспечения управления, создавая для оперативной работы свою законодательную базу, должна иметь в виду и два закона, касающиеся языка официальных документов.

Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации». Специальная ст. 16 этого закона посвящена использованию языка в официальном делопроизводстве. В соответствии с этой статьей делопроизводство в республиках Российской Федерации ведется как на государственном языке РФ, так и на языке данной республики.

В законах особо выделено оформление документов, касающихся личности граждан.

Так, в законе «О государственном языке Российской Федерации» подтверждается, что государственный язык является обязательным «при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации… изготовлении бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, оформлении документов об образовании, выдаваемых имеющими государственную аккредитацию образовательными учреждениями». Но в то же время все эти документы «оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов, наряду с государственным языком Российской Федерации, может вестись на государственном языке республики».

Для работников сферы делопроизводства, занимающихся оформлением документов для отправки, важно указание на язык официальной переписки.

В соответствии с законом, официальная переписка и другие формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.

Закон подчеркивает обязательность использования государственного языка при оформлении адресов отправителей телеграмм и почтовых отправлений, пересылаемых в пределах Российской Федерации, а также почтовых переводах денежных средств. [11, с. 18]

Закон «О языках народов Российской Федерации».

Согласно этому закону любая официальная переписка внутри государства между различными учреждениями, организациями, органами государственной власти должна вестись исключительно на государственном языке, значит — русском. Официальная работа с документами ведется также на государственном языке либо на языках, определяемых органами власти отдельных республик.

Если гражданин РФ пишет жалобу, заявление или предложение и направляет его в государственный орган власти, то ответ он имеет право получить на том языке, на котором было написано обращение. В крайнем случае, когда невозможно дать ответ на этом языке, используется русский язык.

Существуют и другие сферы деятельности, связанные с ведением документации, которые также регулируются законодательством Российской Федерации. Например, закон «О почтовой связи» подробно регламентирует использование связи в государстве. [2]

Составляя и оформляя любые управленческие документы, необходимо учитывать целый ряд правовых норм.

Например, в Гражданском кодексе Российской Федерации регламентируются правоотношения о товарных знаках [8]в нем говорится о то, как должна осуществляться регистрация товарного знака, которая используется в бланках, также особенности правового режима, появление и остановка прав на товарный знак.

Для любой организации, в которую могут обратиться граждане, важен федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». [3]Закон разграничивает и определяет, что понимается под обращением, заявлением, предложением, жалобой граждан.

В нем изложены требования к письменному обращению, также в законе предусмотрен срок рассмотрения обращений до 30 дней со дня регистрации, в случае необходимости проверки или расследования его можно продлить еще на 30 дней. В соответствии со ст.

8 письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления. [12, с. 20]

Федеральный закон «Об электронной подписи». [4] Данный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказания государственных и муниципальных услуг, исполнения государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

В результате возникновения и осуществления трудовых отношений между работодателем и работником возникает потребность в ведении множества документов, которые составляют отдельную категорию, называемую «кадровой документацией». Работодатель обязан создать и надлежащим образом вести кадровую документацию в соответствии с нормативными и правовыми актами. Кадровая документация может быть классифицирована по нескольким признакам:

  1. по степени обязательности
  1. – обязательные документы — для ведения во всех организациях независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
  2. – рекомендательные документы- носящие рекомендательный характер;
  3. – специфический документы- зависящие от специфики конкретного учреждения.
  1. по целевой принадлежности:

– документы по учету личного состава работников, например, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника;

– документы, связанные с осуществлением функции по управлению персоналом и организацией труда.

  1. по функциональному признаку:
  • – внутренние локальные нормативные акты- определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которой они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
  • – информационно-расчетные документы — в них содержится информация, на которых базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие необходимых для работы сведений;
  • – документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
  • – распорядительные документы- документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации, то есть приказы, распоряжения, указания, постановления;
  • – журналы контроля и учета — журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридической силы в трудовых спорах.

В нашей стране принята единая практика исполнения правовых норм, регламентирующих ведение кадрового делопроизводства.

Существует объемная нормативная и справочная база документации, касающаяся трудовых взаимоотношений между работником и работодателем.

Для того, чтобы грамотно вести кадровое делопроизводство и не нарушать закон, необходимо досконально изучить соответствующее законодательство.

Знание и применение законодательных норм и нормативно-справочной информации в области кадрового делопроизводства помогут добиться следующих результатов:

– надлежащим образом оформленная вся документация предприятия.

Благодаря этому каждый документ будет обладать юридической силой в полной мере. Неправильно оформленные документы могут терять юридическую силу, что негативно скажется на деятельности предприятия.

– организация хранения всей документации в соответствии с нормами, закрепленными на государственном уровне, обеспечит сохранность всех документов и оперативный доступ к каждому из них в любое время деятельности предприятия.

– соблюдение всех прав работников и избежание негативных для них последствий в случае неправильного ведения документации. Работодатель в свою очередь избежит ответственности, возлагаемой на него в случае несоблюдения правил в оформлении документации.

– надежная защита информации от несанкционированного доступа и применения сведений организации.

Литература:

Ссылка на основную публикацию