Статья 17. Использование языков в официальной переписке

Очевидно, что электронная почта обладает множеством достоинств и широко пользуются и в процессе ведения хозяйственной деятельности.

В настоящей статье предлагаю рассмотреть вопрос о юридической силе электронной переписки, как доказательства.

Речь пойдет об обычной переписке, осуществляемой подавляющим большинством людей, без применения электронной цифровой подписи, либо иных аналогов собственноручной подписи.

Часто, в процессе беседы с доверителями по той или иной проблеме, выясняется, что либо договор был заключен путем обмена документами по электронной почте, либо вся или часть юридически значимой переписки сторон договора осуществлялась по электронной почте. Причем доверитель просто убежден в том, что без проблем докажет свою правоту ссылаясь на данную переписку и такой договор.

Встает вопрос, является ли данная переписка по электронной почте доказательством тех или иных обстоятельств? Что если процессуальный оппонент заявляет о том, что также может предоставить переписку, содержащую противоположные сведения, как придать переписке процессуальную форму и юридическую силу?

• Пойдем от общего к частному.
• Законодательное регулирование в области использования технических средств при оформлении доказательств явно недостаточное, понятийный аппарат, как таковой отсутствует, в разных нормативных актах одинаковые понятия зачастую определяются по-разному.
• Не вдаваясь в технические особенности работы электронной почты, оставив Вас без пространных определений электронной почты, информационно-телекоммуникационных сетей и прочих понятий перейдем непосредственно к доказательствам в арбитражном процессе, так сказать немного теории.

Как нам известно,  доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном Арбитражным кодексом Российской Федерации (далее – АПК РФ) и другими федеральными законами  порядке сведения о фактах, на основании которых арбитражный суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного рассмотрения дела. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы (ст. 64 АПК РФ).

В свою очередь, письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Согласно ст.

75 АПК РФ допускаются в качестве письменных доказательств документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

1. Оставим без внимания теоретические споры в юридической сфере о том, является ли переписка по электронной почте письменным или вещественным доказательством, поскольку для требуемого результата (признание переписки как доказательства в суде) это не имеет большого значения.
2. Исходим из того, что переписка содержит сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, неважно что это – строительный спор, спор о взыскании задолженности по договору, либо любой иной спор.
3. Как мы видим, для того, чтобы электронная переписка отвечала критериям письменных доказательств и допускалась в качестве письменного доказательства, она должна отвечать, как минимум, следующим условиям:
4. – она должна быть выполнена способом, позволяющим установить достоверность документа;
5. – она должны быть получена в установленном АПК РФ, другими федеральными законами, иными правовыми  актами  или договором порядке.
6. Данные критерии и становятся камнем преткновения каждый раз при ссылке на электронную переписку в качестве доказательства тех или иных обстоятельств.

Формально, истинное содержание электронной переписки может быть установлено путем осмотра ее в месте нахождения по правилам ст.

78 АПК РФ (например, суд может потребовать от соответствующего лица предоставить доступ к электронной почте, осмотреть сообщение или вложенный файл).

Лично я никогда не сталкивался с тем, чтобы суды так поступали, хотя видел представителей, которые «рвались» с ноутбуком к судье.

Относительно «должна быть выполнения способом, позволяющим установить достоверность документа»:

Представляется, что едва ли не единственным возможным способом «овеществить» электронную переписку является ее распечатка на принтере. Но суды не охотно принимают такие распечатки в качестве доказательств, поскольку высока вероятность фальсификаций.

Всего не предусмотришь, но анализ судебной практики помогает выработать ряд практических мер, позволяющих придать электронной переписке «процессуальности».

Вот лишь несколько рекомендаций, которые приблизят вас к цели, приобщить переписку в качестве письменного доказательства:

Сделайте акт с указанием даты и точного времени составления. В акте укажите сведения о лице, которое произвело выведение переписки на экран и дальнейшую распечатку (ФИО, должность), таким лицом может быть как руководитель организации – стороны спора, адвокат (юрист), оказывающий помощь в арбитражном суде, любое иное лицо, имеющие отношение к спору.

Также в данном акте следует привести данные о программном обеспечении (указании на версию браузера) и использованной компьютерной технике.

Акт, содержащий вышеуказанные сведения, как минимум лишает вашего процессуального оппонента довода о том, что не представляется возможным установить кем, когда и с использованием чего произведено распечатывание переписки.

Я по крайней мере, возражая против приобщения переписки, всегда ссылаюсь именно на то, что представляемая суду переписка не отвечает критериям доказательств именно потому, что не понятно кем, когда и с использованием чего она произведена.

Письма же адресованные моему доверителю и не соответствующие моей позиции по делу всегда «отправляются в спам», не получал и все.

В самом акте обязательно укажите последовательность действий, произведенный при выведении переписки на экран и дальнейшей распечатке. Для примера можете взять протокол осмотра нотариусом письменных доказательств.

Теперь обратимся к достоверности электронной переписки.

Представляется, что под достоверностью в данном случае следует понимать убежденность в истинности переписки. Частью 3 ст. 71 АПК РФ установлено, что доказательство признается арбитражным судом достоверным, если в результате его проверки и исследования выясняется, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности.

Каким же образом должна быть выполнена переписка, чтобы ее истинность не вызывала сомнения.

В первую очередь, из переписки должно быть понятно от кого и кому направлено письмо или документ.

Представляется, что об идентификации сторон переписки следует позаботиться заранее, предусмотрев в договоре адреса электронной почты сторон, поскольку доказать принадлежность того или иного адреса электронной почты конкретному лицу или организации может быть очень сложно (для регистрации электронного ящика не надо предоставлять какие либо документы, удостоверяющую личность, либо учредительные документы, регистрация обычно анонимна).

Как следует из п. 3 ст. 75 АПК РФ стороны вправе включить в договор условие о порядке индивидуализации своей электронной переписки (направление сообщений на согласованные адреса электронной почты) на предмет придания ей свойств достоверности.

Стоит отметить, что поскольку данный способ предполагает обязательное использование сторонами именно тех электронных адресов, которые прямо обозначены в договоре, что на практике редко осуществляется, то такой способ установления достоверности электронной переписки является не очень надежным.

Для примера посмотрите, например, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.11.2012 № Ф03-5177/2012 (Довод истца о передаче спорных претензий ответчику по электронной почте был отклонен, поскольку не свидетельствовал об их получении истцом. При этом в материалы дела не было представлено доказательств согласования сторонами использования электронных документов в претензионной работе).

В случае невозможности соотнесения стороны договора и конкретного адреса могу только порекомендовать ссылаться на п. 1 ст. 5 ГК РФ, обосновывая использование электронной почты в отсутствие соответствующего указания в договоре или ином двустороннем документе как обычай делового оборота, а также указать на отсутствие возражений процессуального оппонента на подобный обмен информации.

• Также отмечу, что лицо, ведущее переписку по электронной почте от имени другого лица (или в его интересах), должно быть на это уполномочено.
• Документы, оформленные противоречиво, без надлежащей конкретики, скорее всего будут отвергнуты судом по основанию недостоверности.
• Что касается второго условия – «получения переписки в установленном АПК РФ, другими федеральными законами, иными правовыми  актами  или договором порядке».

Я не нашел в действующем законодательстве никакого порядке получения такого доказательства как электронная переписка. Представляется, что данная переписка не должна нарушать предусмотренное конституцией право тайны переписки.Заверение электронной переписки у нотариуса

Иногда участники процесса просят о приобщении нотариально заверенной электронной переписки.

Не буду описывать чем регулируется обеспечение доказательств нотариусом, кому интересно найдет сам, остановимся на вопросе обеспечения доказательств нотариусом вкратце.

Обратите внимание, что если производство уже возбуждено обращаться к нотариусу уже поздно. Да, допускаю, что к заверенным нотариусом документам суд может отнестись с большим доверием. Но такого требования в законе нет, а соответственно обращаться к нему не обязательно.

Обращу ваше внимание на следующие моменты:

– достоверность электронной переписки в данному случае ограничивается случаями, когда принадлежность адресов электронной почты сторонами не отрицается;

-нотариус обязан  известить о времени и месте  обеспечения доказательств стороны и заинтересованных лиц. Если нотариус этого не сделает и суд не установит не терпящих отлагательств случаев, то существует вероятность, что протокол осмотра вещественных доказательств (электронного письма) будет лишен доказательственной базы.

1. – нотариус не обеспечивает доказательств по делу, находящемуся на момент обращения заинтересованных лиц к нотариусу в производстве суда или административного органа.
2. В завершение сделаем несколько выводов:
3. Является ли переписка по электронной почте письменным доказательством каждый раз определяется на усмотрение суда.
4. Учитывая недостаточное законодательное регулирование вопроса использования электронной переписки в хозяйственном обороте говорить о предрешенной силе переписки как доказательства не приходится.

Учитывая, что суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств (п. 1 ст. 71 АПК РФ), нельзя говорить переписка будет принята судом в качестве доказательства, а если и будет, то не возможно предугадать какую оценку суд даст такой переписке.

Соответственно позиция, основанная только на электронной переписке крайне слаба.

Нельзя сказать, что суды замечательно воспринимают электронную переписку в качестве доказательства, хотя бывают случаи и благожелательного отношения к такому виду доказательств, как современному, удобному, надежному, широко распространенному способу передачи информации (см. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.04.2006 по делу № А40-20963/2005).

• В общем, в войне все средства хороши и использовать надо все возможности по максимуму.
• Надеюсь настоящая статья пригодится Вам в работе.
• Если Вам понравилась настоящая статья подписывайтесь на рассылку и оставляйте свои комментарии.
• Update
• Смотрите интервью с экспертом, осуществляющем заверение электронной переписки
• С наилучшими пожеланиями,
  Адвокат Мугин Александр С.

Когда скайп, смс и переписка по e-mail помогут выиграть спор?

• Date Aug 28, 2018
• Posted by Олег Харькин
• Category Гражданское право

Суды до сих пор не выработали единый подход к оценке электронных доказательств, подробные разъяснения высших судебных инстанций по их использованию тоже отсутствуют. При этом вопросов возникает множество.

Нужно ли включать в договор условие об электронной переписке, чтобы потом на нее можно было сослаться в суде? А если включать, то как сформулировать, чтобы не сделать хуже? Если отправить претензию по электронной почте — признает ли суд, что соблюден претензионный порядок? Нужно ли бегать с каждым скриншотом к нотариусу? Мы подготовили подробные рекомендации по большинству вопросов.

Доказательство № 1. Переписка по электронной почте

Где и для чего используют. Стороны используют переписку по электронной почте в качестве доказательств как в арбитражных судах, так и в судах общей юрисдикции. С помощью электронной переписки стороны доказывают направление юридически значимых сообщений (уведомлений, претензий, актов, отчетов и др.

), а также конкретные обстоятельства дела. Несмотря на то что зачастую электронная переписка является ключевым доказательством по делу, суды хоть и принимают ее в качестве доказательства, но не всегда на нее ссылаются в мотивировочной части судебных актов.

Ссылки на электронную переписку преимущественно можно встретить в решениях по договорным спорам.

Суд принимает переписку в зависимости от того, в каком виде стороны предусмотрели в договоре обмен документами по электронной почте. Если стороны этого не сделали, то обосновать допустимость электронной переписки будет сложнее и суд может ее не принять.

Как придать электронной переписке юридическую силу. Обмен электронными письмами нужно предусмотреть в договоре. Суды признают электронную переписку в качестве доказательства, если можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п.

65 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25). При этом суды презюмируют, что отправка сообщения с указанного в договоре адреса электронной почты свидетельствует о совершении действий самим лицом, пока не доказано обратное (см. постановление Первого ААС от 14.10.

16 по делу № А79-11920/2015 и др.).

В договоре укажите электронные адреса, с которых должна вестись переписка.

 Иногда стороны включают в договор условие об электронной переписке, но не указывают, что переписка должна вестись только с тех электронных адресов, которые указаны в реквизитах сторон.

Контрагент может отправить письмо с другого адреса, и оно попадет в спам или затеряется в почте. В этом случае придется доказывать, что вы не получали писем, и суд может встать на сторону контрагента.

Так, в одном деле покупатель в одностороннем порядке расторг договор поставки из-за неоднократного нарушения сроков поставки. Поставщик оспорил расторжение в суде.

Он утверждал, что не получал от покупателя заявок на поставку с электронной почты, указанной в реквизитах договора. Заказчик действительно отправлял заявки с другого электронного адреса.

Суд встал на сторону заказчика, сославшись на то, что договор не содержит требований о направлении заявок в адрес поставщика исключительно с почты, указанной в реквизитах.

Если договор предусматривает обязательную письменную форму для всех изменений, суд может не принять электронную переписку. В договоры часто включают условие, что все изменения к ним действительны, если составлены в письменной форме и подписаны представителями сторон.

В этих случаях суд может применить формальный подход и сослаться на несоблюдение сторонами письменной формы, даже если изменение условий договора произошло по электронной почте. Например, если стороны изменили ассортимент, размер товара и др. (постановление АС Северо-Западного округа от 25.05.

15 по делу № А56-22658/2014).

Но есть и противоположная практика.

Так, в одном деле суд признал, что электронная переписка подтверждает оказание услуг, даже несмотря на то, что по договору все документы должны составляться в письменной форме и акт об оказанных услугах не подписан. Отсутствие письменного акта не освобождает заказчика от обязанности оплатить оказанные услуги (постановление АС Волго-Вятского округа от 13.09.16 по делу № А79-7945/2015).

На что влияет условие об обязательном направлении оригиналов в письменной форме. Если включить такое условие в договор, суд будет оценивать юридически значимые сроки (например, сроки рассмотрения заявки и др.) с даты направления или получения оригинала документа, а не отправки по электронной почте (постановление АС Северо-Западного округа от 07.06.16 по делу № А56-27288/2015). Это необходимо иметь в виду в последующих отношениях между сторонами.

Примет ли суд переписку, если стороны не предусмотрели ее использование. В судебной практике есть две противоположные позиции, поэтому юрист может использовать любой из сложившихся подходов в зависимости от того, чьи интересы он представляет.

Одни суды не принимают ссылки на электронную переписку, если стороны в договоре не согласовали ее использование и другая сторона оспаривает ее получение.

Причина — нельзя проверить, действительно ли электронная почта принадлежит другой стороне и вело ли переписку уполномоченное лицо (постановление АС Московского округа от 19.01.15 по делу № А40-173561/13).

Чтобы суд принял переписку, сошлитесь на сложившуюся практику в отношениях сторон. Если стороны регулярно переписывались по электронной почте по поводу заключения и исполнения договора, обменивались документами и др.

и никто не возражал против такого порядка, суд отклонит ссылку контрагента на отсутствие условия об электронной переписке в договоре.

Так, в одном деле суд принял переписку, так как стороны регулярно обменивались сообщениями по e-mail (постановление АС Поволжского округа от 20.04.16 по делу № А57-6931/2015).

Если устоявшуюся практику доказать не удалось, суд может отклонить ссылку на электронную переписку. Например, если стороны направляли всю корреспонденцию заказными письмами с уведомлением или передавали ее лично представителю (постановление АС Волго-Вятского округа от 19.01.17 по делу № А43-1312/2016).

Как доказать, что почта принадлежит другой стороне. Чтобы обосновать принадлежность почты другой стороне, можно использовать следующие аргументы:

Узнать владельца доменного имени можно с помощью Whois-cервиса на сайте nic.ru/whois. Введите там адрес сайта и нажмите «показать».

• — если переписка велась с корпоративного домена, поможет ссылка на владельца доменного имени, так как только он может предоставлять почту со своим доменом;
• — адрес электронной почты есть в других договорах с тем же контрагентом;
• — принадлежность почты подтверждена решением по другому делу;
• — сторона указала этот адрес электронной почты в процессуальных документах;
• — адрес указан в качестве контакта на официальном сайте.

Для использования переписки в качестве доказательства по делу лучше закрепить в соглашении конкретные адреса электронной почты. Доказательственная сила писем с почты, содержащей корпоративный домен, существенно выше. Отсутствие такого условия не препятствует возможности ссылаться на электронную переписку. Суды оценивают ее с учетом всех обстоятельств дела.

СМС-сообщения, распечатки звонков и другие подобные доказательства в большинстве случаев используются при рассмотрении споров, связанных с нарушением рекламного и антимонопольного законодательства (чтобы установить сговор, аффилированность и др.).

АПК не требует заверять электронную переписку у нотариуса, и есть примеры, когда суды признают электронную переписку надлежащим доказательством без нотариального заверения.

С одной стороны, отсутствие нотариального заверения — не основание для отказа в приобщении переписки, хотя единичные случаи встречаются.

С другой — высок риск, что впоследствии суд признает незаверенную переписку недопустимым доказательством.

Поскольку судебная практика неоднозначна в вопросе необходимости представления электронной переписки в нотариально заверенном виде, мы, как правило, заверяем электронную переписку у нотариуса.

Распечатки с сайта стоит представлять в виде протокола нотариального осмотра, если есть риск, что оппонент повлияет на содержание доказательства. Напротив, распечатки с сайтов госорганов, официальных источников и т. п. можно не удостоверять нотариально.

Доказательство № 2. Переписка по смс и в мессенджерах

Где и для чего используют. В арбитражном процессе ссылки на смс-переписку и переписку в мессенджерах как доказательства встречаются редко. В договорных отношениях такая переписка для юридически значимой информации почти не применяется.

На смс-сообщения суды чаще всего ссылаются по делам, связанным с нарушением законодательства о рекламе (постановление АС Центрального округа от 17.08.15 по делу № А36-5484/2014 и др.).

В судах общей юрисдикции ссылки на данную переписку — устойчивая практика, но в основном по делам, которые касаются только физических лиц (по спорам о защите чести и достоинства и др.).

Можно ли придать юридическую силу такой переписке. Да, если включить соответствующее условие в договор. На практике такие условия в договорах почти не встречаются, так как переписка по смс и в мобильных мессенджерах обычно менее надежна (в отличие от корпоративной почты) и мало информативна.

Например, арендодатель требовал взыскать задолженность с арендатора. Арендатор не признал иск и заявил, что отказался от договора и отправил об этом смс-сообщение руководителю истца.

В подтверждение представил распечатку переписки с текстом: «Здравствуйте! Мы передумали по поводу аренды базы. Извините». Суд не принял переписку. Из нее невозможно установить факт направления сообщения, адресата и дату, а также договор, о котором идет речь.

Кроме того, договор предусматривал письменную форму одностороннего отказа (решение АС Свердловской области от 13.12.16 по делу № А60-50978/2016). В другом деле суд не принял смс-переписку в качестве доказательства согласования работ и их выполнения.

Эта форма согласования не предусмотрена ни законом, ни договором (решение АС г. Москвы от 27.06.16 по делу № А40-8630/16-29-75).

Как суды оценивают смс-переписку и переписку в мессенджерах. Суды анализируют такую переписку с учетом других обстоятельств дела. Ее можно использовать как дополнительный аргумент, чтобы подтвердить исполнение или нарушение обязательств.

Например, ссылка на переписку по Skype позволила клиенту взыскать с экспедитора стоимость утраченного по его вине груза. Экспедитор считал, что форма заявки на перевозку не соблюдена, груз им не получен.

Суд указал, что стороны согласовали все условия по Skype (дата и время подачи транспортного средства, ФИО водителя и др.) и направление письменной заявки не было обязательным.

Получение груза водителем, согласованное по Skype, подтверждается товарной накладной (постановление АС Уральского округа от 04.05.16 по делу № А50-6436/2015).

Сложности возникают, когда невозможно подтвердить, с кем на самом деле велась переписка.

Так, суд отказал в приобщении к делу переписки по Viber, указав, что она не позволяет идентифицировать стороны и соотнести их с участниками процесса (постановление Семнадцатого ААС от 12.01.

17 по делу № А50-10643/2016). Как правило, доказать принадлежность мобильного телефона сложнее, чем электронной почты.

Доказательство № 3. Информация на сайте и компьютере

Скриншот (снимок экрана, распечатка с интернет-сайта) — это изображение, полученное с помощью компьютера и показывающее в точности то, что видит пользователь на экране монитора (постановление АС Северо-Западного округа от 15.09.14 № Ф07-6743/2014 по делу № А56-613/2014).

Где и для чего используют.

 Распространено мнение, что скриншоты из интернета могут использоваться как доказательства только по делам, связанным с нарушением интеллектуальных прав или по спорам о защите деловой репутации и т. п. Это не так.

Скриншоты с сайтов так же популярны, как электронная переписка, и гораздо чаще встречаются в более типовых делах: по договорным спорам, спорам с госорганами, делам об административных правонарушениях и др. Кроме того, в судах используются в качестве доказательств не только скриншоты, но и, например, видеоролики (постановление СИП от 30.05.

16 № С01-329/2016 по делу № А40-16879/2015). С помощью скриншотов информации на компьютере обычно подтверждают сведения, которые указаны в программах электронного документооборота, учета и отчетности и др.

Как суды оценивают скриншоты. Минимальные требования судов — скриншоты должны содержать адрес сайта, дату их получения и заверены (постановление ФАС Уральского округа от 15.10.13 по делу № А07-513/2013).

Если не указан адрес сайта или дату получения скриншота установить нельзя, суд не признает скриншот надлежащим доказательством (определение ВС РФ от 09.01.

17 № 305-ЭС16-19166 по делу № А40-110430/2014, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.08.12 по делу № А05-9977/2011).

На оценку скриншотов сильно влияет, является ли сайт официальным и используются ли они для доказывания спорных фактов. Скриншоты с официальных ресурсов принимаются судами фактически без проверки (постановления АС Московского округа от 30.05.16 по делу № А40-57917/2014, АС Западно-Сибирского округа от 17.03.16 по делу № А70-7540/2015) .

Суд может принять ссылку на переписку в мессенджере, если стороны согласовали ее тем способом, который предусмотрен в договоре, например по e-mail (постановление АС Дальневосточного округа от 19.01.17 № Ф03-6336/2016 по делу № А73-1723/2016).

Если сайт неофициальный, суды относятся к скриншотам осторожнее. Например, административный орган пытался доказать с помощью скриншота с сайта 2GIS, что магазин организации находится по определенному адресу.

Суд отклонил этот довод — скриншот не является источником официальной информации и сам по себе не может подтверждать факт размещения организации по определенному адресу (постановление Седьмого ААС от 21.10.

16 по делу № А27-12468/2016).

Ситуация усложняется, если информация на сайте — предмет спора и сторона является администратором сайта. Суд может отклонить ссылку на скриншот и указать, что сторона имеет техническую возможность изменять контент (постановление СИП от 06.05.15 № С01-378/2015 по делу № А40-154156/2014). Поэтому такие скриншоты лучше использовать наряду с более традиционными доказательствами.

Скриншоты из программ на компьютере иногда можно опровергнуть с помощью других электронных доказательств. Например, в споре с приставом компания смогла доказать, что не получала постановление о возбуждении исполнительного производства.

Пристав представил скриншот из программы «АИС ФССП России» — в нем был указан номер почтового идентификатора постановления. Суд через сайт Почты России установил, что письмо не доставлено, и принял решение в пользу компании (постановление Восьмого ААС от 28.04.

16 по делу № А70-12722/2015).

Есть ли обязательные требования к заверению электронных доказательств. В судебной практике есть две позиции.

Часть судов считает, что электронные доказательства должны быть удостоверены нотариусом, и отказывается принимать распечатки, заверенные представителями.

Так, в одном деле суд указал, что скриншоты не заверены нотариусом, сделаны без привлечения независимых специалистов, что не исключает их самостоятельного изготовления ответчиком (постановление АС Уральского округа от 17.01.17 по делу № А76-7052/2016).

Есть и противоположная позиция. Например, суд отклонил ссылку стороны на электронную переписку, поскольку она не удостоверена.

Кассация решила, что такой вывод без ссылок на конкретные нормы закона не обоснован (постановление АС Московского округа от 24.08.15 по делу № А40-75626/14).

Встречаются дела, когда суды принимают электронную переписку, не удостоверенную нотариусом, несмотря на возражения другой стороны (постановление АС Уральского округа от 28.07.16 по делу № А60-53748/2015 и др.).

Как можно представить доказательства в суде. Есть четыре основных способа: заверить у нотариуса, заверить подписью представителя, ходатайствовать об осмотре или истребовании электронных доказательств судом (если самостоятельно получить их по каким-то причинам невозможно).

Стоимость одной страницы протокола осмотра нотариусом — от 3 тыс. рублей за страницу. Минимальная стоимость протокола — от 10 до 20 тыс. рублей.

Самый надежный и дорогой — заверение у нотариуса. Этот способ подходит, чтобы наверняка зафиксировать информацию на определенную дату. Суды максимально доверяют нотариальным протоколам, но их тоже можно поставить под сомнение, если найти противоречия.

Так, суд не принял протокол в качестве доказательства, так как нотариус указал в нем, что использовал браузер Internet Explorer, а из скриншотов видно, что браузер был другой.

В окне браузера появлялось сообщение о некорректном отображении информации (постановление АС Поволжского округа от 22.12.16 по делу № А12-11887/2016).

Нотариальные протоколы нужны далеко не всегда. Например, скриншоты с сайта Почты России или налоговой достаточно заверить подписью представителя.

Осмотр электронных доказательств судом целесообразно использовать в том случае, если нет риска, что другая сторона удалит или изменит информацию (решение СИП от 11.08.16 по делу № СИП-182/2016). Если другая сторона не оспорит скриншоты сайта, суд может сделать вывод, что осматривать сайт не нужно (определение АС Московской области от 01.03.16 по делу № А41-76578/15).

Речевой этикет в деловой переписке

Этикет — это установленный порядок поведения. Такой порядок в сфере делового общения называется деловым этикетом. В его основе лежат правила:

• Уважение чужого мнения.
• Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому партнеру. 
• Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
• Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
• Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах. 
• Субординация: соблюдение дистанции между сотрудниками, которые занимают разное положение в иерархии компании.

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов:

• Формате аргументации. 
• Способах обращения. 
• Способах выражения просьб, отказов, претензий.

 

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания. 

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания. 

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу. 

Обращение в деловой переписке 

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий: 

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!» 

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени  и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением». 

• Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: 
• «Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась». 
• Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц. 

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями. 

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества: 

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству». 

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность: 

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки». 

1. В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ. 
2. Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению: 
3. «С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…». 

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность: 

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату». 

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.  

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Немаловажный аспект деловых отношений — вопросы этики между деловыми партнерами. В переписке она проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых и к адресанту, и к адресату.

Составителям деловых писем не рекомендуется:

• Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 
• Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру». 
• Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…». 
• Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. 

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений. 

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам: 

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями…».  

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav

Что понимать под двуязычной международной перепиской?

Стоит ли оформлять письмо иностранному партнеру с текстом сразу на двух языках (подобно тому, как это делается в договорах)? Как данный аспект обычно регулируется в договоре? Каким должен быть бланк, разработанный отечественной организацией для международной переписки? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Вопрос в тему

Наша организация заключила договор с зарубежной компанией, по условиям которого переписка по его исполнению должна вестись на двух языках.

Получаю проект письма, оформленный на бланке общества на русском языке, реквизит «адресат» оформлен на иностранном, ниже оформлен текст письма как текст договора (слева на русском, справа на иностранном) и две подписи – соответственно на русском и иностранном. С такой практикой ранее не сталкивалась. Как оформить правильно?

Правильно, что не сталкивались, потому что такой практики не существует!

В деятельности российских компаний, которые осуществляют операции на внешнем рынке, часто встречаются ситуации заключения на двух языках договоров – на русском и том языке (английском, французском, китайском или ином), который предпочитает контрагент и об использовании которого договариваются стороны, заключающие сделку.

Мнение эксперта

Россия после своей трансформации из СССР включилась в современное мировое экономическое пространство, когда базовые правила игры уже были сформированы. К моменту, когда наша страна стала возвращаться на международные рынки, основным языком торговли прочно стал английский.

Начало этому процессу было положено империей, «над которой никогда не заходило солнце», и затем продолжено после Второй мировой войны Соединенными Штатами Америки, ставшими первой экономикой мира.

В наше время в деловой переписке английский могут использовать в общении между собой люди, в повседневной жизни говорящие на совершенно других языках.

Вместе с тем во многих регионах доминируют свои языки межгосударственного общения. На большей части Южной Америки более комфортно общаться на испанском либо португальском. На Ближнем Востоке – на арабском. У русского языка также есть достаточно большая по территории ниша – страны, когда-то входившие в состав СССР имеют традиционно большой процент русскоговорящих.

Найти в Казахстане, Белоруссии или Таджикистане человека, отлично говорящего на русском, пока еще легче, чем человека, отлично говорящего на английском. Впрочем, создается впечатление, что ситуация понемногу меняется и в этом регионе. Потому первое, что нужно учитывать при выборе языка общения, это территориальные и культурные особенности, свойственные вашему партнеру.

Необходимо понимать еще одну простую вещь. Главная задача любого письма – донести до адресата информацию в неискаженном виде. При общении на иностранном для одного из партнеров языке эта задача усложняется. Она становится еще сложнее, если обе стороны используют для общения не родной для них язык.

Поэтому при определении, на каком языке общаться, лучше выбрать тот, который понимает большинство сотрудников компании, задействованных в производственных процессах, связанных с таким общением.

Простой пример: если вы постоянно общаетесь с немецкими партнерами и все лица, непосредственно связанные с этим общением с вашей стороны, хорошо владеют немецким, то более эффективным для общения будет именно немецкий, а не английский язык.

Ведь в этом случае вам удастся избежать двойного перевода (с русского на английский, а затем на немецкий), а значит и уменьшить неизбежные при переводе риски искажения информации. Руководствуйтесь при выборе языка общения здравым смыслом и удобством ведения переговоров. Это позволит избежать многих ошибок.

В последнее время языком заключения коммерческих договоров и языком ведения коммерческой переписки с зарубежными партнерами в большинстве случаев становится английский язык. Поэтому российские компании и их зарубежные контрагенты предпочитают оформлять тексты договоров на одном языке – на английском.

По умолчанию считается, что руководители организации, клиентские менеджеры и международные представители компаний в достаточной степени владеют деловым английским, необходимым для заключения договоров и ведения коммерческой переписки по их исполнению.

В крайнем случае в штат или по договору привлекаются переводчики с необходимых языков или используются представленные на рынке услуги осуществления официальных переводов, причем даже с нотариальным удостоверением и проставлением апостиля (при необходимости).

В коммерческой деятельности официальные переводы на русский или иностранный язык и их удостоверение оформляются в ситуациях купли-продажи основных средств и имущества, передачи активов в управление, купли-продажи долей в уставном капитале, в т.ч. в процессе приватизации государственных предприятий иностранными компаниями и т.п.

Обычная же коммерческая деятельность отечественных компаний на внешних рынках в документах оформляется проще. Конечно, договоры с иностранными компаниями могут быть двуязычными, в которых и наименование вида документа (Договор о…/Agreement of…), и преамбула, и основная, и заключительная части оформляются как дву-язычные (на русском языке и вторым обычно становится английский):

1. Название вида документа может оформляться через косую черту (см. Пример 1).
2. Для оформления преамбулы и текста договора листы бумаги обычно делятся вертикально пополам. Если российская компания как сторона договора в преамбуле называется первой, то в левой половине листа бумаги оформляется текст по-русски, а в правой стороне листа параллельно русскому тексту излагается текст соответствующего смыслового абзаца на иностранном языке (по-английски). Если в качестве стороны в преамбуле договора первым называется иностранный контрагент, то в левой половине каждого листа бумаги оформляется текст на его языке.
3. Подписи уполномоченных представителей сторон в договоре могут оформляться следующим образом:
   • в каждой колонке текста договора в соответствующей литерации оформляются подписи обеих сторон (как в Примере 2);
   • как двуязычные реквизиты после текста, чтобы избежать двойного проставления личных подписей руководителями (как в Примере 3).

Личная подпись и ее расшифровка оформляется на одном уровне. Каждая подпись удостоверяется печатью организации при ее наличии.

Пример 1. Наименование двуязычного договора
Пример 2. Подписи сторон в двуязычном договоре
Пример 3. Подписи сторон в двуязычном договоре

Такой порядок оформления двуязычных договоров описывается во многочисленных учебных пособиях по оформлению внешнеторговых документов.

Мнение эксперта

Существует несколько способов оформления билингвального документа.

Способ 1. Два текста идут параллельно друг другу на одном листе бумаги (в две колонки). В одной текст пишется на русском языке, в другой – на иностранном. Абзацы в колонках выравниваются таким образом, чтобы их первые строчки совпадали.

Способ 2. Текст пишется на двух языках на разных листах, которые впоследствии сшиваются. Если текст небольшой, он может быть исполнен на одном листе: сначала на одном языке, ниже – на другом. При этом, как правило, подпись ставится под обоими вариантами текста.

Способ 3. Так называемый подстрочный перевод.

Обычно он используется в электронной переписке. В традиционных письмах он встречается реже. В этом случае строчки с текстами на разных языках чередуются друг с другом: под строчкой текста содержится ее перевод, затем идет новая строчка текста, так же снабженная переводом.

Еще реже встречается вариант, когда чередуются куски текста и их переводы – такой подход более свойственен документам, по смысловому содержанию разбитым на небольшие части (статьи, параграфы).

В настоящее время в двуязычные договоры включается формулировка о том, что тексты договора на русском языке и английском языке «… являются равнозначными и имеют одинаковую юридическую силу» или «…

?понимаются и принимаются Сторонами в одинаковом значении (одинаково) и имеют равную юридическую силу».

Подобные речевые формулы прежде всего означают, что стороны будут руководствоваться и исполнять условия договора независимо от языка, на котором они изложены.

В этом заключается отличие современной ситуации от тех, которые в недалеком прошлом оформлялись в часто применяемой иностранными контрагентами речевой формуле, например: «…

текст Договора составлен на русском и английском языках.

Для разрешения любых спорных вопросов и ситуаций, которые могут возникнуть в процессе исполнения Договора, Стороны руководствуются текстом, составленным на английском языке, который имеет преимущественную юридическую силу».

Описанные правила оформления двуязычных договоров известны многим, т.к. присутствуют в учебниках, юридической литературе. Поэтому недостаточно грамотные люди просто переносят их на официальную международную переписку.

Чтобы автору вопроса разобраться в ситуации, рекомендуем внимательно прочесть положения договора, заключенного с зарубежным контрагентом.

Вполне может оказаться, что условие ведения переписки на двух языках в тексте самого договора будет означать, что письма по его исполнению, составленные как на русском, так и на английском языке сторонами признаются равнозначными (например, «переписка между Сторонами ведется на языках официального делопроизводства каждого из партнеров» или «переписка между Сторонами по всем вопросам, связанным с исполнением настоящего договора, ведется на русском и английском языках»).

Для большего взаимопонимания при ведении переписки с зарубежными партнерами целесообразно разработать бланк письма / электронный шаблон с оформлением реквизитов на английском языке. Текст на нем вы полностью будете оформлять только на английском языке! Это будет грамотным универсальным вариантом, см. Пример 4 (если в заключенном договоре прямо не записано иное требование).

• Требования к бланкам для ведения международной переписки сложились в основном на базе стандартов ИСО в 1990-е годы, но применяются и в настоящее время.
• В верхней части листа бумаги (над наименованием автора письма) можно разместить логотип или товарный знак, который соответствует публичному образу организации, создаваемому во внешней среде (отмечен цифрой 1 в Примере 4).
• Сведения об отправителе документа необходимо располагать вдоль верхнего поля листа бумаги. В состав этих сведений включаются:

• полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы и сокращенное наименование (факультативно), см. цифру 2 в Примере 4;
• почтовый адрес в соответствии с требованиями Всемирного почтового союза, номер телефона, адрес электронной почты, адрес сайта в сети Интернет (факультативно) и иные способы осуществления коммуникаций, которые организация считает необходимым публично оформлять на бланках, см. цифру 3 там же.

Наименование (полное и сокращенное) и адрес местонахождения на бланке письма для международной переписки должны соответствовать тем наименованиям на английском языке, которые закреплены уставом организации.

Обычно наименование российской компании только транслитерируется даже при наличии эквивалентного перевода. Например, слово «галактика» переводится на английский как «galaxy», но его транслитерация получается иной – «galaktika».

А вот организационно-правовая форма и «специализация» (например, медицинская или страховая компания) переводятся на иностранный язык (см. «!» в Примерах 2, 3 и 4).

Прокомментируем оформление не только реквизитов бланка, но и остальных, необходимых для оформления конкретного документа.

Ниже и от границы левого поля оформляется адресат (получатель письма) c указанием почтового адреса (см. цифру 4).

На том же уровне ближе к правому полю оформляются ссылка на номер инициативного письма, полученного вами, если таковое имеется (цифра 5), а на следующей строке – номер вашего ответного письма (цифра 6). Ниже оформленных индексов документов оформляется дата составления данного письма буквенно-цифровым или цифровым способом (цифра 7).