Статья 103.8. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе

• С 1 июля 2014 года нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:
• — электронного документа документу на бумажном носителе;
• — документа на бумажном носителе электронному документу. 

Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

1. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.
2. Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.
3. Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.
4. Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, предусмотренного статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется документ на бумажном носителе.

• Нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.
• Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF.
• В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде.
• Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и передается лицу, обратившемуся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, способом, согласованным с данным лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).

Требования к формату изготовленного нотариусом электронного документа утверждены приказом Минюста России от 29.06.2015 № 155. Электронный документ изготавливается нотариусом в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER).

1. Однако, если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате.
2. Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. 
3. Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу, предусмотренного 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется электронный документ.
4. Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. 

Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, проверяется, подтверждается ее принадлежность в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ передается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или электронного документа документу на бумажном носителе составляет 50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе (статья 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Помимо нотариального тарифа при совершении рассматриваемых нотариальных действий нотариусом может взиматься плата за оказание услуг правового и технического характера.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, указанном в квалифицированном сертификате, позволяющая определить лицо, подписавшее электронный документ и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания. Созданные нотариусом электронные документы и подписанные его усиленной квалифицированной электронной подписью обладают той же юридической силой, что и документы на бумажном носителе.

Равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе

Для предварительной подготовки документа, можно отправить фотографии указанных документов по WhatsApp на тел: 8-963-141-78-88 или скан образы документов на электронный адрес e-mail: [email protected]

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (см. прим. 1)

50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе + 100 рублей за каждую страницу

• Паспорт заявителя (оригинал);
• документ необходимый для удостоверения равнозначности (предоставленный документ на бумажном носителе).

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (см. прим. 2)

50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе + 100 рублей за каждую страницу

• Паспорт заявителя (оригинал);
• документ необходимый для удостоверения равнозначности (предоставленный документ на электронном носителе).

Удостоверение равнозначности электронного документа докумен­ту на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Изготовленный нотариусом электронный документ име­ет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носите­ле, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Изготовле­ние электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом пу­тем изготовления электронного образа документа на бумажном но­сителе и подписания его квалифицированной электронной подпи­сью нотариуса.

Нотариус демонстрирует лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия, электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись и подписанный усиленной квалифици­рованной электронной подписью нотариуса, и затем передает (пред­ставляет) его данному лицу способом, согласованным с этим липом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носи­телях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для переноса информации).

В том случае, когда лицо, обратившееся за совершением нотари­ального действия, просит передать, переслать удостоверенный доку­мент третьим лицам, осуществляется само­стоятельное нотариальное действие: передача документов другим физическим и юридическим лицам. Расходы, связанные с передачей документов, уплачивает лицо, об­ратившееся за совершением нотариального действия.

Консультация юриста

УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному до­кументу означает подтверждение тождественности содержания пред­ставленного нотариусу электронного документа содержанию изготов­ленного нотариусом документа на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удосто­верена нотариусом.

Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Должна быть проверена квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, а также подтверждена ее принадлежность заявите­лю в соответствии с Федеральным законом об электронной подписи.

Нотариус Москвы Агафонова Ирина Викторовна

Московская городская нотариальная палата

Удостоверение равнозначности электронного и бумажного документов

В статье представлен обзор новелл законодательства о нотариате в части свидетельствования равнозначности электронного и бумажного документов.

А.Ю. Косарев, нотариус, председатель Комиссии по внедрению новых технологий в нотариате при Челябинской областной нотариальной палате

Наша жизнь сейчас стремительно меняется. Каждый день мы применяем новые технологии, зачастую даже не задумываясь над тем, как быстро они вошли в нашу жизнь и стали ее неотъемлемой частью.

Компьютер уже не ассоциируется у людей с громоздкой, шумной и пугающей машиной. Большинство из нас сегодня носят компьютер в кармане, даже не задумываясь об этом.

Я имею в виду мобильные телефоны, преобладающее число моделей которых в настоящее время являются производительнее и функциональнее, чем компьютеры десять лет назад.

Электронная почта, СМС-сообщения, ICQ, Skype — эти способы обмена информацией используются нами постоянно. Мы ежедневно передаем друг другу тексты, графические файлы, видео.

И так же, совершенно естественно и незаметно, с развитием новых технологий и Интернета документооборот в России вышел на электронные просторы: сначала внутри небольших организаций, затем — крупных компаний и, наконец, на уровне государства — внутри целой страны.

Но обладание электронной подписью — дело ответственное. Чтобы получить квалифицированную электронную подпись, нужно совершить ряд определенных действий, более того, нужно следить за ее сохранностью, а также за тем, чтобы не истек срок действия сертификата, помнить пароль, что также немаловажно.

Всё это создает некоторые трудности для тех граждан, у которых отсутствует потребность в регулярном использовании электронной подписи. Именно поэтому большинство граждан в России не имеют своей электронной подписи.

И вот в России для увеличения интенсивности электронного документооборота, а также для обеспечения его большей подлинности, законодатель привлекает нотариат.

С 1.07.2014 года в законодательство России о нотариате были введены новые нотариальные действия, в том числе:

• 1) удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе;
• 2) удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу.
• Теперь нотариус может, образно выражаясь, «превратить» бумажный документ в электронный и наоборот — электронный документ в бумажный, причем сделать это с сохранением юридической силы документа.

Читайте так же:  Оспорить кадастровую стоимость недвижимости 1 kadast u

Рассмотрим подробней первое из этих действий — удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.

Статья 103.

8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате «Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе»: «Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Требования к формату электронного документа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере нотариата, совместно с Федеральной нотариальной палатой».

Нотариальное удостоверение равнозначности документов

Понятие электронного документа введено в законодательство Российской Федерации Федеральным Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.

2006, согласно которому электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

•          Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
•          С 1 июля 2014 года законодатель добавил в перечень нотариальных действий новое нотариальное действие – удостоверение равнозначности:
• – электронного документа документу на бумажном носителе;
• – документа на бумажном носителе электронному документу.

         С данного момента роль нотариата в электронном документообороте нельзя недооценивать. Только нотариусы на территории Российской Федерации имеют право преобразовать документы из одного формата в другой.

         Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

         При удостоверении равнозначности электронной версии документа его бумажному варианту нотариус изготавливает электронный образ и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью.

Перечень требований к электронному формату документа закреплен в Приказе Министерства юстиции РФ № 155 от 29.06.2015 «Об утверждении требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа».

         Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. В этом случае на бумажном носителе проставляется печать и подпись нотариуса.

1.          При этом, созданные таким образом документы имеют одинаковую юридическую силу подлинника и не являются его копией.
2.          Для того чтобы проверить, что предъявленный документ действительно является электронным документом (то есть соответствует всем требованиям законодательства, имеет все необходимые реквизиты и подписан электронной подписью), получатель должен иметь специальное программное обеспечение.
3.          Поэтому чаще всего действие по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе и действие по удостоверению равнозначности в обратную сторону производятся в совокупности у нотариуса.

         Одной из наиболее востребованных сфер применения вышеуказанной услуги является быстрая передача документов на расстояния. В настоящее время эта услуга является отличным способом быстрого обмена документами без риска их порчи или утраты, без временных и денежных затрат на их пересылку.

         Существуют ограничения для преобразования из одного формата в другой. Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме (то есть не удостоверенных нотариально), а также документов, удостоверяющих личность (например: паспорта, водительского удостоверения и другого).

         Услуга предоставляется примерно в следующем порядке:   

• Необходимо обратиться к ближайшему нотариусу, который составит и удостоверит необходимый документ (доверенность, заявление, согласие, копию и др.);
• Нотариус сканирует бумажный документ и подписывает его квалифицированной электронной подписью. Изготовленный документ и подпись к нему сохраняются в разных файлах;
• Полученный документ предоставляется обратившемуся лицу, способом, согласованным с ним (например, по электронной почте, указанной заявителем, с использованием сервиса infonot.ru, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации). Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
• Представитель приходит в нотариальную контору в другом городе, где он предоставляет электронный документ нотариусу на устройстве CD/ DVD-ROM, флэш-карте, или на электронную почту (заранее или во время приема), или предоставляет пароль для скачивания файла с сервиса infonot.ru. Желательно заранее согласовать с нотариусом способ передачи документа, потому что в разных регионах страны могут использоваться не все способы передачи, отличаться технические возможности, а также практика;
• Нотариус распечатывает на бумаге электронный документ, проставляет соответствующую удостоверительную надпись, подтверждающую действительность электронного документа, печать, подпись и выдает лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

         Для совершения вышеуказанного нотариального действия нотариусу необходимо предоставить следующие документы:

• Для удостоверения равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе: документ, удостоверяющий личность заявителя и документ на бумажном носителе;
• Для удостоверения равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу: документ, удостоверяющий личность и электронный документ, подписанный ЭЦП.
• К нотариусу может обратиться любой дееспособный гражданин, у которого на руках находится документ, который нужно преобразовать в электронный формат или в формат бумажного документа.

         При удостоверении равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу нотариус обязан проверить действительность электронной подписи, которой подписан документ, распечатать электронную версию на бумаге. Действительность и принадлежность электронной подписи проверяются согласно положениям Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

         На сегодняшний день нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа, с учетом услуг правового и технического характера на территории Хабаровского края составляет 200 рублей за каждую страницу документа.

         Таким образом, можно сказать, что с помощью данной услуги, учитывая просторы нашей страны и наличие нескольких часовых поясов, можно получить юридически применимую в любых инстанциях версию документа в самые сжатые сроки. Многие граждане уже успели оценить удобство появления данного нотариального действия.

ЮЛИЯ САХОВА, ПОМОЩНИК НОТАРИУСА НОТАРИАЛЬНОГО ОКРУГА ГОРОДА ХАБАРОВСКА САМОХИНОЙ О.А.

            Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное  решение» выпуск № 07 (201) дата выхода от 22.07.2019.

Удостоверение равнозначности электронного документа— Нотариус Акимов Г.Б

Удостоверение равнозначности электронного документа

Для подтверждения тождественности (равнозначности) содержания текстов электронных письменных свидетельств, оформленных на бумажных носителях, проводится удостоверение равнозначности документов. Данными полномочиями закон наделил нотариусов в июле 2014 г. Совершение действий регулируется положениями ст. 103.8 Законодательства о нотариате.

Основные этапы процедуры

Нотариус по результатам изучения предоставленного бумажного документа переводит его в электронный вид — в файл формата PDF. Созданный путем сканирования и распознавания текста аналог имеет равную с первоисточником юридическую силу. Процедура не проводится в отношении подтверждения тождественности удостоверений личности, а также соглашений по сделкам, составленным в простой письменной форме. В текст созданного электронного образа документа включается удостоверительная надпись. Равнозначность электронного документа нотариус подтверждает собственной усиленной квалифицированной подписью (УКП), соответствующей формату PKCS#7. Файл передается лицу, которое обратилось за подтверждением, одним из заранее оговоренных способов:

• на машинном носите — флеш-карте, CD-диске, DVD-ROM;
• отправляется по электронной почте.

Формат цифрового документа и изготовление его версии в виде XML-файла соответствуют Приказу Минюста № 155 от 29.06.2015. В том случае, если в отношении электронной версии приняты нормативные и правовые акты локального действия органами власти (в том числе местного самоуправления), документ изготавливается нотариусом на основе их требований.

Перевод на бумажный носитель цифрового письменного свидетельства

Работник нотариальной конторы проверяет соответствие нормам закона и принадлежность УКП на предоставленном ему цифровом документе согласно положениям Закона № 63-ФЗ. После этого изготавливается свидетельство на бумажном носителе, в содержание которого включается удостоверительная надпись. Письменное свидетельство имеет равную с цифровым аналогом юридическую силу благодаря установлению равнозначности документов нотариусом. За совершенное действие взимается тариф в размере 50 руб. за страницу свидетельства, тождественность содержания которого была установлена юристом. Дополнительно оплачиваются УПТХ.

Целесообразность обращения за услугами нотариуса

Утверждение равнозначности документов актуально в случае необходимости их срочной передачи на большие расстояния, например из одного города в другой. Эффективность процедуры доказана в ходе подготовки к оформлению сделки между сторонами, находящимися в разных регионах страны. В электронном формате могут предоставляться свидетельства о регистрации, уставы предприятий и другие документы. Нотариальное действие обеспечивает сохранность важных свидетельств на бумажных носителях, ветшающих со временем, а также при наличии вероятности воровства или порчи. Исключение законодательством удостоверений личности из списка документов, которые могут иметь равнозначную электронную версию, вызывает сомнения в целесообразности такого положения дел, учитывая темпы развития и распространения цифровых технологий. Дальнейшее внедрение IT-разработок в повседневную жизнь в ближайшем будущем приведет к тому, что электронный паспорт станет востребованным не меньше бумажного аналога.

Удостоверение равнозначности, тождественности электронного документа бумажному

В связи с тем, что компьютеры очень прочно вошли в нашу жизнь, необходимо тщательно следить не только за сведениями, имеющимися на бумажных носителях, но и за электронными документами.

В них очень легко внести те или иные изменения, которые способны значительным образом повлиять, к примеру, на исход судебного заседания. Именно поэтому при сборе доказательств следует обращаться к нотариусу.

Он поможет провести заверение документов электронной и бумажной версий и при наличии соответствий подтвердит их тождественность.

Удостоверение равнозначности электронной версии документа его бумажному варианту означает, что нотариус своими действиями подтверждает факт тождественности содержаний. При этом документ, который был изготовлен нотариусом в электронной форме, имеет ту же юридическую силу, что и его бумажный аналог.

Правила удостоверения

Согласно главе XX.2 Основ законодательства о нотариате, удостоверение равнозначности документов осуществляется с учетом следующих правил.

• Для подтверждения тождественности бумажного документа электронному заявитель должен представить квалифицированную цифровую подпись (нотариус проведет ее проверку на предмет принадлежности).
• Установлен запрет для удостоверения равнозначности электронного документа бумажному носителю, если речь идет о паспортах, свидетельствах о рождении и т. д. либо сделках в простой письменной форме.
• Тождество документов подтверждается ЭЦП нотариуса (для электронных версий) либо подписью и печатью (для бумажного формата).

Для того чтобы удостоверить равнозначность бумажного документа электронному, нотариус обязан проверить действительность электронной подписи, которой подписан документ, распечатать электронную версию на бумаге, после чего заверить ее своей подписью. Действительность и принадлежность ЭЦП проверяются по положениям Федерального закона № 63-ФЗ.

Чтобы пройти удостоверение равнозначности документов, гражданин или организация должны иметь действующую квалифицированную электронную подпись.

Получить или продлить ЭЦП можно только через удостоверяющие центры. Срок действия электронной подписи составляет 12 месяцев.

Если нотариус установит, что ЭЦП недействительна по причине пропуска срока действия, в удостоверении равнозначности документов будет отказано.

При удостоверении равнозначности электронного документа письменному нотариус изготавливает электронный образ и подписывает его ЭЦП. Перечень требований к данному формату закреплен в Приказе Минюста РФ № 155.

• Электронный образ формируется в виде единого файла изображения формата PDF, который получается путем сканирования.
• Если удостоверяемый образ будет представлен в государственные или муниципальные ведомства, внебюджетные фонды, дополнительные требования к формату могут предусматриваться законодательством РФ.
• Электронный образ передается заявителю на устройствах для хранения информации (флеш-карты, CD-диски и т. д.), направляется по email либо иным способом.

Сведения о совершенном действии фиксируются в едином нотариальном реестре.

Чем подтверждается тождественность бумажного документа, и наоборот

Если представленные электронные и письменные документы соответствуют требованиям и форматам закона, нотариус проставит на них удостоверяющую подпись. Также приказом Минюста РФ от 27.12.2016 № 313 утвержден перечень форм, которые подтверждают совершение нотариальных действий. В их перечень входит:

• форма № 2.16 – удостоверительная надпись о равнозначности электронного документа бланку на бумажном носителе;
• форма № 2.17 – удостоверительная надпись о равнозначности бумажного бланка электронной версии документа.

Указанные формы выдаются после внесения записи в реестр нотариальных действий, содержат сведения о нотариусе, месте и дате удостоверения тождественности. Также нотариус подтверждает, что удостоверение тождественности влечет равную юридическую силу для электронной и бумажной версии документов.

Удостоверение равнозначности документов в письменной и электронной форме является платной услугой. Тарифы за совершение нотариальных действий определены статьей 22.1 Основ законодательства о нотариате:

• удостоверение равнозначности электронного документа бумажному – 50 руб. за каждую страницу бумажной версии;
• равнозначность бумажного документа электронному – 50 руб. за каждую страницу бумажной версии.

Также может потребоваться оказание услуг правового и технического характера (например, за изготовление копий документов надлежащего качества). Расценки за такую работу можно уточнить у специалистов нотариальной конторы.

Нотариус Т. В. Юлдашева оказывает все нотариальные действия, связанные с подтверждением и удостоверением равнозначности письменных и электронных документов. Получить такие услуги Вы можете на личном приеме в нотариальной конторе либо по предварительной записи. Звоните, мы разъясним Вам все особенности удостоверения тождественности, нюансы качества и форматов документов.

Остались вопросы?

Заверение электронных документов

Согласно ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27.07.2006 N 149-ФЗ, электронным документом признается документированная информация, представленная в электронной форме (в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах)

Зачем нужно нотариальное заверение нотариуса

В настоящее время в условиях глобальной интеграции нарастают скорости и объемы электронного документооборота. Это позволяет упростить гражданский оборот, оформить договор, доверенность, лицензию, страховое и другие свидетельства в электронной форме, а также заверить их нотариально.

В этой связи все большим спросом пользуются такие нотариальные действия, как  удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (свидетельствование идентичности представленного нотариусу бумажного документа его электронной версии), а также удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (подтверждение тождественности представленного  нотариусу электронного документа изготовленному бумажному документу). Это позволяет, к примеру, получить или отправить необходимые сведения через электронную почту (у получателя в этом случае не будет сомнений в подлинности документа, так как электронный документооборот сопровождается подписанием передаваемых сведений электронной подписью нотариуса, а так же проверку действительности электронной подписи лица, представившего документ) 

Порядок удостоверения

 Основы законодательства о нотариате предусматривают:

1. Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (Нотариус подтверждает идентичность электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе). При этом изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный.

Этапы:

1. Проверка дееспособности и правоспособности заявителя. При этом физическому лицу необходимо предоставить паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)
2. Условиями подготовки и выдачи документа на бумажном носителе с удостоверительной надписью нотариуса является читаемость и подлинность представленных документов. При этом подлинность файла должна подтверждаться усиленной электронной подписью, проверяемой нотариусом.
3. При соблюдении указанных требований нотариус  распечатывает документы, на которых проставляется удостоверительная надпись.
4. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе(Подтверждение тождественности содержанияэлектронного документа, изготовленного нотариусом документу на бумажном носителе.

Документы, представленные нотариусу для заверения равнозначности должны соответствовать требованиям, указанным в ст.

45 Основ законодательства о нотариате (не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым.

Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом).

Комментарий от нотариуса:

!

Следует помнить, что закон запрещает удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность

Электронный образ документа формируется в виде одного файла изображения, как правило, в формате PDF, имеющего 2 составляющие, одна из которых – скан-образ документа, предоставленного нотариусу на бумажном носителе, а вторая – страница с удостоверительной надписью. Изготовленный документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Стоимость удостоверения равнозначности

Стоимость нотариальных действий по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (или документу на бумажном носителе электронному документу) формируется из:

• Нотариального тарифа, установленного ст. 22.1 закона об основах нотариата
• Платы за услуги правового и технического характера, устанавливаемой Московской городской нотариальной палатой на текущий год.

Нотариусы и электронные документы в свете нового законодательства

Образ диккенсовского нотариуса в виде солидного мужчины в нарукавниках на фоне свитков с завещаниями и пухлых папок с делами стремительно меняет очертания. Внедрение современных технологий в традиционную, веками устоявшуюся систему документоведения открывает новые возможности для повышения оперативности нотариальных действий. 

Законодательные основы автоматизации нотариата

Нотариусы, пожалуй, последние из формализованных структур, кто, наконец, добрался до внедрения  информационных технологий. Это и понятно, ведь некоторые нотариальные действия —  удостоверение подлинности подписи, договоров и прочих документов требуют изучения подлинников на бумаге.

Электронные документы для нотариуса оставались правовым нонсенсом до октября 2012 года, когда был подписан закон № 166-ФЗ, так и не вступивший в силу. Вместо него был принят комплексный закон от 21 декабря 2013 г.

№ 379-ФЗ, внесший изменения в отдельные законодательные акты, в том числе в  «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате».

В законе № 379-ФЗ закреплены три основных функции, касающиеся деятельности нотариусов в электронном пространстве:

• ведение Единой информационной системы нотариата (ЕИСН);
• совершение нотариальных действий на основе электронных документов;
• удостоверение равнозначности электронного документа и оригинала на бумажном носителе.

Помимо дополнительных функций, нотариусы наделяются новыми правами.  Теперь, совершая нотариальные действия, нотариус не обязан спрашивать согласия заявителя и других причастных лиц на обработку их персональных данных (ст. 5 «Основ законодательства…»).

Насколько полезными будут нововведения, вступающие в силу с 1 июля 2014 года? Готовы ли нотариусы к инновациям и не нарушают ли новые возможности прав граждан?

ЕИСН и Закон о персональных данных

Ведение, формирование, техническое сопровождение ЕИСН осуществляет Нотариальная  палата РФ. Все частнопрактикующие нотариусы должны направлять информации о совершении нотариальных действий, наследствах и залоге движимого имущества.

Заинтересованные пользователи сети Интернет круглосуточно и безвозмездно могут получить из реестра сведения:

• об отмене доверенности;
• о залоге движимого имущества: регистрационный номер уведомления, дата заключения и номер договора залога, описание предмета залога;
• о залогодателе и залогодержателе: (для физических лиц) имя, фамилию, отчество, дату рождения, место проживания и паспортные данные.

Не совсем понятно, зачем и для кого надо обнародовать возраст и паспортные данные человека. Это не публичная информация, она  не входит в перечень сведений для общедоступных источников (статья 8 ФЗ «О персональных данных»). Законодатель  предусматривает обнародование любой информации,  подлежащей обязательному раскрытию на основании федерального закона, не спрашивая разрешения субъекта персональных данных, но  до сих пор такая возможность была реализована МВД России при объявлении в розыск беглых уголовников и лиц, подозреваемых в совершении преступлений.  

Удостоверение равнозначности электронного и бумажного документов

Система электронного документооборота введена еще не во всех предприятиях, получение квалифицированной ЭЦП – процесс нескорый, но для некоторых учреждений, например, Пенсионного фонда, УФНС требуется заверение документов в электронном виде.

Бывают и обратные ситуации, когда необходимо электронную версию перевести в бумажный экземпляр.   

Документ — первоисточник представляется  в бумажном или в электронном виде, скрепленный квалифицированной электронной подписью заявителя.

В первом случае нотариус изготавливает электронный документ по бумажному оригиналу и заверяет своей электронной подписью.

Во втором случае нотариус проверяет принадлежность заявителю квалифицированной электронной подписи, распечатывает электронную версию документа и заверяет обычным порядком. Стоимость – не менее 50 рублей за каждую заверенную страницу.

Совершение нотариальных действий на основе электронных документов

Согласно  ГОСТ Р 51141-98,  документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Неважно, электронный носитель или бумажный, лишь бы был в наличие идентифицирующий признак.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи» обновил правовой механизм оснащения электронного документа  подписью, которая однозначно идентифицирует подписавшего. С этого момента система электронного документооборота начала широко и стремительно внедряться.

Так, в 2011 году Федеральная налоговая служба разрешила осуществлять подачу электронных документов для регистрации юридического лица, заверенную электронно-цифровой подписью (ЭЦП) нотариуса, сначала в рамках опытной эксплуатации, а с февраля 2012 года в регламентном режиме.

Стоимость услуг нотариуса с ЭЦП может достигать 9 тыс. рублей, но далеко не каждый их оказывает.

На сайте Нотариальной палаты опубликован список нотариусов, работающих с электронными документами, из которого видно, что в Подмосковье всего 45 нотариальных контор осуществляют регистрацию юрлица в ФНС через Интернет,  в Ставрополе – 19, в Воронеже – 6, а на всю республику Бурятию насчитывается всего 10 таких нотариусов. По столице списка нет, видимо, считается, что все нотариусы Москвы оснащены ЭЦП.

В обновленных Основах законодательства РФ о нотариате не указывается, какие именно нотариальные действия будут совершаться на основании электронных документов. Уточняется лишь, что:

— документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью заявителя; — удостоверение сделки, в том числе доверенности допускается в присутствии лица, совершающего сделку или его представителя.    

Альтернативные способы удостоверения и фиксации информации

Как вы думаете, электронно-цифровая подпись или ЭЦП, что это такое? Отнюдь не отпечаток пальца или биометрические данные, а устройство, которое может использовать любой человек, имеющий к нему доступ и знающий коды и пароли.  Считать ЭЦП абсолютной защитой от злоупотреблений и мошенничество было бы наивно.

Альтернативным вариантом, не подменяющим, а дополняющим функционал нотариата, является система автоматической фиксации почты, хранения электронных документов и  снимков с экрана «Электронный нотариус».

Своеобразная «нотариальная контора онлайн» обеспечивает сопровождение и контроль деловой переписки в сети Интернет, позволяет осуществлять надежный обмен электронными документами, актами, приложениями без электронной подписи.

Пользоваться сервисом просто: договаривающиеся стороны при отправке электронных документов копии направляют на выделенный адрес «Электронного нотариуса».

Почтовое сообщение будет храниться вместе с вложенными файлами в специализированном банке данных и при возникновении спорных вопросов может быть использован  в качестве доказательства, в том числе в суде. За год с небольшим функционирования системы, в пользу ее клиентов было вынесено 3 судебных решения, одно из которых подтверждено апелляционной инстанцией.