Глава XX.2. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу

За легализацией документов в нашу компанию обращаются люди со всего мира.

Документы мы всегда пересылаем проверенными курьерскими службами, но многие не знают, что есть еще более быстрый и надежный вариант, особенно когда дело касается консульской легализации – электронное нотариальное заверение.

В этом случае оригиналы документов не нужны, достаточно переслать сканы через нотариуса в электронном виде.

Несколько лет назад мы пробовали получать через региональных нотариусов электронные копии документов наших клиентов, но тогда эта процедура всем была в новинку, и многие нотариусы её не делали. Прошло достаточно времени, теперь всё больше и больше нотариусов стали делать электронное нотариальное заверение. Поэтому сегодня мы рассмотрим этот максимально быстрый способ передачи документов более подробно.

Электронное нотариальное заверение

Электронное нотариальное заверение документов – это удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу.

Процедура

Вы приходите к нотариусу с оригиналом документа, который необходимо нам передать.
Нотариус переводит документ в электронный вид и удостоверяет своей электронной подписью равнозначность этого электронного документа вашему оригиналу. Предупредите нотариуса, что это нужно сделать сразу с оригинала, минуя нотариальную копию.
После чего нотариус отправляет нам по email документ в формате xml с электронной подпись в формате PKCS#7. Не удивляйтесь этим терминам, нотариус обязан знать, что это означает.
Эти файлы мы передаём в электронном виде московскому нотариусу, который производит обратную процедуру, то есть переводит электронный документ на бумажный носитель и заверяет равнозначность этого документа.

Процесс электронного нотариального заверения наглядно показан в этой инфографике от Федеральной нотариальной палаты.

Образец электронного нотариального заверения

Таким образом у нас получается два нотариальных действия: первое от нотариуса вашего города (что содержание электронного документа тождественно бумажному), и второе от нашего московского нотариуса (что содержание изготовленного бумажного документа тождественно электронному). Точные формулировки нотариусов при электронном нотариальном заверении смотрите в образце ниже.

И по такому документу мы начинаем процесс легализации по стандартной схеме, например для ОАЭ, Китая, Кувейта.

Особенности оформления

Процедуру можно выполнить только у нотариуса в РФ, но не у иностранного нотариуса и не в консульстве РФ в другой стране.
Не допускается электронное нотариальное заверение в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также для документов, удостоверяющих личность.
Электронное нотариальное заверение не подходит для проставления апостиля, а также для консульской легализации в посольстве Малайзии, Саудовской Аравии и Чехии.
Электронное заверение является одним из способов получения справки об отсутствии несудимости. В этом случае цифровую подпись ставит не нотариус, а МВД.

Стоимость
В образце выше клиент оплатил 610 рублей (110 рублей краснодарскому нотаруису + 500 за наши услуги).

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или наоборот составляет 50 рублей за каждую страницу + дополнительная оплата за технические услуги (в зависимости от региона к региону могут различаться).

Чем больше страниц в документе, тем больше итоговая стоимость, так как нотариусу берут оплату в зависимости от количества страниц. Поэтому пересылка документов таким способом обходится дороже, чем курьерская пересылка обычных нотариальных копий, но зато значительно быстрее.

Сроки
Электронное нотариальное заверение можно сделать в течение нескольких часов: полчаса у вашего нотариуса, пару минут на пересылку по электронной почте, и полчаса у нашего нотариуса. Электронное нотариальное заверение не зависит от того, в каком городе вы находитесь.

Как сэкономить на электронном заверении?

Попросите нотариуса сделать электронное нотариальное заверение сразу с оригинала документа, минуя нотариальную копию. Нотариальную копию нужно делать только в том случае, если вы отправляете нам документы по старинке курьерской службой, без электронного нотариального заверения.
Делайте заверение только необходимых страниц документа:
• Для передачи диплома/аттестата не делайте заверение пустой титульной страницы.
• Для передачи двуязычных свидетельств о рождении, браке, о разводе и т.п. делайте заверение только русскоязычной страницы.

• Для передачи паспорта достаточно сделать заверение только главного разворота или так называемую выписку.

Мы рекомендуем этот вариант клиентам, которые торопятся с легализацией или не хотят отправлять документы курьерской службой. Вариант хоть и обходится дороже, но зато полностью оправдывает себя максимальной скоростью.

ЕкатеринаМаракулина

Эксперт по легализации документов

Короткая ссылка на статью: https://blog.document24.ru/?p=18836

Путин ввел новое нотариальное действие: удостоверение равнозначности бумажного документа электронному — новости Право.ру

Президент РФ Владимир Путин подписал закон, который вносит существенные изменения в законодательство РФ о нотариате, сообщает пресс-служба Московской городской нотариальной палаты.

Согласно новому закону, вопросы платы за совершение нотариальных действий и других услуг, оказываемых нотариусом, не являются предметом регулирования антимонопольного законодательства. Тем самым, как отмечает МГНП, документ «ставит точку в давнем споре нотариата с Федеральной антимонопольной службой».

Закон также снимает требование о том, что на обработку нотариусом персональных данных при совершении нотариальных действий требуется согласие субъекта персональных данных.

Кроме того, документом закрепляется право нотариусов и нотариальных палат без конкурсов арендовать или выкупать арендованные помещения, находящиеся в государственной и муниципальной собственности и используемые для нотариальной деятельности или размещения палаты.

По новому закону все нотариально удостоверенные сделки на недвижимость будут регистрироваться в течение 5 дней без проверки регистратором их законности. При этом подавать соответствующие документы смогут не только нотариусы, но и уполномоченные работники нотариальной конторы.

Ряд положений документа касается упрощения вопроса регистрации уведомлений о залоге движимого имущества как для нотариусов, так и для клиентов. Вводится новое нотариальное действие: удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу и наоборот.

Также вводится право нотариуса получать от другого нотариуса сведения о совершенном нотариальном действии.

Изменения внесены в также регулирование корпоративных отношений в сфере нотариата (о возражениях по этому поводу Федеральной нотариальной палаты читайте в «Право.Ru» здесь). Полномочия президентов палат ограничиваются двумя сроками подряд.

Устанавливается право каждого нотариуса избираться в любой орган палаты, которое не может быть ограничено уставом.

Кроме того, смета доходов и расходов ФНП утверждается собранием представителей субъектов РФ и размер взносов в ФНП определяется, исходя из этой сметы.

Большинство положений закона, включая положения по антимонопольному законодательству, госрегистрации сделок, возможности бесконкурсного выкупа арендуемых помещений, вступает в силу с 1 февраля 2014 года, остальные с 1 июля 2014 года.
С текстом Федерального закона от 21 декабря 2013 года № 379-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» можно ознакомиться здесь.

Прочие нотариальные действия. За удостоверение равнозначности док-та на бумажном носителе электронному док-ту (за каждую стр. док-та на бумажном носителе); за удостоверение равнозначности электронного док-та док-ту на бумажном носителе (за каждую стр. док-та на бумажном носителе)

Свидетельство об удостоверении решения коллегиального органа управления юридического лица, для которого предусмотрена обязательная нотариальная форма: — решение об увеличении уставного капитала

подготовка к присутствию на заседании органа управления юридического лица

за каждый час присутствия нотариуса на заседании соответствующего органа

выдача свидетельства

Свидетельство об удостоверении решения коллегиального органа управления юридического лица, для которого не предусмотрена обязательная нотариальная форма

подготовка к присутствию на заседании органа управления юридического лица

за каждый час присутствия нотариуса на заседании соответствующего органа

выдача свидетельства

Свидетельствование подлинности подписи единственного участника юридического лица на решении, для которого предусмотрена обязательная нотариальная форма: — решение об увеличении уставного капитала

тариф — 100 руб.

Свидетельствование подлинности подписи единственного участника юридического лица на решении, для которого не предусмотрена обязательная нотариальная форма

тариф — 100 руб.

Принятие в депозит нотариуса денежных средств или ценных бумаг, за исключением принятия на депонирование нотариуса денежных средств в целях исполнения обязательств сторон по сделке, до пяти кредиторов

тариф — 0,5% принятой денежной суммы или рыночной стоимости ценных бумаг, но не менее 20 руб. и не более 20000 руб.

тариф — за каждого последующего кредитора, начиная с шестого.

Принятие в депозит нотариуса денежных средств или ценных бумаг, (не установлена обязательная нотариальная форма), за исключением случаев принятия на депонирование денежных средств в целях исполнения обязательств по сделке, до пяти кредиторов

тариф — 0,5% принятой денежной суммы или рыночной стоимости ценных бумаг, но не менее 1000 руб.

тариф — за каждого последующего кредитора, начиная с шестого.

Принятие в депозит нотариуса входящих в состав наследства наличных денежных средств

тариф — 0,5% от принятой денежной суммы, но не менее 1000 руб.

Принятие на депонирование нотариусом денежных средств в целях исполнения обязательств сторон по нотариально удостоверенной сделке

тариф — 1500 рублей.

Принятие на депонирование нотариусом наличных денег

тариф — 1500 рублей.

Принятие нотариусом на депонирование движимых вещей

тариф — 0,5% от заявленной депонентом стоимости имущества, но не менее 1000 руб.

Принятие в депозит нотариуса, удостоверившего сделку, денежных сумм в целях исполнения обязательств по такой сделке

тариф — 1500 рублей.

Прочие нотариальные действия. За совершение морского протеста

тариф — 30 000 руб.

Прочие нотариальные действия. За совершение исполнительной надписи, за исключением исполнительной надписи об обращении взыскания на заложенное имущество

тариф — 0,5% стоимости истребуемого имущества, указанной в договоре, или суммы, подлежащей взысканию, но не менее 1500 руб. и не более 300 000 руб.

Прочие нотариальные действия. За совершение исполнительной надписи об обращении взыскания на заложенное имущество

Прочие нотариальные действия. За совершение протеста векселя в неплатеже, неакцепте и недатировании акцепта

тариф — 1% неоплаченной суммы, но не более 20 000 руб.

Прочие нотариальные действия. Предъявление чека к платежу и удостоверение неоплаты чека

тариф — 1% неоплаченной суммы, но не более 20 000 руб.

Прочие нотариальные действия. За выдачу дубликатов документов

тариф — 100 рублей.

Прочие нотариальные действия. Передача заявлений или иных документов с использованием почты или иных средств связи

тариф — 100 рублей.

Прочие нотариальные действия. Передача заявлений или иных документов лично нотариусом (или работником нотариуса в случаях, установленных законодательством) по месту нахождения получателя заявления или документа

тариф — 100 рублей.

Прочие нотариальные действия. Свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой

тариф — 100 рублей за одну страницу перевода документа

Прочие нотариальные действия. При подготовке запросов в различные организации (в органы опеки и попечительства, в банки, в ПИБ и др.)

тариф — 100 руб.

Прочие нотариальные действия. При выдаче свидетельств (об удостоверении факта нахождения в живых, нахождения гражданина в определенном месте, удостоверение факта времени предъявления документов)

тариф — 100 рублей.

Прочие нотариальные действия. Обеспечение доказательств (допрос свидетеля, осмотр письменных и вещественных доказательств, в т.ч. в сети интернет, назначение экспертизы)

тариф — 3 000 рублей.

за каждую страницу приложения к протоколу

Прочие нотариальные действия. Регистрация уведомления о залоге движимого имущества

тариф — 600 руб.

Прочие нотариальные действия. Выдача выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества

тариф — 40 рублей за каждую страницу выписки в пределах первой — десятой страниц включительно, 20 рублей за каждую страницу выписки начиная с одиннадцатой страницы

Прочие нотариальные действия. Выдача выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества в электронной форме

тариф — 200 руб.

Прочие нотариальные действия. За удостоверение равнозначности док-та на бумажном носителе электронному док-ту (за каждую стр. док-та на бумажном носителе); за удостоверение равнозначности электронного док-та док-ту на бумажном носителе (за каждую стр. док-та на бумажном носителе)

тариф — 50 руб.

Прочие нотариальные действия. За представление документов на государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в электронном виде

тариф — 1000 руб.

Прочие нотариальные действия. Передача сведений, которые содержатся в заявлениях физ. лиц и юр. лиц в Единый федеральный реестр сведений о банкротстве, а также в Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц

тариф — 600 руб.

Прочие нотариальные действия. Хранение документов, за каждый день хранения каждых полных или неполных 250 листов документов

тариф — 20 рублей за каждый день хранения

Прочие нотариальные действия. За выдачу Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе пережившему супругу на движимое имущество

тариф — 200 руб.

Прочие нотариальные действия. За выдачу Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе пережившему супругу на вклады, акции, иные ценные бумаги

тариф — 200 руб.

Прочие нотариальные действия. За выдачу Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе пережившего супруга на недвижимое имущество

тариф — 200 руб.

Прочие нотариальные действия. За выдачу свидетельства о праве на наследство по закону и по завещанию

на вклады

Прочие нотариальные действия. За выдачу свидетельства о праве на наследство по закону и по завещанию

на иное имущество, помимо недвижимого (с каждого наследника за каждый объект)

Прочие нотариальные действия. За выдачу свидетельства о праве на наследство по закону и по завещанию

на недвижимое имущество (с каждого наследника за каждый объект)

Прочие нотариальные действия. За выдачу свидетельства о праве на наследство по завещанию, предусматривающему создание наследственного фонда

детям, в том числе усыновленным, супругу, родителям, полнородным братьям и сестрам наследодателя — 0,3 % стоимости наследуемого имущества, но не более 100 000 руб; другим наследникам — 0,6 % стоимости наследуемого имущества, но не более 1 000 000 руб

Прочие нотариальные действия. За принятие мер по охране наследства, кроме удостоверения договора доверительного управления наследственным имуществом (опись наследственного имущества)

каждый час, затраченный на принятие мер по охране наследства

Прочие нотариальные действия. Учреждение доверительного управления наследственным имуществом

тариф — 600 рублей

Прочие нотариальные действия. Передача нотариусом на хранение входящего в состав наследства имущества, не требующего управления, наследникам либо иным лицам

тариф — 100 руб.

Прочие нотариальные действия. Передача входящих в состав наследства валютных ценностей, драгоценных металлов и камней, изделий из них и не требующих управления ценных бумаг банку на хранение

тариф — 100 руб

Прочие нотариальные действия. Уведомление залогодателя (должника) об исполнении обязательства, обеспеченного залогом

тариф — 100 руб.

Прочие нотариальные действия. За выдачу Свидетельства об удостоверении тождественности собственноручной подписи инвалида по зрению с факсимильным воспроизведением его собственноручной подписи

тариф — 100 руб.

Прочие нотариальные действия. Внесение сведений в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью ЕИС нотариата

тариф — 600 руб.

Прочие нотариальные действия. Выдача выписки из реестра списков участников обществ с ограниченной ответственностью ЕИС нотариата

тариф — 40 руб. за первую-десятую страницу; далее 20 руб., начиная с одиннадцатой страницы

Прочие нотариальные действия. Выдача выписки из реестра регистрации нотариальных действий

тариф — 10 руб.

Прочие нотариальные действия. Выдача копий документов, переданных на хранение нотариусу

тариф — 10 рублей за страницу

Прочие нотариальные действия. За совершение прочих нотариальных действий

тариф — 100 руб.

Удостоверение копии электронного документа: что нового – ilex

С 26 мая 2019 г. вносятся изменения в порядок удостоверения формы внешнего представления электронного документа (далее — ЭД) на бумажном носителе, т.е. копии ЭД . Рассмотрим основные из них.

Кто вправе осуществлять удостоверение

Перечень лиц, которые могут удостоверять копии ЭД (далее — уполномоченные лица), приведен в соответствие с ч. 3 ст. 20 Закона об электронном документе.

Напомним, что круг уполномоченных лиц был расширен. К их числу также отнесены :
— организация или ИП, создавшие данный ЭД;
— организация, получившая ЭД от другой организации посредством межведомственных информационных систем (далее — МИС);
— другие организации или физлица в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.
Кроме того, установлено, что если ЭД создан несколькими организациями или ИП, то его копию вправе удостоверить любое из указанных лиц .
Что надо предоставить для удостоверения

Перечень исходных данных, которые заявитель предоставляет уполномоченному лицу для проведения процедуры удостоверения, дополнен. Теперь заявителю необходимо будет предоставить еще и атрибутный сертификат (при его наличии) . Напомним, что атрибутный сертификат — это своего рода доверенность на представление интересов заявителя .

Новшеством также является то, что для удостоверения копии ЭД не нужно предоставлять дополнительные данные, если они уже присутствуют в ЭД. К таким данным относятся :
— открытый ключ лица, подписавшего ЭД, содержащийся в особенной части ЭД;
— данные, достаточные для доказательства принадлежности открытых ключей их владельцам;
— атрибутный сертификат;
— данные о процедуре ЭЦП, использованной при подписании представленного ЭД, и ее параметрах;
— данные о формате особенной части ЭД, необходимые для проверки подлинности и целостности ЭД.

Обратите внимание!
Перечень данных, предоставляемых в форме заявления от имени лица, обратившегося за удостоверением, не изменился . Вместе с тем заявление подавать не нужно, если удостоверение осуществляет организация или ИП, создавшие ЭД, либо организация, получившая ЭД от другой организации посредством МИС .

Какие действия должно совершить уполномоченное лицо

Для осуществления удостоверения уполномоченное лицо совершает те же действия, что и ранее.

В том числе устанавливает принадлежность открытых ключей лицам, подписавшим ЭД, копию которого нужно удостоверить .

При этом дополнено, что такая принадлежность удостоверяется путем сличения данных, содержащихся в общей части ЭД, с данными о принадлежности открытых ключей их владельцам .

Вместе с тем для организаций или ИП, создавших ЭД, а также для организаций, получивших ЭД от другой организации посредством МИС, определен свой порядок действий. Так, для осуществления удостоверения уполномоченное лицо должно :
— отобразить общую часть ЭД на мониторе используемого компьютера;
— проверить целостность ЭД, форму внешнего представления на бумажном носителе которого нужно удостоверить;
— изготовить (распечатать) форму внешнего представления ЭД на бумажном носителе, если документ отвечает требованиям, установленным законодательством;
— провести сверку формы внешнего представления ЭД с формой внешнего представления ЭД на бумажном носителе, установить их идентичность и совершить удостоверительную надпись.
Как оформить удостоверительную надпись

Более детально регламентирован порядок проставления удостоверительной надписи. Как и прежде, ее нужно совершать по установленной форме . Такая форма закреплена в приложении к Положению N 1086 (в новой редакции) .

Удостоверительную надпись разрешено совершать одним из следующих способов (если иное не установлено законодательством) :
— вручную;
— путем проставления штампа;
— средствами автоматизированной системы электронного документооборота;
— иным способом.

Удостоверительная надпись должна быть размещена ниже реквизита «Подпись». Если свободного места там нет, то тогда на оборотной стороне последнего листа копии ЭД .

Обратите внимание!
Если копия ЭД оформлена более чем на одном листе, то необходимо все листы прошить либо заверить каждый лист путем проставления собственноручной подписи лица, осуществляющего удостоверение (если иное не установлено законодательством) .

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Нотариальное оформление. Быстро, правильно и по доступной цене

С недавних пор стало возможным переводить документы из бумажного вида в электронный и наоборот с сохранением их юридической силы.

В современных условиях ускоряющегося темпа жизни эта услуга становится все более популярной, ведь она является отличным способом быстрого обмена документами на расстоянии без риска их порчи или утраты, без временных и денежных затрат на их пересылку.

Услуги по переводу документов из бумажного вида в электронный и, наоборот, с сохранением их юридической силы оказывает нотариус.

В каких ситуациях это может потребоваться?
Данная услуга очень удобна для передачи документов на большие расстояния или при недостатке времени на пересылку документа по почте или курьером, а также когда требуется передать документы сугубо конфиденциально, а также избежать порчи, утраты документа или задержек в его доставке, которые возможны при обычной почтовой или курьерской пересылке.
В каких ситуациях возможно удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе и наоборот:

Во всех ситуациях, кроме сделок, заключенных в простой письменной форме, а также в отношении всех документов, кроме документов, удостоверяющих личность (паспорт гражданина РФ; водительское удостоверение; заграничный паспорт и пр.). Возможно применение данной услуги в отношении всех остальных документов:

все документы, выданные нотариусом: : согласие на выезд ребенка за границу, доверенность и др.
свидетельство о рождении; заключении или расторжении брака
свидетельство о праве собственности;
выписки из ЕГРП;
свидетельства ИНН; ОГРН и другие документы.

Как проходит процесс удостоверения равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе и наоборот?

Если нужно перевести бумажный документ в электронный, нотариус сканирует документ в определенном формате и подписывает электронный образ документа своей квалифицированной электронной подписью, удостоверяя равнозначность электронной версии бумажной и придавая тем самым юридическую силу электронному образу документа. Такой подписанный электронной подписью нотариуса документ может быть отправлен вам по электронной почте или сохранен на ваш носитель информации (например, Flash-устройство). Если вам нужно передать документ в другой город, нотариус вышлет такой удостоверенный электронный документ на электронную почту нотариуса в этом городе, а тот переведет данный документ из электронного вида в бумажный, удостоверив своей подписью и печатью их равнозначность, и тем самым придав юридическую силу бумажной версии документа.

Например

Например, вы находитесь в одном городе, а для представления ваших интересов в другом городе нужна нотариальная доверенность.

В этом случае вы можете обратиться к нотариусу, оформить доверенность, после чего нотариус изготовит на ее основе электронный документ и направит его в другой город к тому нотариусу, к которому будет удобно обратиться вашему представителю.

После этого ваш представитель в другом городе сможет получить доверенность на бумажном носителе путем «перевода документа из электронного вида в бумажный». Таким образом, стало возможным «отправить доверенность в другой город».

Или, например, вам нужно срочно уехать с ребенком за границу, а муж или жена находятся в командировке в другом городе. Для оформления согласия на выезд ребенка за границу нужно свидетельство о рождении ребенка.

Как его быстро отправить в другой город? С помощью нотариуса электронный вариант свидетельства можно отправить супругу по электронной почте, а он в свою очередь сможет у нотариуса оформить согласие на выезд и также с помощью нотариуса перевести его в электронный вид и быстро отправить по электронной почте вам.

Нотариальные действия «удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе» и «удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу», как мы отметили выше, предназначены для упрощения передачи документов, имеющих юридическую силу, на расстоянии.

Теперь Вам не нужно пользоваться услугами транспортных или почтовых компаний, где есть вероятность утраты документа, разглашения его содержания, задержек при доставке, не нужно тратиться на доставку документов по России.

При передаче нотариусом документа в электронном виде потеря документа исключается, его содержание не станет предметом гласности, так как текст документа составляет нотариальную тайну, а скорость передачи будет – мгновенная (скорость передачи ограничивается лишь скоростью передачи данных в интернете).

Вы легко сможете перенаправить свою доверенность в другой город, переслать свидетельство о рождении ребенка, согласие на выезд ребенка за границу и другие документы адресату по электронной почте, стоит только обратиться к нотариусу.

Документы

1. Для удостоверения равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе:

Документ, удостоверяющий личность заявителя
Документ на бумажном носителе

В соответствии с нормами законодательства не производится удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

2. Для удостоверения равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу

Документ, удостоверяющий личность заявителя
Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью

Тарифы

Вид нотариального действия	Стоимость, руб.
Удостоверение равнозначности документа за каждую страницу документа	140