Статья 26. использование архивных документов

За нарушение правил хранения архивных документов десятикратно выросли штрафы. 26 октября 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 15.10.2020 №341-ФЗ, изменивший абзац 2 статья 13.20 КоАП. Штрафовать будут  за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. 

Сколько теперь придется заплатить в случае нарушения

Сравним суммы штрафов, какие были ранее, и какие стали:

Для юридических лиц ранее ответственность предусмотрена не была, теперь же она есть. Для остальных субъектов правонарушения штрафы выросли в 10 раз.

Кроме того, статьей предусмотрено вынесение предупреждения, если деяние малозначительно, или совершено в первый раз.

Кстати говоря, минимальная сумма штрафа по проекту нового КоАП, который сейчас в Госдуме, будет 500 рублей.

Важно: штрафы по статье 13.20 КоАП не относятся к нарушениям требований законодательства по хранению информации и документов, содержащихся в информационных системах. Накажут за нарушение правил хранения в сейфах, шкафах, картотеках и компьютерах компаний.

Какие сроки хранения архивных документов

Срок хранения того или иного документа начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором он был закончен делопроизводством .

Сроки хранения зависят от вида документа, определяются НК и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Все организации, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности должны их соблюдать. 

Важно: сроки не зависят от используемого носителя. 

Материалы по бухгалтерскому и налоговому учету, а также необходимые для расчета и уплаты налогов относятся к налоговым документам.

Сроки хранения по ним следующие:

• передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним; положение об оплате труда и премировании работника — постоянно.
• документы по продаже движимого имущества, а также о недостачах, присвоениях, растратах — 10 лет.
• документы о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности; по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов) и т.д. — 6 лет.
• документы об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты; по расчету налоговой базы организациями; налоговые декларации юридических лиц и предпринимателей; учетная политика и др. — 5 лет.
• документы по исчислению и уплате страховых взносов на ОМС, ОПС и временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) — 6 лет.

Также свои сроки есть для других бухгалтерских документов:

• первичные учетные документы — 5 лет;
• кассовые документы – 5 лет;
• выписки по банковскому счету – 5 лет;
• налоговые декларации – 5 лет;
• больничные листы – 5 лет;
• годовая бухгалтерская отчетность – постоянно.

Свои сроки хранения есть и у кадровых документов:

50/75 лет необходимо хранить кадровые документы по личному составу: 

• лицевые счета, 
• личные карточки, 
• трудовые договоры, 
• приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и др.

Остальные кадровые документы хранятся в течение следующих сроков:

• приказы о дисциплинарных взысканиях и направлении в командировку– 3 года;
• табель учета рабочего времени — 5 лет;
• графики отпусков – 3 года.

Определить срок хранения документа с помощью бесплатного сервиса “Архивист Онлайн”

Ранее мы уже рассказывали о сроках хранения документов и санкциях, которые ожидают организацию, если она не сможет предоставить необходимые документы, например, в рамках налоговой проверки. Теперь у компаний появилось еще больше поводов поволноваться.

Количество дел, связанных с правильным хранением документов было невелико, теперь же, судя по всему, интерес к этой сфере стал более активным. Тем более, что появились штрафы для юрлиц, а размеры других значительно выросли.

Обратили внимание, что санкции установлены не только непосредственно за неправильное хранение, но и за комплектование, учет и использование документов? Т.е. мало просто сохранять документацию, она должна быть правильно архивирована.

Учитывая, что большинство организаций не имеют собственных архивных служб, разбираться с нюансами придется непосредственно руководителю, а с большей вероятностью — главному бухгалтеру или его помощникам. Уверены, что им и без того хватает работы.

Воспользоваться Калькулятором архивной обработки. С помощью данного калькулятора вы сможете рассчитать объем документов и определить:

• Количество дел к обработке
• Определить нормы выработки (чел/дней)
• Сформировать подробный лист задания для архивных специалистов

Избежать штрафов и вести архивное дело в соответствии с законом поможет Делис Архив. Наши специалисты оценят масштабы работы, составят перечень мероприятий по организации архива, подготовят ваши документы для хранения и проконсультируют по всем вопросам, связанным с ним.

Только посмотрите, как выглядят дела до и после архивной обработки: 

Использование архивных документов в социально – правовых целях

Библиографическая ссылка на статью:
Галимова Э.Ш. Использование архивных документов в социально — правовых целях // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 12 [Электронный ресурс]. URL: https://human.snauka.ru/2016/12/18087 (дата обращения: 31.05.2021).

Государственные и муниципальные архивы РФ принимают непосредственное участие в  социально-правовой защите граждан.  Еще в 1950-1960-х гг. архивы участвовали в пенсионном обеспечении граждан [3].

Во второй половине  1980-х в связи с резким увеличением количества запросов в архивы, были предусмотрены доплаты тем архивистам, которые составляли справки [5].  Это направление работы особенно усилилась с 90-х годов прошлого столетия. Во многих регионах страны удалось эту проблему успешно решить.

Так, на сегодняшний день в 7 из 14 регионов Приволжского федерального округа созданы государственные архивы по личному составу [2].

Архивные документы могут быть востребованы при устройстве на работу и оформлении социальных пособий, трудовой пенсии нам нужны документы, содержащие необходимую информацию по той или иной деятельности.

Данная статья является актуальной, поскольку документы социально – правового характера могут быть необходимы в любой ситуации, возникшей в жизни человека.

Это  может быть и приём на работу, и поиск родственников, и вопросы жилья, а также по военной службе.

Использование архивных документов – это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересoв грaждан. Социально – правовой запрос  направлен на обеспечение прав и  интересов граждан.

Граждане РФ могут направлять обращения в государственные архивы, где будут даваться архивные документы социально – правового характера, не содержащие государственную тайну и не нарушающие права других граждан, которые обладают правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну и т.д. [6].

Архивные учреждения выполняют свои функции согласно Закону «Oб архивном дeле в Российской Федeрации» [7].

 Архивные учреждения на правах организаций, имеющих соответствующие архивные документы, обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.[4].

Многие архивные документы социально – правового характера нередко содержат историческую ценность и являются ретроспективной информацией для людей.

К примеру, гражданин обратился в архив, чтобы найти своих репрессированных родителей, которых он никогда не видел. Или же мать и отец ищут своё дитя, которого потеряли в годы Великой Отечественной войны, его могли отдать в детский приют под тем же именем.

Сложно предположить какую ценность носят в себе архивные документы, пока сам не  окажешься в подобной ситуации.

Большую часть поступивших в архивы запросов составляют запросы о заработной плате, трудовом стаже граждан, награды и почётные звания. Также часто запрашиваются документы о несчастных случаях на производстве, участие в репрессиях, войнах.

Среди архивных  документов социально – правового характера преобладают документы, содержащие персональные данные человека, поэтому доступ к таким документам ограничен на 75 лет.

По истечении срока становятся общедоступными, если только документы личного происхождения и дела не имели особых условий хранения при отправке в архив. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа.

Имеются множество методических рекомендаций, инструкции для правильного использования архивных документов. Но, на данный момент имеются расхождения в методичках, недостаточно изучен терминологический аппарат, не разработан организационный подход при поиске документов разного уровня сложности.

Требуется создание единого методического документа для правильного поиска архивных документов по социально – правовой защите граждан, также инструкции должны быть разработаны на основе ныне действующих нормативных актов.

К этой задаче архивистам требуется отнестись очень ответственно, ведь такого рода документы и находящаяся в ней информация важна для людей в любой области их деятельности.

Таким образом, архивы имеют большое значение при социально-правовой защите граждан. Сегодня эти важные вопросы должны быть решены на основе нормативных актов. Также необходимо сохранить документы организаций и предприятий. Например, можно расширить архивную сеть за счет филиалов государственных архивов [4].

Библиографический список

1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. 3-е изд., доп. М.: Издательский центр «Академия», 2005.
2. Бурангулов Б.В. Организация работы государственных архивных служб Приволжского федерального округа РФ по хранению документов личного состава ликвидированных учреждений и организаций // Вестник РГГУ. серия: документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2014. № 2 (124).С. 31-39.
3. Бурангулов Б.В. Архивные учреждения Башкортостана на службе гражданского общества // Наука, технологии и инновации в современном мире. 2015. № 1 (2). С. 3-6.
4. Бурангулов Б.В. Организация работы филиальной сети региональных государственных архивов Приволжского федерального округа (вторая половина XX – начало XXI века) // Вестник Оренбургского государственного педагогического университета. Электронный научный журнал. 2015. № 4. С. 59-64.
5. Бурангулов Б.В. Повышение социального статуса и улучшение материального положения архивных работников в Башкирской АССР в 1960-х – 1980-х гг. // Казанская наука. 2015. № 9. С. 21-23.
6. Конституция Российской Федерации 1993 г. Ст. 7, 33.

Комментарий к КоАП

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности регулирует Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания.

вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Согласно ст.

18 указанного Закона документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной собственности, хранятся;

• постоянно — в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук (РАН);
• временно — в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию. учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе академии наук РФ, имеющие государственный статус, за исключением РАН), перечень которых устанавливается Правительством РФ.

Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями (в том числе академиями наук РФ, имеющими государственный статус, за исключением РАН) со специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. (Постановлением Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. №177 установлено, что Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом, а также правоприменительные функции в сфере архивного дела).

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

• постоянно — в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;
• временно — в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей. а также в организацию РАН.

Согласно ст.

19 указанного Закона документы Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ определяется Росархивом. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, ведение которого осуществляется Росархивом.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Согласно ст.

21 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

• Документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела.
• Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями РАН и собственниками указанных документов.
• Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда РФ в музеи, библиотеки, организации РАН и негосударственные организации.
• Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством РФ об обязательном экземпляре документов.
• Статья 22 указанного Закона устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
• 1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры РФ. Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ, а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций — 15 лет;
• 2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ — 10 лет;
• 3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;
• 4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:
• а) записей актов гражданского состояния — 100 лет;
• б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйствен- ных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
• в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
• г) технологической и конструкторской документации — 20 лет;
• д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;
• е) научной документации — 15 лет;
• ж) кино- и фотодокументов — 5 лет;
• з) видео- и фоно доку ментов — 3 года.

Согласно ст.

23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию с Росархивом перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Росархивом, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

1. Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством РФ, бюджета субъекта РФ в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта РФ, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления.
2. При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.
3. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций.

При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами.

• При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Росархивом или уполномоченными органами исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела.
• При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
• При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкуреным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкуреным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкуреный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Порядок использования архивных документов определен ст.26 указанного Закона.

Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации РАН, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством РФ могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковьк средств.

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется Росархивом.

Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государстве иных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях РАН определяется ими в соответствии с законодательством РФ, в том числе в соответствии с правилами, установленными Росархивом. Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства РФ об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

1. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.
2. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством РФ, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.
3. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов образует состав административного правонарушения, предусмотренного комментируемой статьей.