Статья 28.1. внутренний контроль

ВОПРОС:  

Добрый день! Вопрос по внутреннему финансовому контролю и аудиту. В Бюджетный кодекс ст. 160.2-1 внесены изменения и исключена информация по внутреннему финансовому контролю. Однако ч. 5 звучит в следующей редакции:  «5.

Внутренний финансовый контроль и внутренний финансовый аудит осуществляются в соответствии с порядком, установленным соответственно Правительством Российской Федерации, высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации, местной администрацией.».

Отменили или нет внутренний финансовый контроль?

ОТВЕТ:

Внутренний финансовый контроль и внутренний финансовый аудит, как управленческие инструменты главных администраторов (администраторов) бюджетных средств (далее – ГА (А)БС), применяются в Российской Федерации уже более пять лет.

За это время стало ясно, что применение изначально установленных норм законодательства, регулирующих вопросы организации и осуществления внутреннего финансового контроля как отдельного бюджетного полномочия, привело не только к получению положительного эффекта, но и повлекло чрезмерную формализацию процедур внутреннего контроля.

Ранее действующая редакция статьи 160.2-1 Бюджетного кодекса Российской Федерации (далее — БК РФ) не содержала определения понятия «внутренний финансовый контроль». Согласно БК РФ, осуществляемый  внутренний финансовый контроль должен был быть направлен на:

  • соблюдение установленных в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами, регулирующими бюджетные правоотношения, внутренних стандартов и процедур составления и исполнения бюджета по расходам, составления бюджетной отчетности и ведения бюджетного учета этим главным распорядителем бюджетных средств и подведомственными ему распорядителями и получателями бюджетных средств;
  • подготовку и организацию мер по повышению экономности и результативности использования бюджетных средств.

С учетом изложенного, внутренний финансовый контроль должен представлять собой контрольный механизм, осуществляемый на постоянной основе в ходе формирования любого юридически значимого документа и (или) совершения операции и действий, направленных на выполнение бюджетного полномочия (внутренней бюджетной процедуры). Следует отметить, что фактически внутренний финансовый контроль представляет собой составную часть цикла осуществления любого процесса, включая осуществление бюджетных полномочий (внутренних бюджетных процедур).

Цикл осуществления бюджетного полномочия приведён на рисунке 1.

Статья 28.1. Внутренний контроль

 Рисунок 1 — Цикл осуществления бюджетного полномочия (внутренней бюджетной процедуры)

В этой связи, а также в целях устранения излишней формализации осуществляемых процедур внутреннего финансового контроля (далее – ВФК), была осуществлена реорганизация норм статьи 160.2-1 БК РФ.

Федеральным законом от 26.07.2019 № 199-ФЗ «О внесении изменений в Бюджетный кодекс Российской Федерации в части совершенствования государственного (муниципального) финансового контроля, внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита» из БК РФ исключено понятие ВФК как отдельного самостоятельного бюджетного полномочия.

Одновременно были внесены правки, в соответствии с которыми изменены как подходы к организации ВФК, так и к его осуществлению.

Во-первых, в БК РФ косвенно появилось определение ВФК. Так, п.п.1) п.2 статьи 160.2-1 БК РФ установлено, что внутренний финансовый аудит осуществляется в целях:

«1) оценки надежности внутреннего процесса главного администратора бюджетных средств, администратора бюджетных средств, осуществляемого в целях соблюдения установленных правовыми актами, регулирующими бюджетные правоотношения, требований к исполнению своих бюджетных полномочий (далее — внутренний финансовый контроль), и подготовки предложений об организации внутреннего финансового контроля.».

Таким образом, исходя из обновленных норм БК РФ, под внутренним финансовым контролем понимается внутренний процесс ГА(А)БС, осуществляемый в целях соблюдения установленных правовыми актами, регулирующими бюджетные правоотношения, требований к исполнению своих бюджетных полномочий.

В соответствии с новой редакцией статьи 160.

2-1 БК РФ,  деятельность по осуществлению внутреннего финансового аудита регламентируется на федеральном уровне и должна с 1 января 2020 года осуществляться в соответствии с федеральными стандартами внутреннего финансового аудита.

При этом, деятельность по ВФК не регулируется нормативными правовыми актами федерального уровня. Согласно обновленной редакции абзаца сорокового статьи 165 БК РФ Минфин России осуществляет только методическое обеспечение осуществления внутреннего финансового контроля.

Как указано в п.5 ст. 160.2-1 БК РФ, внутренний финансовый контроль осуществляется в соответствии с порядком, установленным соответственно Правительством Российской Федерации, высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации, местной администрацией.

Таким образом, ГА(А)БС получили возможность самостоятельно определять порядок осуществления ВФК.

В этой ситуации руководители ГА(А)БС смогут действовать более свободно и  обеспечить увязку систем внутреннего финансового аудита и внутреннего финансового контроля, необходимую для исполнения новых полномочий по организации и проведению мониторинга качества финансового 

менеджмента с учетом существующей специфики.

Это позволит, с одной стороны, организовать эффективную систему внутреннего финансового контроля в организациях государственного сектора, отвечающую потребностям конкретного главного администратора (администратора) бюджетных средств, а с другой, избавит сотрудников ГА (А)БС от необходимости «механического» соблюдения норм, не отражающих существующие реалии и потребности.

В соответствии с Программой разработки федеральных стандартов внутреннего финансового аудита на 2018-2020 гг., утверждённой Минфином России 14.11.2018, планируется разработка девяти  федеральных стандартов внутреннего финансового аудита.

К настоящему времени в открытом доступе опубликованы проекты трёх федеральных стандартов внутреннего финансового аудита (ФС ВФА). Перечень ФС ВФА с указанием сфер регулирования приведён на рисунке 2.

Системы внутреннего контроля. Организационные аспекты построения

Внутренний контроль – это важнейшая часть современной системы управления, позволяющая достичь целей, поставленных собственниками, с минимальными затратами.

Эффективность функционирования хозяйствующих субъектов во многом зависит от грамотно организованного контроля, так как он не только призван выявить недостатки и нарушения, но и предупреждать их, а также способствовать их своевременному устранению.

До 2013 г. вопрос создания службы внутреннего контроля являлся правом организаций (за исключением кредитных организаций, для которых это обязанность).

С 1 января 2013 г. согласно ст. 19 Федерального закона от 6.12.11 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) все экономические субъекты должны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а те, которые подлежат обязательному аудиту, – также и внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя). Решение о введение бухгалтерского учета им самим может принять руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства, соответственно в такой организации необходимо осуществлять только внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Каким образом, по мнению финансистов, внутренний контроль должен быть организован на практике, сегодня сказать затруднительно, поскольку Минфин России до сих пор не разработал рекомендации для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, которые планировалось выпустить сразу после принятия Закона № 402-ФЗ. При этом в информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отмечается, что законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на порядок, способы, процедуры осуществления внутреннего контроля.

При отсутствии официальных рекомендаций можно руководствоваться тем опытом по организации внутреннего контроля, который уже накоплен в отечественной и зарубежной практике.

Систему внутреннего контроля можно определить как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях осуществления упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, полноты и точности документов.

Каким образом будет организован внутренний контроль, решается в самом хозяйствующем субъекте (например, путем создания отдела внутреннего контроля, внутреннего аудита, ревизионного отдела или заключения договора со сторонней организацией).

Основной принцип должен быть следующим: всем придерживаться разумности и сопоставлять трудозатраты при осуществлении контроля с полученным результатом.

При построении системы внутреннего контроля необходимо использовать наиболее эффективные подходы с учетом масштабов организации и стремиться к тому, чтобы с разумными затратами (на штатных работников, консультантов, аутсорсинг и используемые программы) проводить необходимый, но достаточный объем контроля.

Краткие сравнительные характеристики служб внутреннего аудита, внутреннего контроля и контрольно-ревизионной службы представлены в табл. 1. Следует иметь в виду, что различие между функциями, выполняемыми службами, в первую очередь определяется теми задачами, которые ставит перед этими подразделениями руководство.

  • Таблица 1
  • Сравнительные характеристики служб внутреннего аудита, внутреннего контроля и контрольно-ревизионной службы
  • _________________________

Кабашкин В.А., Мышов В.А. Повышение роли внутреннего аудита и контроля в условиях рыночной экономики // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 13. С. 36–46.

  1. Служба внутреннего аудита
  2. Служба внутреннего контроля
  3. Контрольно-ревизионная служба
  4. Цель
  5. Повышение эффективности деятельности организации
  6. Построение и поддержание эффективной системы внутреннего контроля
  7. Недопущение неэффективного использования ресурсов, выявление и предотвращение злоупотреблений
  8. Основные заказчики (клиенты)
  9. Совет директоров и высшее исполнительное руководство
  10. Линейное (операционное) руководство
  11. Высшее исполнительное руководство
  12. Специфика
Читайте также:  Статья 6. Права туриста

Ориентация на перспективу, т.е. на анализ бизнес-процессов и выявление рисков

Анализ бизнес-процессов в целях построения системы контроля

Ориентация на ретроспективу, т.е. на уже произошедшие события и их последствия

В общем случае работа контрольно-ревизионных служб фокусируется на вопросах проверки сохранности товарно-материальных ценностей, эффективности использования ресурсов, выполнения распоряжений вышестоящих органов, а также на расследовании случаев мошенничества.

Задачей службы внутреннего контроля может быть построение системы внутреннего контроля организации (точнее, активное содействие менеджменту в построении системы), а задачей внутреннего аудита – проведение оценки надежности и эффективности этой системы.

Внутренний аудит призван выполнять более широкие задачи по оценке процедур внутреннего контроля, процессов управления рисками, корпоративного управления. Однако в зависимости от уровня развития корпоративной культуры (в том числе среды контроля) приоритетом для службы внутреннего аудита может стать выполнение задач, обычно стоящих перед контрольно-ревизионной службой.

Например, если в организации отсутствует эффективная система внутреннего контроля, то внутренний аудит в меньшей степени будет заниматься оценкой системы внутреннего контроля и в большей – вопросами сохранности активов и выявлением случаев мошенничества. В данной ситуации по мере построения системы внутреннего контроля потребность во внутреннем аудите как в функции независимой оценки эффективности контроля будет со временем возрастать.

Система внутреннего контроля в организации распространяется на все возникающие бизнес-процессы, начиная с планирования деятельности и заканчивая составлением финансовой отчетности.

Финансовый контроль, в том числе контроль за полнотой и достоверностью бухгалтерских записей и составлением финансовой отчетности, является важным элементом внутреннего контроля.

Эффективная структура внутреннего контроля предполагает разумное разграничение полномочий и разделение несовместимых функций.

Последние несовместимы, если их сосредоточение у одного лица в любых комбинациях не только потенциально приведет к совершению непреднамеренных ошибок, но и затруднит их выявление.

К несовместимым функциям относятся: непосредственный доступ к активам; разрешение на осуществление операций с активами; непосредственное осуществление хозяйственных операций; отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

_______________

Гусарова Л.В. Организация внутреннего аудита в некоммерческих организациях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2012. № 1. С. 32–37.

Концепция внутреннего контроля включает несколько основных элементов:

внутренняя среда организации, т.е. этические ценности, стиль управления, процесс принятия решений, делегирование полномочий и принятие ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата организации к внутреннему контролю;

определение, анализ и управление рисками, стоящими перед организацией на пути достижения своих целей;

повседневное осуществление контроля, т.е. учет и отчетность, разделение полномочий, права доступа к активам, мониторинг;

система санкционированного доступа к информации;

мониторинг самой системы внутреннего контроля, необходимый для определения его эффективности.

Цель хозяйствующего субъекта – не создание системы контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие отклонений, ошибок и неэффективности в работе, а система, которая помогала бы их своевременно выявлять и устранять, способствуя повышению эффективности работы.

Основной принцип организации внутреннего контроля заключается в том, что не нужно концентрироваться на экспертном контроле операций, а необходимо контролировать то, как построен и работает сам процесс и какие качественные изменения в нем происходят.

Повышение эффективности процесса внутреннего контроля состоит в повышении качества внутреннего контроля, а не в увеличении количества перепроверенных операций.

Функционирование системы внутреннего контроля будет результативным, если в процессе ее работы соблюдены следующие основные принципы:

_______________

Соколов Б. Внутренний контроль и аудит // Аудит и налогообложение. 2008. № 12.

  • 1) ответственности – каждый субъект внутреннего контроля за ненадлежащее выполнение контрольных функций, предусмотренных должностными обязанностями, должен нести экономическую и (или) дисциплинарную ответственность;
  • 2) сбалансированности – субъекту внутреннего контроля нельзя поручать выполнение функций, не обеспеченных соответствующими организационными (приказ, распоряжение) и техническими (программы, счетные и мерные устройства) средствами для их надлежащего исполнения;
  • 3) своевременного сообщения о выявленных существенных отклонениях – информация о них должна быть оперативно доведена до лиц, непосредственно принимающих решения по данным отклонениям;
  • 4) соответствия контролирующей и контролируемой систем – степень сложности системы внутреннего контроля хозяйствующего субъекта должна в каждый конкретный момент времени соответствовать степени сложности его бизнеса;
  • 5) постоянства – система внутреннего контроля должна действовать на постоянной основе, что позволит своевременно выявлять отклонения от плановых заданий и норм;
  • 6) комплексности – весь комплекс объектов внутреннего контроля в хозяйствующем субъекте должен быть охвачен его различными формами в зависимости от уровня риска;
  • 7) распределения обязанностей – функции работников аппарата управления распределяются между ними таким образом, чтобы выполнялись требования к формированию контрольной среды.
  • С учетом указанных принципов разрабатываются конкретные требования к участникам процесса внутреннего контроля, среди которых можно выделить следующие:
  • ________________

Соколов Б. Внутренний контроль и аудит // Аудит и налогообложение. 2008. № 12.

1) требование подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации. Выполнение одним субъектом контрольных функций должно быть в обязательном порядке подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля;

2) требование ущемления интересов. С помощью нормативных документов создаются условия, при которых любые отрицательные отклонения ставят конкретного работника в экономически невыгодное положение, что стимулирует его к устранению отрицательных отклонений и вызвавших их причин;

3) недопущение сосредоточения прав контроля на всех его объектах в руках одного лица. В системе внутреннего контроля могут действовать независимо различные субъекты контроля. Несоблюдение этого требования создает условия для необъективного отражения в отчетных материалах результатов проверок;

4) требование заинтересованности руководства хозяйствующего субъекта. Эффективное функционирование системы внутреннего контроля невозможно без должной заинтересованности и участия в ее работе представителей собственников и топ-менеджмента хозяйствующего субъекта;

5) требование компетентности, добросовестности и честности внутренних контролеров хозяйствующего субъекта. Если сотрудники организации, в служебные функции которых входит осуществление внутреннего контроля, не обладают указанными характеристиками, то даже идеально организованная система не сможет работать эффективно;

6) требование пригодности методик и программ, применяемых в работе системы внутреннего контроля. Методики и программы должны быть целесообразны и рациональны, так как благодаря применению в минимальной степени будет снижаться эффективность работы объектов внутреннего контроля, а последний будет рационален, т.е. не станет нести излишних затрат труда и средств;

7) требование единичной ответственности. Недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, так как это неизбежно приведет к безответственности, затрате излишних сил и средств;

8) требование функционального потенциального замещения. Временное выбытие отдельных субъектов контроля (например, в отпуск) не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их выполнение. Для снижения влияния этого фактора необходимо добиться того, чтобы каждый субъект контроля умел выполнять в должной степени контрольную работу вышестоящего и одного-двух работников своего уровня;

9) требование регламентации. Эффективность функционирования системы внутреннего контроля напрямую зависит от наличия, качества и уровня утверждения регламентов (правил, стандартов), которыми руководствуются и точно выполняют субъекты контроля;

10) требование взаимодействия и координации. Система внутреннего контроля должна функционировать на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб хозяйствующего субъекта. Такого взаимодействия можно добиться путем разработки комплекса нормативных документов, регламентирующих контрольную деятельность структурных подразделений и руководителей хозяйствующего субъекта.

Функция внутреннего контроля может быть реализована несколькими способами, и поэтому, для того чтобы пользоваться преимуществами, которые дает организации эффективный внутренний контроль, необязательно создавать отдельное подразделение. При этом функцию внутреннего контроля может выполнять внешний консультант или специализированная компания при условии недопущения конфликта интересов.

  1. Можно выделить три основных подхода к построению функции внутреннего контроля:
  2. создание собственной службы внутреннего контроля, если организация для этого обладает необходимыми ресурсами;
  3. аутсорсинг – выполнение функции внутреннего контроля полностью передается специализированной компании (внешнему консультанту);
  4. косорсинг – служба внутреннего контроля создается в рамках организации; к выполнению заданий также привлекаются эксперты специализированной компании (внешнего консультанта), обладающие соответствующими знаниями и опытом.

Указанные подходы могут применяться в хозяйствующих субъектах в различных комбинациях. При выборе из возможных вариантов следует оценить преимущества и недостатки каждого из них (табл. 2).

  • Таблица 2
  • Недостатки
  • Служба внутреннего контроля
  • Сотрудники хорошо знакомы с внутренней культурой и особенностями деятельности хозяйствующего субъекта, его подразделений и филиалов
  • Навыки и опыт внутренних аудиторов остаются внутри хозяйствующего субъекта
  • Сравнительно высокий уровень затрат на формирование службы
  • Аутсорсинг, косорсинг
  • Возможность использовать услуги экспертов в различных областях
  • Доступ к высокопрофессиональным аудиторским кадрам
  • Гибкость в вопросе использования привлеченных аудиторских ресурсов
  • Доступ к передовым технологиям и методикам проведения внутреннего аудита
  • Стороннему человеку или организации трудно «почувствовать» хозяйствующий субъект изнутри
Читайте также:  Статья 1.1. Право на льготы

Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета

В осуществлении внутреннего контроля бухгалтерии в компании больше всего заинтересовано ее руководство, а вовсе не государство в лице ФНС. Ведь от эффективности данных ревизионных мероприятий в первую очередь зависит финансовая стабильность бизнеса.

Какие компании обязаны вести внутренний контроль бухучета

Статья 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» обязывает вести внутренний контроль бухгалтерии только компании, отчетность которых подлежит обязательному аудиту. Остальным достаточно проверять лишь «совершаемые факты хозяйственной жизни».

Но на практике, чтобы не привлечь внимание ФНС и предотвратить всевозможные финансовые потери, сотрудники бухгалтерии должны в своей работе соблюдать многочисленные федеральные и отраслевые стандарты, рекомендации в области бухучета, нормативные акты ЦБ РФ и пр.

Следование различным инструкциям предусматривает все тот же закон № 402-ФЗ. В организациях, где сотрудники выполняют все указанные требования, бухучет и хозяйственная жизнь неразрывны. Поэтому, контролируя, например, расходы или доходы компании, все равно придется иметь дело с бухгалтерией.

Одним словом, организация бухгалтерского учета и внутреннего контроля по факту присутствует в любой компании, руководство которой стремится минимизировать финансовые и репутационные риски, а также избежать лишних споров с ИФНС.

Зачем нужен внутренний контроль ведения бухучета

Внутренний контроль бухучета необходим затем, что это обязательный этап эффективного планирования и реализации как управленческих решений, так и ежедневных функциональных задач работников, а не простая формальность. Благодаря такому контролю отдельные ошибки сотрудников бухгалтерии, от которых никто не застрахован, не приобретут системный характер.

Мы застраховали риск допущения ошибок нашими специалистами. Если, например, они допустят ошибку, 1С-WiseAdvice компенсирует связанные с ней штрафы и доначисления.

Размер страховой выплаты, предусмотренной полисом страхования профессиональной ответственности, ежегодно индексируется и на сегодняшний день составляет 70 млн рублей.

Важное преимущество: полис включает в себя расширенный перечень страховых случаев, от которых не страхуют другие консалтинговые компании.

Законодательно прямая ответственность за отсутствие в компании системы внутреннего контроля организации в бухгалтерии не предусмотрена.

Однако фактически она обязательно последует в виде финансовых потерь по результатам камеральных и выездных проверок.

Внутренняя ревизия не только проверяет достоверность и правомерность действий сотрудников, но предотвращает искажение данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности, к которому налоговики наверняка предъявят претензии.

Виды внутреннего контроля

Практические рекомендации по осуществлению внутреннего контроля как хозяйственной жизни организации, так и ее бухгалтерской отчетности, содержатся в Информации от Минфина РФ № ПЗ-11/2013.

Описывая экономическую целесообразность данного ревизионного мероприятия, авторы документа помимо всего прочего упоминают общую результативность деятельности компании и сохранность ее активов.

А в качестве возможных негативных факторов, способных повлиять на точность результатов внутренней проверки, называют не только ошибки руководства и персонала, но и превышение полномочий, а также сговор сотрудников.

  • Таким образом, государство, выступая на стороне собственника, рекомендует оценивать обоснованность и правомерность действий ключевых сотрудников на разных этапах хозяйственных операций и на всех уровнях управления.
  • Условно виды контроля можно разделить на предварительный, текущий и последующий.
  • Предварительный предусматривает определение «уместности» и безопасности грядущих действий, которые могут повлиять на благополучие компании.
  • Текущий контроль исключит необоснованные расходы и другие риски, связанные с деятельностью предприятия, обеспечит повседневный анализ ведения бухгалтерской отчетности.

Последующая ревизия подытожит, насколько соответствует бухгалтерская документация реальным фактам совершенной сделки и действующему законодательству. Этот же этап предусматривает инвентаризацию и другие необходимые процедуры для того, чтобы определить, как по факту повлияла конкретная хозяйственная операция на благосостояние компании.

Все виды ревизии должны выполнять разные сотрудники, не связанные друг с другом в рабочей и личной жизни, что обеспечить довольно сложно.

Кто может стать ревизором

Упомянутая Информация от Минфина содержит перечень лиц, которые могут осуществлять внутренний финансовый контроль в бухгалтерии. Список возможных кандидатур носит рекомендательный характер.

Итак, внутренними аудиторами могут стать:

  • руководитель или группа топ-менеджеров, принимающих управленческие решения;
  • главный бухгалтер;
  • другой специалист или юридическое лицо, которым доверили ведение бухгалтерского учета;
  • внутренний аудитор (служба внутреннего аудита), если такая есть;
  • специальные должностные лица или подразделение, ответственные за соблюдение правил внутреннего контроля, предусмотренного иными федеральными законами;
  • ревизионная комиссия (ревизор) компании (когда проверка проводится в АО).

Последними в рекомендательном списке значатся «другой персонал и подразделения» организации.

Однако, предоставляя свободу в выборе внутреннего аудитора, авторы документа посвящают отдельный пункт оценке риска злоупотреблений сотрудниками своими полномочиями в ходе проверки работы бухгалтерии. Коммерческий подкуп в процессе внутреннего контроля имеет место быть, предупреждает Минфин, поэтому задача собственника – предупредить подобные явления.

Минфин не зря так методично наставляет бизнесменов и демонстративно предлагает им проявить свою добросовестность, в том числе по отношению к выплате налогов. Данный пункт дополнительно предупреждает, что, если вместо вашего внутреннего аудитора ревизией займутся налоговики, пощады не жди.

Представителям малого предпринимательства при организации внутреннего контроля, как гласит документ, необходимо руководствоваться «требованием рациональности».

Например, если численность персонала не позволяет разграничить обязанности, руководитель компании может использовать любые другие ревизионные процедуры – например, сверку или личный надзор.

В любом случае затраты на организацию контроля не должны превышать пользу, которую он принесет предприятию.

Разработанная 1С-WiseAdvice уникальная программа «Электронный аудитор» исключит «служебные интриги» в ходе проверки работы бухгалтерии.

Ежедневно, в автоматическом режиме, программа проверяет наличие возможных отклонений от стандартов учета.

При наличии подозрительных ситуаций куратор-аудитор (руководитель бухгалтера, обслуживающего Вашу компанию) получает оповещение и перепроверяет операции вручную. В случае ошибки ситуация оперативно исправляется.

Из чего состоит внутренний контроль

Минфин предлагает примерный перечень ревизионных мероприятий, которые помогут контролировать рациональность и правомерность как хозяйственных операций, так и оформление соответствующей бухгалтерской отчетности. В их число входят:

  • документальное оформление, в том числе регистров бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов;
  • проверка соответствия между самими документами и того, насколько они отвечают установленным требованиям. Сюда относятся и оценка взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни – например, соотнесение оплаты какого-либо имущества или услуги с получением и оприходованием этих ценностей;
  • согласование (утверждение) сделок и операций сотрудниками, занимающими должность выше тех, которые совершают эти действия;
  • сверка данных (например, сравнение остатков по счетам бухгалтерского учета наличных денежных средств с остатками денежных средств по данным кассовой книги);
  • разграничение полномочий и ротация обязанностей, чтобы снизить риски ошибок и злоупотребления персоналом своим служебным положением;
  • проверка фактического наличия объекта и его состояния. К этим процедурам относится инвентаризация, ограничение доступа и т.п.;
  • обработка информации соответствующими электронными системами.
  1. Однако сами авторы документа предупреждают, что это не исчерпывающий список возможных мероприятий, ведь многое зависит от специфики бизнеса.
  2. Система многоуровневого контроля позволяет отслеживать работу бухгалтеров, расчетчиков зарплат, казначеев и других специалистов компании – с тем, чтобы исключить ошибки и любые, даже самые минимальные недостатки в учете.
  3. Наша система позволяет:
  • пройти камеральную проверку без доначислений и снизить риск назначения выездной проверки – мы автоматизировали процесс проверки ведения учета и отчетности, и специальная программа анализирует сотни контрольных соотношений, которые изучают и сами инспекторы при проверке отчетности компаний;
  • избежать переплат по налогам;
  • контролировать «дебиторку»;
  • не допускать кассовых разрывов (ситуаций, когда необходимо провести важный платеж, а денег на счете недостаточно);
  • избегать переплат и недоплат сотрудникам (из-за неверного расчета среднего заработка, случайного задвоения платежей, ошибок в платежных ведомостях, проблем при взаиморасчетах с увольняющимися сотрудниками и пр.);
  • контролировать взаиморасчеты с сотрудниками в части средств, выданных под отчет;
  • не допустить штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Антикризисный внутренний контроль: актуализация процессов контроля – АКГ «Деловой профиль»

Рецепт эффективного антикризисного управления и выстраивания эффективной системы внутреннего контроля складывается из следующих двух компонентов.

Во-первых, работа отделов внутреннего контроля (аудита) в компании должна протекать по трем основным векторам:

  1. оценка рисков (выявление, актуализация матрицы рисков, определение путей их нейтрализации);

  2. оперативный ответ на риски, пока не произошло их усугубления (конкретные действия);

  3. оценка целесообразности используемых антикризисных механизмов и их изменение в зависимости от обстоятельств.

Читайте также:  Статья 15. Последствия нарушений настоящего Федерального закона

Во-вторых, в каждой компании должен быть сформирован уникальный набор процедур и инструментов контроля с учетом специфики ее деятельности и структуры управления.

Для антикризисного управления не имеет существенной разницы, чем вызваны негативные явления в работе компании — внутренними или внешними рисками.

В российской практике, увы, изменения во внешней среде, вне компании, пока дают больший импульс, чем внутренние изменения, к актуализации контрольных процедур и инструментов в бизнес-процессах и пересмотра работы подразделений внутреннего контроля (аудита), если таковые созданы.

Изменившаяся в связи с пандемией реальность заставляет быстро меняться людей и компании.

Службы внутреннего контроля (аудита) также должны оперативно принять вызов этого времени, изменить свою работу (например, отказаться от плановых аудитов) и направить силы на ответ на обострившиеся и новые риски, которые принес COVID-19.

Для синергии антикризисной работы и сохранения бизнеса внутренним контрольным (аудиторским) службам важно перейти к открытому диалогу с руководством компании, принять прямое участие в реализации антикризисного плана.

Из всего многообразия бизнес-процессов в различных областях экономики можно выделить следующие основные: продажи, закупки, инвестиции (капитальные вложения, новые проекты), управление запасами (активами), управление персоналом, планирование и бюджетирование.

Эти процессы составляют не менее 70 % ключевых операций любого коммерческого предприятия и выступают главными источниками внутренних рисков.

Именно поэтому наиболее важно актуализировать инструменты и процедуры контроля в первую очередь в этих процессах, оценить их действенность в обычное и в кризисное время, тем самым минимизируя потери.

Не каждый собственник или руководитель компании четко знает, чего требовать от владельца того или иного процесса в части внедрения, изменения контроля или как должно работать подразделение внутренней контрольной службы, чтобы оказывать действенную помощь в развитии бизнеса или его сохранении.

В кризисы наиболее сильно подвержены внутренним рискам такие области бизнеса, как закупки и платежи, и внутренний аудит должен оценить, не сопряжены ли эти процессы с мошенническими действиями и ненужными тратами.

В качестве примера эффективной работы по актуализации инструментов контроля в основных процессах рассмотрим базовых контрольные операции в таком важном для каждой компании бизнес-процессе, как закупка, который охватывает закупки ТМЦ, работ, услуг для обеспечения текущих нужд компании и производства. Во многом такие текущие закупки аналогичны инвестиционным закупкам и закупкам основных средств, однако нарушения в них очень часто приводят к существенным избыточным выплатам в пользу поставщиков, а нередко эти процессы имеют и внутреннюю коррупционную составляющую.

С одной стороны, выявление таких нарушений не требует особых навыков, его может проводить контролер-аудитор любой квалификации. С другой — внедрение контрольных процедур в процесс закупки почти всегда требует приложения немалых сил и изобретательности от внутренних аудиторов.

Описание этапов процесса закупок для актуализации контрольных процедур

Выявить реальные риски любого процесса невозможно, не понимая его сути. Поэтому сейчас разложим процесс закупок на составляющие. Это позволит понять его основные этапы и коротко описать их. В таблице ниже приведен перечень основных подпроцессов и их этапов в рамках бизнес-процесса закупки.

Подпроцесс Этапы подпроцесса
Формирование потребности в ТМЦ (работе, услуге). Создание заявок
  1. Формирование потребности в ТМЦ (работах, услугах).
  2. Оформление заявки на закупку. Согласование заявки.
  3. Сверка запрашиваемой в заявке номенклатуры и количества ТМЦ с наличием свободного остатка на складе.
  4. Обработка срочной заявки
Выбор поставщика. Заключение договора
  1. Поиск и подготовка списка потенциальных поставщиков. Рассылка приглашений на участие в тендере или размещение информации о тендере в публичном доступе.
  2. Сравнительный анализ поступивших на тендер предложений от поставщиков. Выбор оптимального поставщика.
  3. Согласование, утверждение поставщика.
  4. Подготовка и согласование условий сделки, договора.
  5. Регистрация договора и его передача сторонам сделки. Обеспечение сохранности договора
Выполнение договора
  1. Отслеживание своевременности поставки.
  2. Отслеживание соответствия действий поставщика условиям договора
Приемка ТМЦ (работ, услуг). Оценка их соответствия первичной потребности
  1. Организация приемки ТМЦ (работы, услуги) установленным способом, в месте и времени согласно договору.
  2. Проверка соответствия характеристик ТМЦ (работы, услуги) характеристикам, заявленным поставщиком и утвержденным в договоре.
  3. Выставление претензий, запуск процедуры разбирательств при несоответствии характеристик условиям договора.
  4. Оприходование ТМЦ (работ, услуг) на склад и в учет.
  5. Анализ того, правильно ли была сформирована потребность в ТМЦ (работах, услугах), оценена их полезность и возможность использования в деятельности

Очередность подпроцессов в разных компаниях может отличаться от представленной: порой сначала выбирают поставщика и заключают рамочные договоры, а уже затем переходят к формированию заявок.

Каждый из перечисленных выше подпроцессов процесса закупок имеет собственные базовые и специфические риски.

Подпроцесс «Формирование потребности в ТМЦ (работе, услуге)» 

Подпроцесс «Формирование потребности в ТМЦ (работе, услуге)» тесно связан с процессом бизнес-планирования, поэтому ключевым моментом контроля при этом является наличие в компании методики расчета потребности в ТМЦ, работе, услуге при планировании, а не просто опора на формально сформированное мнение сотрудников производственного, складского или экономического департаментов. После визирования заявки на закупку руководителем подразделения-инициатора она должна быть проверена планово-экономическим отделом на соответствие бюджету и только затем направлена в отдел закупок. Хорошей практикой для подразделения закупок, логистики или внутреннего контроля будет контроль наличия требуемой номенклатуры ТМЦ и их количества на момент запроса на складе.

Также не стоит увлекаться закупками по срочным заявкам (кроме форс-мажорных обстоятельств), так как при этом не остается времени на проведение контрольных процедур, и высока вероятность негативных последствий, таких как риски закупок по завышенным ценам, выбор ненадежного поставщика, сговор менеджеров с поставщиками ради завышения цены, риски поставки некачественных товаров и услуг, включая и формирование привычки делать закупки, минуя процесс согласования. В большинстве случаев при анализе срочной закупки выясняется, что потребность в ней преувеличена, и расходов можно избежать или снизить их.

Подпроцесс «Выбор поставщика и заключение договора»

Подпроцесс «Выбор поставщика и заключение договора» имеет высокий риск несистемного и искаженного управления в связи с возможной необъяснимой приверженностью менеджера к конкретному сотруднику компании или поставщику.

Также не все поставщики, заявленные менеджерами по закупкам как безальтернативные, являются таковыми на самом деле.

В противоречие законам роста объемов закупок многие компании по традиции работают с постоянным кругом поставщиков, и ответственные за закупки лица препятствуют повышению прозрачности процесса закупок и саботируют тендерные процедуры.

Хорошей практикой при этом может стать коллегиальное проведение тендеров, при котором в составе комиссии представлены, как минимум, сотрудники подразделений экономики, производства и закупок, а председателем комиссии назначено максимально незаинтересованное в результатах конкурса лицо. Само собой разумеется, что итоги тендера должны быть задокументированы в протоколе.

Однако стоит учитывать, что излишняя бюрократизация тендерных процедур и согласования договоров замедляет бизнес-процессы в компании, а это влечет риск разрыва отношений с поставщиками или поставки в итоге ТМЦ, работ и услуг на условиях, отличных от тех, что были ранее согласованы. Чтобы его избежать, компания должна четко установить время, отведенное на этот этап закупок.

Подпроцесс «Выполнение договора» 

В подпроцессе «Выполнение договора» важно, что владелец договора несет ответственность за выполнение его условий покупателем и за контроль выполнения условий договора продавцом.

Внутреннему аудитору необходимо иметь в виду, что если в компании не используются процедуры для отслеживания статуса поставки, высока вероятность рисков, связанных с входным контролем, обеспечением условий хранения ТМЦ, нарушением динамики производственного процесса.

Подпроцесс «Приемка ТМЦ (работ, услуг)»

Немало компаний пренебрегают подпроцессом «Приемка ТМЦ (работ, услуг)», однако от его качества многое зависит.

Передача ТМЦ напрямую в производство чревата рисками позднего обнаружения скрытых дефектов, что может повлечь безуспешные разбирательства с поставщиками и повышенные затраты на обеспечение должного качества выпускаемой продукции.

Хорошей практикой является участие в процедуре приемки представителей нескольких подразделений: склада (для ТМЦ), владельца договора или его представителя, отдела контроля качества.

Подпроцесс приемки завершает процесс закупки, и после этого начинается процесс управления запасами, в рамках которого крайне важен анализ актуальности произведенной закупки.

Случается, что к моменту поступления в распоряжение компании ТМЦ, работы, услуги необходимость в них отпадает.

Анализ таких ситуаций помогает выявить недостатки сразу в нескольких действующих системах: в системе планирования производства, финансового планирования и закупок.

Основные риски процесса закупок и причины их возникновения

В таблице ниже обобщен перечень основных рисков процесса закупок и описаны причины этих рисков.

Риск
Ссылка на основную публикацию