Статья 19. Контроль за исполнением соглашения

Порядок контроля за выполнением управляющей организацией условий договора управления МКД – одно из четырёх существенных условий договора управления, без обсуждения которых договор управления МКД не будет считаться заключённым (ч. 3 ст. 162 ЖК РФ).

15 и 17 ноября на вебинаре «Как предусмотреть риски УО в договоре управления» Елена Шерешовец рассказала, как грамотно прописать в договоре управления порядок контроля за исполнением обязательств УО.

Как актуализировать данные технического паспорта МКД

Кто контролирует управляющую организацию

В ч. 3 ст. 162 ЖК РФ не написано, что контроль за исполнением договора управления обязательно должны осуществлять собственники. В этой статье речь идёт о том, что в ДУ нужно прописать порядок осуществления такого контроля.

Контролировать исполнение договора управления МКД могут:

• собственники помещений и их представители;
• эксперты и аудиторы, которых привлекли собственники.

Внутренние документы управляющая организация может проверить самостоятельно или это сделает СРО, если УО является членом СРО. Органы государственного надзора проверяют деятельность управляющей организации на соответствие нормативным правовым актам.

СРО и органы государственного надзора работают по своим внутренним документам, поэтому управляющим организациям нужно описать в договоре управления порядок проведения контроля со стороны собственников.

Контроль со стороны собственников

Контроль со стороны собственников проявляется в том, что представитель собственников может участвовать при приёмке работ и услуг (абз. 5 п. 4 Правил № 416). Таким образом, контроль со стороны собственников – это, в первую очередь, подписание актов приёмки работ.

Понятие акта выполненных работ было и раньше, а вот формы такого акта не было, все оформляли по-разному. Теперь ситуация изменилась:

1. Пункт 9 ПП РФ № 290 закрепил акты выполненных работ в составе технической документации на МКД. Это значит, что управляющая организация не может отказаться от их составления.
2. 16 февраля 2016 года вышел приказ Минстроя РФ № 761/пр – он утвердил форму акта.
3. Управляющие организации обязаны раскрывать информацию о своей деятельности на Реформе ЖКХ и ГИС ЖКХ, среди прочего размещаются акты выполненных работ.

Акты выполненных работ – краеугольный камень при осуществлении контроля за исполнением договора управления. С их помощью управляющая организация может доказать, что выполнила работы качественно и в срок.

Порядок и сроки составления и подписания акта приёмки выполненных работ

Акты приёмки выполненных работ

Порядок приёмки работ и услуг, периодичность составления актов приёмки выполненных работ нигде не установлены. Управляющие организации принимают решение самостоятельно: одни составляют акты ежемесячно, другие составляют акты раз в год.

Второй подход считается более эффективным, потому что минимум на год заключается договор управления МКД, в рамках года принимается перечень работ, на год утверждается цена договора. Соответственно, отчитываться удобнее за год.

Периодичность составления актов приёмки выполненных работ можно предусмотреть в договоре управления МКД – поставьте тот срок, который будет вам удобен. Раз в год достаточно.

Если вы не прописали периодичность в договоре управления, будут применяться нормы Гражданского кодекса РФ, регулирующие аналогичные отношения. По ст. 720 ГК РФ заказчик имеет право принять работы, заявить о недостатках. Если другое не предусмотрено договором, заказчик, который принял работы без проверки, не может в будущем ссылаться на недостатки работ.

В пункте 1 акта приёмки работ, услуг следует указать:

• наименования,
• объём,
• расценки,
• стоимость выполненных работ и услуг.

Цена услуги или работы, отражённая в акте, должна соответствовать размеру выручки по договору управления, признанной в бухгалтерском и налоговом учёте управляющей организации в размере начисленной платы за содержание и ремонт ОИ в МКД.

Вступает в силу Приказ Минстроя об актах приёмки выполненных работ

Подписание акта выполненных работ

Акт выполненных работ может подписать председатель Совета МКД или уполномоченное лицо. Бывают ситуации, когда ни председатель Совета МКД, ни уполномоченное лицо не выбраны или они выбраны, но не хотят подписывать акты.

Так как ПП РФ № 761 руководства к действию не даёт, рекомендуем действовать согласно ст. 7 ЖК РФ – по аналогии. Закрепите в договоре управления возможность подписания акта в одностороннем порядке.

После подписания акта в одностороннем порядке вам останется уведомить об этом всех собственников помещений. Сделать это можно, вывесив информацию на информационном стенде в подъезде.

В договор управления или в сам акт внесите замечание о процедуре подписания актов выполненных работ для собственников: укажите, что у них есть тридцать дней, чтобы согласиться или написать мотивировочный отказ.

Для составления такого отказа собственники проводят ОСС, на котором составляют акт с претензиями к качеству, срокам и объёмам выполненных работ. Затем этот акт направляется в управляющую организацию. Если акта нет, работы и услуги считаются выполненными в полном объёме и в надлежащие сроки и принятыми собственниками.

Рекомендуем предусмотреть в договоре управления ситуацию, при которой выбраны председатель Совета МКД и уполномоченное лицо, но они не идут на контакт. Напишите, что в случае отсутствия этих лиц или поступления от них немотивировочного отказа от подписания акта, управляющая организация имеет право подписать данный акт с любым собственником.

Расчёт затрат по содержанию и текущему ремонту ОИ в МКД: 5 практических советов

Претензии от неуполномоченных лиц

Согласно Закону о защите прав потребителей, все собственники помещений в МКД могут высказывать управляющей организации свои претензии.

Собственник как заказчик имеет право осуществлять контроль и надзор за:

• ходом и качеством выполняемых работ,
• соблюдением сроков,
• качеством поставляемых подрядчиком материалов,
• правильностью использования материалов.

Чтобы контроль и надзор со стороны собственников не превратились в абсурд, рекомендуем прописать в ДУ, что собственники их осуществляют, не вмешиваясь в оперативно-хозяйственную деятельность подрядчика.

Также рекомендуем специально указать в ДУ следующий момент: если заказчик обнаружил какие-либо погрешности в работе, он должен сообщить о них немедленно. Если такого заявления нет, заказчик теряет в дальнейшем право ссылаться на обнаруженные им недостатки.

Контроль исполнения поручений

Процедура постановки, проведения и снятия с контроля поручений показана во всей красе – вам станет понятно, кто, что и когда делает. Объясняются правила формулирования резолюции и исчисления сроков. Предложены формы документов, в т.ч. отчетности, которая позволяет анализировать исполнительскую дисциплину по разным критериям.

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

• проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах),
• быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1).

Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке.

При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Пример 1

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней.

Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ.

А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

• само поручение,
• срок исполнения,
• конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Контроль исполнения обязательств по контракту самим заказчиком — Компания «АПИ»

Вы обязаны осуществлять контроль за тем, как поставщик исполняет свои обязательства, в силу ч. 1 ст. 101 Закона N 44-ФЗ.

Для этого вы вправе в любое время в ходе исполнения контракта запрашивать у контрагента информацию о ходе выполнения им своих обязательств, а в случае необходимости — проводить проверки (ст. ст. 715, 783 ГК РФ).

При этом важно не вмешиваться в хозяйственную деятельность контрагента. Например, если контрактом не предусмотрены конкретные способы выполнения работ, не давайте подрядчику указания, как именно их выполнять.

В рамках контроля полагаем целесообразным проверять:

1. своевременность исполнения обязательств контрагентом. Это важно делать на протяжении всего периода исполнения, а не только когда срок сдачи уже наступил. Но даже если в контракте установлен только конечный срок исполнения и нет этапов или графика, а вы понимаете, что работы выполняются настолько медленно, что не могут быть завершены в срок, контракт можно расторгнуть в одностороннем порядке (п. 2 ст. 715 ГК РФ).

Если ваш контрагент нарушает зафиксированные в контракте сроки, предъявите требование об уплате неустойки;

1. соблюдение способов, технологии и иных установленных контрактом требований к работам, услугам. Если вы выявите их несоответствие условиям контракта, потребуйте от вашего контрагента уплатить штраф;
2. привлечение субподрядчиков нужно контролировать в случаях, когда в контракте установлены требования или ограничения на этот счет, а именно:

• требование о привлечении субподрядчиков из числа СМП и СОНКО;
• требование представить вам информацию о субподрядчиках при дорогостоящих контрактах;
• запрет на привлечение субподрядчиков для выполнения определенных видов и объемов строительных работ.

Проверьте, соблюдает ли ваш контрагент требование о привлечении субподрядчиков из числа СМП и СОНКО (ч. 2 ст. 101 Закона N 44-ФЗ). Для этого рекомендуем запросить у контрагента информацию о привлекаемых субподрядчиках (если иной порядок не предусмотрен вашим контрактом):

• наименование, ОГРН и ИНН (Ф.И.О., ОГРИП и ИНН для индивидуальных предпринимателей). По этим данным Вы сможете проверить, есть ли сведения о субподрядчике в едином реестре СМП. Сделать это можно в специальном разделе сайта ФНС России https://rmsp.nalog.ru/;
• если субподрядчик СОНКО — сведения о видах осуществляемой деятельности. Они понадобятся вам, чтобы проверить, соответствует ли организация требованиям к СОНКО, которые установлены п. 2.1 ст. 2 Закона о некоммерческих организациях;
• данные о стоимостном объеме работ, передаваемых на субподряд, с приложением копий договоров с субподрядчиками.

Если ваш контрагент не представит запрошенную информацию или вовсе не исполнит обязанность привлечь СМП или СОНКО, вы можете потребовать уплаты штрафа (п. п. 6 и 8 Правил определения размера неустойки N 1042). Но сделать это можно лишь в случае, когда эти обязанности и ответственность за их неисполнение предусмотрены контрактом.

При исполнении дорогостоящих контрактов вы также обязаны проконтролировать привлечение субподрядчиков (ч. 23 ст. 34 Закона N 44-ФЗ).

Если вы составили контракт правильно, в нем уже должна быть предусмотрена обязанность поставщика предоставить сведения обо всех субподрядчиках, если цена их договоров с вашим контрагентом составляет более 10% цены контракта. В таком случае запрашивать у контрагента информацию о субподрядчиках не нужно.

Если вы не предусмотрели таких положений в контракте, рекомендуем сразу после заключения контракта все же запросить сведения и установить срок для их представления — не позднее 10 дней со дня заключения договоров субподряда.

Если ваш контрагент по дорогостоящему контракту не представит сведения о субподрядчиках, вы можете потребовать уплаты пени, но только в том случае, если такая ответственность предусмотрена в самом контракте.

Самостоятельное выполнение подрядчиком определенных видов и объемов строительных работ также нужно проконтролировать, если требование о таком их выполнении установлено контрактом. Если подрядчик это требование не соблюдает, вы можете потребовать уплаты штрафа, предусмотренного контрактом.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс Готовое решение: Как действовать заказчику в ходе исполнения контракта по Закону N 44-ФЗ (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Исполнение договора: 7 контрольных точек

Наряду с деловой репутацией вашего контрагента, целесообразно заручиться законными, гарантирующими исполнения обязательств. Во многом они подготавливаются уже на этапе разработки договора. Чаще всего, в деловой практике, используются поручительство или залог, ещё чаще — пени и штраф.

Пени и штрафы, по большому счету, пугалка. При адекватной защите взыскать больше двойной ставки рефинансирования крайне сложно.

• Поручительство дает возможность получить удовлетворение не только от вашего контрагента, который по каким-то причинам не смог исполнить обязательства, но и от лица добровольно принявшего на себя такие обязательства.
• Залог, в случае неисполнения, даёт возможность забрать деньги от продажи заложенного имущества.
• Если ваш контрагент отказывает вам в обеспечении, необоснованно спорит о размере пени и штрафа за нарушения договора со своей стороны, есть повод серьезно задуматься и поискать другого партнёра.

Контроль оплаты — дело нехитрое. Есть или нет деньги на расчётном счету можно посмотреть в клиент-банке. Ну даже, если деньги на месте не нужно расслабляться. Необходимо проверить следующее:

• С правильного ли юридического (или физического) лица поступили к вам средства? А именно, с этим ли гражданином или фирмой вы заключали договор?
• Правильно ли указано назначение платежа в платёжном поручении? Есть ли в платеже номер вашего счёта или договора?

Если другая сторона ошиблась (или утверждает, что ошиблась), т.е. какое-либо из этих условий нарушено , имейте ввиду, что в суде мяч уже будет не на вашей стороне, а возможно и не на вашем поле. А совершённый платёж, скорее всего, придётся вернуть. Не искушайте судьбу, своевременно обращайтесь за юридическими услугами.

Проще говоря контролируйте баланс «дать-взять». Или более романтично, внимательно наблюдайте, одинаковой ли ширины шаги делают стороны навстречу друг другу.

Если одна из сторон прекратила платежи, то и другой следует приостановить поставки. Если контрагент задерживает выполнение обязательств, то и вам не стоит торопиться. Этого требует священный баланс встречного предоставления.

Перед применением на деле принципа «дать-взять» внимательно изучите свой договор на предмет иного достигнутого компромисса в вопросе встречного предоставления. Если вы сами договорились сделать всё наперед, и только после этого получить предоставление от контрагента, приостановка исполнения с вашей стороны будет чревата обоснованными санкциями.

Жизнь — это непрерывный поток событий: приятных и не очень. События вокруг вашего договора называются юридическими событиями. Правильно зафиксированное юридическое событие может быть представлено на перспективу в суде — а это уже доказательства!

В процессе исполнения договора какие-то из юридических событий фиксируются автоматически (например, банк без вашего участия фиксирует все платежи на счёт). А некоторые события требуют дополнительных усилий для фиксации. И важно не пренебрегать и не лениться фиксировать всё, что может существенно усилить позиции вашего бизнеса в суде.

Что-то можно оставить без внимания, но только не следующие четыре пункта:

• нарушение любых сроков (сроков начала и окончания работ, промежуточных этапов работ, сроков поставки, устранения недостатков, сроков действия договора и т.п.);
• нарушения, связанные с предметом договора: соответствие наименования, ассортимента, количества, прочих характеристик;
• нарушения, связанные с качеством товаров, работ, услуг
• отказы от получения, подписания, ознакомления с чем либо и т.д.

Одним словом, фиксируем все, что не соответствует вашему представлению о верном исполнении договора.

Приёмка товаров и услуг — чуть ли не самое важное юридическое событие в процессе исполнения договора.

• На этом этапе, прежде всего, убедитесь, что представитель принимающей стороны обладает всеми необходимым полномочиями для приёмки. Проще говоря, проверяйте доверенность и другие документы представителя.
• Изучите и руководствуйтесь сложившимися в вашей отрасли правилами приемки. Сложившиеся правила приемки в оптовой торговле замороженными продуктами существенным образом отличаются от правил приемки высокоточного промышленного оборудования. Ищите варианты для маневра именно в вашей сфере. Иначе вы только потеряете время.
• Проводите приемку с участием квалифицированных специалистов. Если не разбираетесь сами в существе вопроса, обязательно привлекайте профессионалов. Если в первичных отчетных документах не будут отражены претензии любого порядка, вы, за некоторым исключением, лишите себя возможности ссылаться на выявленные недостатки в будущем. …… «Дорого яичко ко Христову дню!»
• Недопустима ситуация, когда в компании никто не знает содержания инструкции П-6 П-7. Но при этом все ссылаются на правила приемки, предусмотренные этими документами.

Ну и конечно приёмка товаров и услуг должна заканчиваться фиксацией юридического события через вашу копию первичных документов — акта или накладной (товарно-транспортной накладной).

• Используйте унифицированные формы первичных учетных документов. Как правило, они не обязательны к применению, но в целях исключения неточностей и отсутствия необходимой информации, применяйте в работе именно их.
• Особое внимание уделяйте вопросу их правильного заполнения. Наряду с прочим, например, в товарной накладной заполняйте раздел «Основание». И не надо в нем указывать «основной договор».Указывайте название именно вашего договора, его дату и номер. Только в этом случай вы можете рассчитывать на договорную поставку, а услуги юриста определят победу в суде.

Имейте ввиду, что пока договор исполняется, дела у противоположной стороны могут пойти не очень хорошо. Кто-то может подать на вашего партнера иск в суд, в отношении него могут быть начаты административные производства или на горизонте вдруг замаячит процедура банкротства.

Согласитесь, всегда лучше узнать об это раньше, чем прекратятся поставки или платежи. Если договор на весомые суммы, контрагента нужно обязательно мониторить. Для этого мы всегда рекомендуем услугу скоринга (глубокая проверка вашего контрагента). А для сделок купли-продаже бизнеса — обязательное юридическое сопровождение Due Diligence.

Итак, следите за исполнением договора.

Еще на стадии подписания договора согласуйте взаимную ответственность и обеспечение исполнения обязательств.

Контролируйте оплату, придерживайтесь принципа встречного предоставления, фиксируйте юридические события, правильно оформляйте первичные документы, не забывайте мониторить своих контрагентов.

Цель проверки договоров: особенности и этапы, проверка договоров на соответствие законодательству

Договоры согласно гражданскому законодательству Российской Федерации – это соглашения, способные порождать, изменять или прекращать конкретные права и обязанности договаривающихся лиц. Они заключаются между двумя или более сторонами.

Простыми словами, договоры являются одним из подвидов гражданско-правовых сделок. Зачастую, когда документ вступает в силу, одна из сторон получает право требовать, а другая сторона должна это право требования удовлетворить. В случае если договор не соответствует требованиям законодательства, относящимся к определенному типу договора – он является недействительным.

Этапы проверки договоров

Все требуемые действия для проверки любого договора можно разделить на три этапа:

1. Подготовительный этап, от качества которого зависит вся проверка, это сбор актуальной и достоверной информации;
2. Обеспечение полного соответствия договора нормам действующего законодательства. Поиск всех возможных рисков;
3. Составление отчетного документа о проведенной проверке.

Изначально нужно определиться с задачей и целью проверки. Простыми словами, первый этап – составление нескольких вопросов, на которые требуется ответить. Ответы должны быть развернутыми и обоснованными.

Следующий этап проверки соглашения или договора — это прямое изучение документа, анализ пунктов и условий. В этом случае цель проверки договоров – убедиться в их соответствии действующему законодательству, а именно текущим нормам гражданского права.

Не секрет, что законы постоянно меняются или корректируются для полного соответствия целям гражданского оборота. Как правило, люди, постоянно следящие за изменениями в правовой сфере – профессиональные юристы или частные юридические компании.

Специалист, отталкиваясь от действующего законодательства, сопоставляет его с условиями, включенными в договор.

Данная процедура – дополнительная причина обратиться за помощью к профессиональным юристам, которые выполнят правовую экспертизу соглашения.

Так ли это важно? Безусловно – да, но большая часть граждан не уделяет достаточно внимания контролю договорных правоотношений.

Из-за этого остается много рисков возникновения ошибки в момент заключения соглашений.

Например: могут поменяться или устареть «правовые нормы», в связи с чем договор может быть признан недействительным. Поэтому главная задача специалиста – предотвращение таких ситуаций.

Третий и последний этап – анализ всей полученной информации и формирование экспертного мнения. Чаще всего подобные заключения представляются в устной форме или на бумаге с указанием рекомендаций специалиста.

Дополнительно заказчик проверки и анализа документации имеет возможность получить «финальный договор», в котором все уже исправлено и скорректировано.

Считается, что такое развитие событий эффективнее, так как в руки заказчика попадает договор, который соответствует текущему законодательству и требованиям. В качестве бонуса эксперт оставляет в соглашении рекомендации для участвующих сторон.

Это первый ответ на вопрос: «Какова цель проверки договоров?». Благодаря проверке и оценке документов на соответствие требованиям гражданского законодательства РФ, договаривающиеся стороны могут избежать негативных последствий, в том числе:

• Судебных разбирательств;
• Споров между сторонами;
• Недействительности договора.

Другими словами, одна из главных задач проверки договоров – обнаружение несоответствий и нарушений норм гражданского законодательства, способных привести к негативным последствиям. 

Во время проверки договоры сверяются с законодательными требованиями, относящимися к конкретному договору. Помимо этого, тщательно анализируется содержание договоров на предмет юридических рисков, которые могут возникнуть у клиента в будущем. Можно сказать, что правовая экспертиза договоров способна исключить возможность возникновения негативных последствий после его заключения. 

Особенности проверки договоров

До отправки согласованного договора требуется совершить проверку правильности его оформления, а в случае наличия ошибок договор отправится на переоформление, а затем снова на согласование. Отказ от проверки и анализа увеличивает риск потери финансов из-за небрежного составления договора. 

Следующая важная цель проверки договоров – это обнаружение и устранение рисков, находящихся непосредственно в условиях договора. Они способны пагубно повлиять на состояние клиента.

Такими договорными условностями принято называть: отяготительные условия, дополнительные обстоятельства, прикрепляющиеся к договорам.

Чтобы свести риски к минимуму, следует осуществить проверку, она является гарантией защиты клиента от негативных последствий.

В каких ситуациях проверка договоров – обязательна?

1. Если договор заключается на значительную сумму;
2. Если заключаемый договор является смешанным или комплексным;
3. Если соглашение заключается на передачу ценной недвижимости или транспорта;
4. Если соглашение заключается с новым контрагентом.

Какую работу выполняет эксперт, отвечающий за проверку договоров?

• Поиск юридических ошибок, погрешностей и некорректных данных;
• Поиск неоднозначных и подозрительных пунктов;
• Выявление пунктов и условий, требующих корректировки;
• Поиск условий, негативно влияющих на клиента;
• Осуществление действий для предотвращения признания документа недействительным;
• Контроль контрагента.

По мнению руководителей крупных компаний: «Постоянная проверка договоров необходима, когда в самом договоре на этапе составления были упущены юридические риски, что и привело к необходимости постоянного контроля».

Какие части и пункты договоров нужно проверять?

Первым делом необходимо ответить на вопрос: «Кто в текущей сделке является контрагентом?». Поэтому проверять контрагентов следует до заключения договора.

Простой вариант – заказать выписку из государственного реестра юридических лиц, затем проверить организацию в общественных базах данных на предмет наличия судебных разбирательств.

Последний шаг — это проверка наличия долгов перед государством и подтверждение легальности полномочий руководства.

Кроме того, существует группа лиц, обладающая правом действовать от имени организации, когда эти права подтверждаются доверенностью. По этой причине необходимо ознакомиться с данным документом.

Рекомендуется максимально внимательно рассмотреть сроки действия доверенности и подтвердить факт наличия у представителя фирмы прав действовать от ее лица.

После этого требуется осмотреть доверенность, найти пункт, где перечислены полномочия представителя.

Можно сказать, что проверка контрагентов не является чем-то сложным и не требует особых навыков. Закончив с проверкой представителя, следует начать ознакомление с договором, анализом его условий. Условия договора не должны иметь возможности толковаться двояко.

То есть все условия соглашения обязаны быть написаны ясно и односложно, это делается для исключения проблем, связанных с пониманием документа.

Договор обязан содержать все значимые условия, их непременное наличие обуславливается законодательством Российской Федерации.

Проверка выполнения договоров

Хорошо составленный договор в юридическом плане – это действенный способ достижения желаемых целей. Дополнительно договор может стать средством защиты от необоснованных обвинений, споров со стороной контрагента и избавить от будущих проблем.

Выполнение договоров и соглашений – это исполнение действий, входящих в предмет договора.  Если одна из сторон не соблюдает договоренности, ее можно привлечь к ответственности (например, взыскать неустойку), основываясь на пунктах договора.

Конец выполнения договора наступает после фактического окончания указанных действий или работ.

Некоторые соглашения имеют отдельный пункт «Возможные изменения в объемах или продолжительности договора», в этой ситуации договор не может считаться выполненным, пока не будут выполнены дополнительные условия.

Другой способ завершить исполнения договора – создание двухстороннего акта «приема-сдачи», который должны подписать руководители и заместители участвующих сторон (исполнитель/заказчик).

Главное, что следует запомнить из всего вышеперечисленного материала – проверка договоров или соглашений, была и остается важной составляющей сделки, с помощью которой минимизируются все возможные риски. Также она защищает клиентов от возможных негативных последствий, связанных с выполнением условий договоров.

8 этапов договорной работы

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами.

Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора 

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.  

Если вы занимаетесь подготовкой:

1. Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

2. Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

3. Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов. 

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

1. Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

2. Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

3. Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

4. Цену или условия расчетов.

5. Ответственность за неисполнение.

6. Сроки и дополнительную информацию.

7. Ответственных лиц.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана. 

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

• Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.  
• Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты. 
• ИНН/ОГРН.
• Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.   
• Копия доверенности на иных лиц.
• Копия лицензии на деятельность.
• Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну. 
• Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
• Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.

Регламент контроля исполнения документов

Организация любого уровня сталкивается в работе с непрекращающимся потоком документов, многие из которых требуют быстрой или отложенной реакции. Документы регистрируются в канцелярии, на их базе формируются поручения, которые выполняются с разной долей успеха. Необходима организация контроля за исполнением документов. Эта процедура требует регламентирования.

Нормативно-правовое регулирование

Не существует законов или иных нормативных актов, изданных на государственном уровне, которые регламентировали бы процесс документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, не в полной мере отражает реалии бизнеса.

На практике процесс складывается на базе еще советских традиций, видоизменяясь вместе с цифровизацией экономики, но оставаясь неизменным в бумажной части.

Компания, внедряя документооборот, опирается на знания сотрудников с опытом работы в государственных структурах или на существующие в этой сфере стандарты.

Одним из них является национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

На базе этого ГОСТа компании разрабатывают регламенты, в которых описывается процесс движения документов, выдачи поручений и контроля исполнения. При наличии системы электронного документооборота (ЭДО) нормы регламента отражаются в маршрутах движения документов, заданных в программе. 

Суть контроля

Регламент контроля исполнения документов может существовать в виде отдельной внутренней инструкции или быть процессом, внедренным по умолчанию. Первый путь надежнее, он позволяет снимать вопросы, привлекать к ответственности за невыполнение не только поручений, но и внутренних положений, с которыми сотрудник был ознакомлен.

Организация, создавая собственный процесс контроля исполнения документов, должна определить цели, которых хотелось бы достичь.

Контроль ради контроля нецелесообразен, он должен:

1. Систематизировать документы, облегчить процесс их поиска. На своем жизненном пути бумажный документ может находиться в подразделении ДОУ (управление документооборотом), у руководителя организации, в секретариате, у одного из исполнителей или в процессе передачи между ними, в деле, будучи подшитым в папку после завершения его исполнения. Если фактическое место нахождения электронного документа всегда можно определить в программе ЭДО, то путь бумажного должен отслеживаться «вручную»: компания в любой момент должна знать, где находится важное письмо или поручение.
2. Предотвращать утрату документа. Отказ от отслеживания приводит к тому, что ошибка секретаря или невнимательность исполнителя становятся причиной утраты оригинала договора или письма, отправленного в корзину вместо ненужной копии. Такие случаи часты, существуют судебные решения, в которых отказ от предоставления подлинника, оригинала договора стал причиной проигрыша дела.
3. Выявлять случаи неисполнения поручений. Исполнительская дисциплина гарантирует успешность бизнеса, и контроль исполнения документов призван определить наиболее и наименее ответственные подразделения и сотрудников, дав возможность принять кадровые решения или оптимизировать бизнес-процессы.
4. Создать базу статистики по документам и исполнителям, анализ которой позволит решить различные вопросы бизнеса и менеджмента, например, определить время, затраченное на обработку документов наибольшей и наименьшей важности. 

Время, затраченное на контроль, должно окупаться за счет в повышения результатов деятельности компании, ее успешности и конкурентоспособности.

Виды контроля

Контроль исполнения документов предполагает систематический мониторинг действий сотрудников, осуществляемый силами подразделения ДОУ. 

В ГОСТе выделяют два самостоятельных вида контроля:

• Действий. Он предполагает проверку действий исполнителя, получившего поручение руководства на обработку документа. Условиями для возникновения такого контроля являются регистрация документа в журналах подразделения делопроизводства, оформление официального поручения, выполнение которого ограничено временными рамками. 
• Местонахождения. Он применяется, когда документ покидает подразделение делопроизводства и оказывается у сотрудников, руководства, контрагента или государственной организации, например, подлинник свидетельства о собственности отдается для регистрации сделки. В этом случае все перемещения документа должны отслеживаться и фиксироваться в журналах или при помощи расписок с указанием участников и времени передач.

Организации традиционно совмещают оба вида контроля, отдавая приоритет контролю действий, как более важному с точки зрения бизнес-процессов.

Тратить человеческие и временные ресурсы на отслеживание пути каждого бумажного документа бывает нецелесообразно, в большинстве случаев они движутся по компании без отражения пути их передвижения в бумажных регистрах.

При внедрении системы электронного документооборота задача по контролю местонахождения упрощается, электронные версии писем и договоров в установленные сроки оказываются в компьютере исполнителя, в то время как их бумажные оригиналы не покидают подразделения делопроизводства или архива.

Результаты правильно построенной системы контроля исполнения документов выражаются в двух позитивных вариантах:

• повышается исполнительская дисциплина, сокращаются сроки и улучшается качество исполнения поручений;
• собирается статистическая информация, позволяющая оценить работу подразделений и исполнителей, выявить проблемные участки в работе.

На основании работы подразделения ДОУ по анализу информации определяются некоторые ключевые показатели эффективности, используемые в системах мотивации. ДОУ в свою очередь на основе анализа вносит предложения об изменении в процедурах движения документов.

Составление регламента контроля исполнения документов

Организация, исходя из собственных традиций составления нормативно-распорядительной документации, определяет, в какой форме будет создаваться регламент. 

Традиционно в российских организациях используются следующие типы внутренних документов:

1. Положение, устанавливающее общие нормы документооборота, определяющее ответственность исполнителей.
2. Регламент, делающий упор на описание процессов движения документов.
3. Инструкция, в основной части отвечающая на вопросы пользователей.
4. Методика, рассказывающая о способах и методах обработки документов.

Обычно одновременно принимаются положение и вместе с ним регламент или инструкция, но можно ограничиться одним типом документа. 

Регламент должен отвечать на следующие вопросы сотрудника компании:

• на какое подразделение или ответственное лицо возложена обязанность контроля за процессом исполнения документов в организации;
• какие документы и поручения и в каких случаях ставятся на контроль исполнения, каковы процедура их постановки на контроль, процесс уведомления об этом работника;
• этапы контроля исполнения документов;
• сроки исполнения документов, процедуры их сокращения или продления;
• формирование статистической информации, направление и порядок ее использования;
• внесение сведений по результатам контроля в учетные регистры;
• процедура осуществления контроля исполнения документов (постановка на контроль, предварительная и окончательная проверка хода исполнения документов, снятие документа с контроля, порядок информирования о выполнении поручения);
• основные этапы работы с исполнителями, выполняемые подразделениями ДОУ (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения, форма отметки о выполнении в бумажных и электронных регистрах учета);
• порядок уведомления менеджмента компании о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

Каждый из этих аспектов должен быть прописан максимально подробно, от этого зависит качество работы компании. Некоторые организации оформляют приложения к регламенту, в которых визуализируют бизнес-процессы в виде блок-схем или рисунков.

Регламент контроля исполнения документов стандартно разрабатывается подразделением ДОУ с участием юридического подразделения, а в случае внедрения в компании электронного документооборота – с участием IТ-отдела.

Он согласовывается со всеми причастными бизнес-единицами организации – от отделов до филиалов. Поступившие замечания анализируются и учитываются в итоговой редакции. Далее регламент утверждается на уровне руководства компании и вводится в действие отдельным приказом.

В приказе обязательно указываются необходимость ознакомления с документом сотрудников, формы и сроки осуществления этой задачи.

Суть исполнения документа

Каждый документ имеет свою внутреннюю структуру, определяющую суть его исполнения, которая должна быть очевидна исполнителю исходя из его должностных обязанностей. 

Типовые случаи исполнения:

• письмо. Требует ответа и, при необходимости, представления документов;
• претензия. Требует изучения, согласования необходимости ответа, отсутствия ответа, удовлетворения или отказа;
• предписание контролирующих органов. Требует изучения и предоставления руководству плана реагирования;
• бизнес-предложение. Требует рассмотрения и подготовки мотивированного отчета о целесообразности его принятия или назначения тендера.

Для нестандартных документов особенности исполнения определяются в поручении руководителя организации или подразделения, передаваемом сотруднику вместе с копией документа.

Сроки исполнения документов

Любому сотруднику прежде всего хочется узнать, в какие сроки он обязан выполнить поручение об обработке документа. Если поручение поставлено на контроль, значит, в нем установлен срок выполнения. Исключениями могут быть длительные поручения, например, непрерывно проводить мониторинг новых угроз информационной безопасности. 

Сроки делятся на:

• стандартные;
• индивидуальные.

Стандартные или типовые сроки исполнения документа редко возникают в деятельности организации на основании внутренних регламентов, если они не установлены законами и иными нормативными актами.

Так, ответ на претензию потребителя о низком качестве товара, в соответствии с законодательством о правах потребителя, должен быть направлен в течение десяти дней. На претензию контрагента ГК РФ предписывает ответить в течение 30 дней, если иной срок не установлен договором.

Такие сроки не могут быть увеличены решением руководства фирмы, но могут быть сокращены.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем, подписавшим поручение. Они формируются исходя из логики документа и бизнес-процессов организации.

Такие сроки могут удлиняться на основании мотивированного представления исполнителя.

Иногда течение сроков исполнения приостанавливается, если для выполнения поручения требуется ожидание выполнения действий третьими лицами, например, запрос документов у контрагента.

Стандартно сроки устанавливаются в календарных днях, начало их течения отсчитывается с момента регистрации в канцелярии для поступившего извне документа и момента подписания поручения руководителем для внутреннего.

Но в российском бизнес-обороте встречается и неопределенность, например, стандартным бывает определение срока выполнения в вариантах несколько дней, одна-две недели. Выполнение задачи ставится в зависимость от добросовестности исполнителя, а службе ДОУ приходится думать, в какой срок контролировать выполнение.

Избежать этого можно, обязав в регламенте указывать только точно определенные периоды времени.

Этапы контроля

В регламенте должны быть точно описаны все этапы контроля исполнения документов, это облегчает работу и службе ДОУ, и причастным подразделениям. 

Стандартно процесс выполнения выглядит следующим образом:

• постановка на контроль с момента определения важности документа и принятия решения о мониторинге процесса его обработки;
• проверка, вовремя ли секретариат или специалисты подразделения ДОУ вручили поручение сотруднику для исполнения;
• промежуточный контроль или напоминание о скором истечении срока выполнения;
• окончательная проверка исполнения;
• снятие документа с контроля;
• определение судьбы документа – подшивка в дело, отправка в архив, возвращение отправителю;
• сбор и анализ статистики;
• информирование руководства о результатах анализа, формирование предложений.

Постановка на контроль осуществляется в следующих вариантах:

• на бумажном носителе информации проставляется отметка;
• в журналах учета, бумажных и электронных, делается запись;
• в системе электронного документооборота проставляется метка в специальном поле.

Далее документ передается исполнителю. Если нет прямой необходимости работы с оригиналом или работник не является ответственным за хранение этого типа документов, например, претензии хранятся в юридическом отделе, а запросы налоговой инспекции в бухгалтерии, сотруднику передается копия.

Он расписывается о ее получении, тем самым подтверждая свое согласие с поручением и уведомление о сроках его выполнения. Если в поручении указано несколько исполнителей, копии документов передаются каждому из них, а оригинал – ответственному лицу, оно обычно указывается в поручении первым.

При передаче документов между исполнителями обычно не требуется фиксации этого в журналах учета, за исключением случаев, когда на письме или договоре стоит гриф секретности.

В процессе исполнения регулярно производится напоминание об истечении срока работы с поручением. Оно делается сотруднику или структурному подразделению организации по телефону, в виде sms-сообщения или на электронную почту. 

Если поручение предполагает длительный срок выполнения, напоминания делаются по определенному регламенту:

• для задач последующих лет (построить завод) – раз в год;
• для задач, рассчитанных на несколько месяцев, – раз в месяц;
• для заданий текущего месяца – раз в десять дней.

По истечении сроков проводится итоговый контроль. Исполнитель предъявляет результат работы – отправленное письмо, заключенный договор, поступление средств от контрагента, которому направлялась претензия. После этого поручение снимается с контроля.

Процесс контроля не может быть полностью автоматизирован. Сотрудник ДОУ обязан проверить не только сроки и факт выполнения поручения, но и его суть. Именно это делает необходимым принятие в организации регламента контроля исполнения документов и поручений.

05.12.2019