Статья 20. источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в РФ, норм пп. 4.2 и 4.2.

1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Архив ведет список организаций — источников комплектования по установленной форме.

На 01.04.2021 года в список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций.

Приглашаем организации, которые желают оставить свой след в истории нашего города, к сотрудничеству.

Все интересующие вас вопросы можно задать начальнику отдела комплектования Смолиной Светлане Сергеевне и главному специалисту отдела Кресс Юлии Константиновне по телефону +7 (342) 235-28-11.

Порядок взаимодействия архива с организациями – источниками комплектования

Ю.Н. КочигинаНачальник отдела комплектования

Одной из важных задач архивных учреждений является систематическое пополнение государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, образующимися в процессе деятельности организаций разных сфер деятельности и форм собственности. Указанное систематическое пополнение архивов определяется термином «комплектование».

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Как известно, документы Архивного фонда Российской Федерации образуются не только в процессе деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, но и в делопроизводстве негосударственных организаций и организаций частной формы собственности.

При включении подобных организаций в списки источников комплектования архив руководствуется в первую очередь двумя основными критериями: особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др.) и место организации в зоне комплектования архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации.

В целях качественного комплектования, формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, государственные и муниципальные архивы в пределах предоставленных им полномочий осуществляют взаимодействие с делопроизводственными службами, архивами и экспертными комиссиями организаций — источников комплектования, заключающееся в оказании методической и практической помощи в следующих направлениях деятельности.

1. Методическая и практическая помощь в организации документов в делопроизводстве и формировании дел:
• по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела, в том числе в составлении и согласовании индивидуальных инструкций по организации делопроизводства и архивного дела и примерных и индивидуальных номенклатур дел;
• по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе по проведению экспертизы ценности документов;
• по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу;
• по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций
• по подготовке документов к передаче на архивное хранение;
2. Методическая и практическая помощь в совершенствовании работы делопроизводственных служб, архивов организаций и экспертных комиссий источников комплектования.

Совершенствование работы заключается в оказании помощи:

• в подготовке примерных и индивидуальных положений об архивах организаций – источников комплектования, положений о постоянно действующих экспертных комиссиях;
• в участии в работе ЭК организаций – источников комплектования, не только в качестве приглашенных специалистов, но и членов этих комиссий;

в участии в проверках соблюдения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях – источниках комплектования архива, организуемых Агентством по делам архивов Пермского края.

3. Методическая и практическая помощь в повышении профессиональной квалификации работников, отвечающих за ведение архивов организаций – источников комплектования.

Основными формами повышения квалификации могут быть:

• постоянно действующие курсы повышения квалификации;
• постоянно действующие семинары по отдельным основным вопросам работы архивов организаций — источников комплектования;
• разовые обучающие семинары по актуальным вопросам, а так же для ознакомления и внедрения нормативных документов по делопроизводству и архивному делу;
• совещания, стажировки, деловые игры;
• консультации и встречи с целью обмена опытом;

круглые столы, презентации и выставки;
смотры-конкурсы для делопроизводственных служб, архивов организаций.

Взаимодействие архива с организацией – источником комплектования обязательно отражается в наблюдательном деле. Наблюдательное дело ведется на каждую организацию-источник комплектования. В него рекомендуется включать следующие группы документов:

1. Документы, характеризующие организацию;
• копии нормативных и распорядительных документов о создании организации, изменениях ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации;
• справки об изменениях в структуре и форме собственности организации;
• выписки из протоколов заседаний ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о включении организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и об исключении из него; Экспертные заключения, справки.
2. Документы, характеризующие работу архива организации, постановку делопроизводства в организации.
• карточка учета работы с организацией (находится в картотеке);
• копии распорядительных документов руководителя организации о назначении ответственного за делопроизводство и архив, о создании и составе экспертной комиссии (ЭК) организации, других распорядительных документов, касающихся архивного дела и делопроизводства организации;
• утвержденное и согласованное положение об архиве;
• утвержденное и согласованное положение об ЭК организации;
• планы работы ЭК организации;
• переписка об изменении номенклатуры дел;
• инструкция по делопроизводству (и распорядительный документ о введении ее в действие);
• справки, акты, предписания по результатам проверок делопроизводства и архива организации;
• акты организации об утратах документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, документы о причинах утраты и мерах по розыску документов (после приема документов организации на постоянное хранение в архив указанные документы помещаются в дело фонда);
• переписка с организацией по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации (докладные записки в адрес руководства и вышестоящей организации, протоколы совещаний при руководстве и др.).

• В случае необходимости состав документов наблюдательного дела может быть уточнен.
• С целью контроля за качеством описей в наблюдательное дело могут помещаться заключения на годовые разделы описей, направляемые на рассмотрение ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, и выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями к ним.
• Наблюдательное дело формируется с момента включения организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и ведется до момента исключения организации из него.
• Состав документов, помещаемых в наблюдательные дела, периодически пополняется соответствующим комплексом действующих нормативно-методических и других документов.
• При передаче организации-источника комплектования архива в другой архив передается и ее наблюдательное дело.

При исключении организации из числа источников комплектования государственного, муниципального архива ее наблюдательное дело подвергается полной обработке (экспертиза, переплет, нумерация), включается в опись и передается на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив (архив архива). При незначительном объеме документов, содержащихся в наблюдательном деле, они включаются в дело фонда соответствующей организации.

Новые Правила работы государственных и муниципальных архивов – на что обратить внимание источникам комплектования

Традиционно в профессиональном сообществе архивистов основополагающий документ, определяющий архивную технологию в стране, назывался «Основные правила работы». Поэтому далее для удобства используется именно это понятие.

С момента создания в 1918 году Единого Государственного Архивного Фонда и вплоть до начала 1960-х годов «Основных правил работы» государственных архивов как единого обобщающего документа не существовало.

Их заменяли разнообразные инструктивно-методические указания ведомств, отвечавших за архивное дело, также носившие самоназвание «основные правила», особенно многочисленные в период руководства архивами со стороны органов государственной безопасности. Так, например:

• в 1938 году НКВД СССР утвердил «Правила ревизии наличия и состояния архивных материалов в государственных архивах СССР» 2;
• в 1945 – «Основные правила публикации документов государственного фонда СССР» 3;
• в 1948 – «Основные правила систематизации документальных материалов в государственных архивах СССР» 4 и т.д.

Понятно, что большое количество «основных правил» обуславливало их несогласованность, что затрудняло единообразие организации работы архивов.

Первые «Основные правила работы», в которых была предпринята успешная попытка унификации деятельности госархивов, были утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1962 году и действовали почти 22 года 5. Приказом Главархива СССР от 07.12.

1983 № 352 были утверждены «Основные правила работы», которые формально сохраняли свою силу вплоть до 2007 года, несмотря на полное изменение социально-экономических отношений в стране. Без малого четверть века! Это беспрецедентный срок стабильности нормативного документа в истории отечественного архивного дела.

Справедливости ради, следует отметить попытку Росархива принять в 2002 году «Основные правила работы», хоть как-то отвечавшие реалиям постсоветского пространства.

Однако этот документ не смог стать общеобязательным в связи с отсутствием на тот момент федерального архивного закона (ныне действующий «Об архивном деле в Российской Федерации» 6 был принят только в 2004 году).

По этой причине «Основные правила работы» 2002 года так и остались методическим пособием, правда утвержденным коллегией Государственной архивной службы России.

После административной реформы 2004 года «Основные правила работы» должны были утверждаться уже Минкультуры РФ, компетентность которого в вопросах архивного дела надежно подкреплялась подведомственным ему Росархивом (где собственно они и были написаны). Приказ об утверждении этих «Основных правил работы» увидел свет в 2007 году 7.

Внимательный читатель давно уже обратил внимание, что в правилах 1962 и 1983 годов речь идет только о государственных архивах, а в 2007 и 2020 годах – о государственных и муниципальных.

Почему? Причина в том, что в советский период архивные учреждения районного уровня (ныне – муниципальные) всегда находились на правах «младшего товарища» государственных (областных и союзных) архивов.

Они не имели постоянного состава документов, передавали свои фонды в госархивы более высокого ранга (на уровень областей) и фактически выполняли роль «промежуточных архивов». Требования к ним, как правило, были упрощенными и закреплялись в самостоятельных правилах 8.

В постсоветский период районные архивы стали муниципальными с постоянным составом документов и правом вечного (постоянного) хранения архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности. Поэтому, несмотря на самостоятельность муниципалитетов в решении финансовых вопросов архивного дела (по федеральному закону о местном самоуправлении 9), с 2007 года «Основные правила работы» стали общими для государственных и муниципальных архивов.

источники комплектования государственных архивов

Под источниками комплектования государственных архивов понимаются государственные и муниципальные органы власти, а также организации и граждане, деятельность которых образует документы Архивного фонда Российской Федерации. 

Списки источников комплектования архива формируются на основании договора, который заключается с гражданами и негосударственными организациями.

Критерии источников комплектования архива

Чтобы организация была отнесена к источникам комплектования архива. Она должна соответствовать определённым критериям, среди которых:

• функционально-целевое назначение организации;
• полнота отражения информации о деятельности той или иной организации в архивных фондах, находящихся в других организациях.

Составление списков источников комплектования

Списки источников комплектования составляет архив согласно закону об архивном деле в РФ. И рекомендаций федерального органа исполнительной власти, осуществляющего свою деятельность в архивном деле. Проект списков того или иного архива рассматривается экспертно-проверочной комиссией и согласовывается с Центральной экспертно-проверочной комиссией. 

Уведомление организации о включении или исключении из списка

Затем организация получает справку, экспертное заключение о включении или исключении из списка, содержащего источники комплектования государственных архивов. Кроме того, организации сообщается о том, в какой форме принимаются на хранение архивные документы. 

Наблюдательное дело на организацию источник комплектования

В архиве на каждую организацию, которая стала источником комплектования государственных архивов, заводится наблюдательное дело. В него включают документы, подтверждающие правовой статус и деятельность организации, структуру делопроизводства и работу архива. Также для учёта работы с источниками комплектования в архивах создаются базы данных и учётно-справочные картотеки. 

Взаимодействие между архивом и организацией

Взаимодействие между архивом и организацией заключается в следующем:

• вместе с источниками комплектования архив готовит к процедуре согласования номенклатуры дел, различные инструкции по делопроизводству, положения об экспертных комиссиях, работающих с источниками комплектования архивов;
• архив проводит проверки соблюдения правил комплектования, учёта, хранения и использования документов, предназначенных для передачи в архив;
• при обеспечении сохранности документов временного хранения архив взаимодействует с экспертными, архивными и делопроизводственными службами источников комплектования.

Для эффективного взаимодействия обратитесь к нам

Для эффективного взаимодействия с архивами организация может не только создать соответствующие отделы в собственной структуре, но и обратиться за помощью в нашу компанию, которая имеет многолетний опыт взаимодействия с государственными и муниципальными архивами и на высоком профессиональном уровне сможет осуществить работы.

Осуществляемые нами работы

• организация в делопроизводстве соответствующих документов с последующим формированием дел;
• отбор документов, которые относятся к Архивному фонду РФ, и их подготовка к передаче в архив на хранение;
• приведение в порядок документов по личному составу;
• ведение учёта документов с временными сроками хранения;
• подготовка нормативных документов по вопросам архивного дела, а также делопроизводства.

Профессиональный подход

Только профессиональный подход специалистов нашей компании позволит вам наладить эффективное взаимодействие с архивом по своевременной подготовке различных документов к передаче их на временное или постоянное хранение!