Статья 20. источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в РФ, норм пп. 4.2 и 4.2.

1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Архив ведет список организаций — источников комплектования по установленной форме.

На 01.04.2021 года в список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций.

Приглашаем организации, которые желают оставить свой след в истории нашего города, к сотрудничеству.

Все интересующие вас вопросы можно задать начальнику отдела комплектования Смолиной Светлане Сергеевне и главному специалисту отдела Кресс Юлии Константиновне по телефону +7 (342) 235-28-11.

№ п/пНазвание организацииФорма собственности№ фонда
1. Государственная власть в РФ, государственная власть в субъекте РФ, местное самоуправление
1.1.4.   Представительные органы муниципальных образований
1 Пермская городская Дума Муниципальная Ф.1089
1.2. Исполнительные органы государственной власти и местного самоуправления
1.2.3. Исполнительно-распорядительные органы муниципальных образований
2 Администрация города Перми Муниципальная Ф.500
3 Администрация Дзержинского района города Перми Муниципальная Ф.1124
4 Администрация Индустриального района города Перми Муниципальная Ф.1114
5 Администрация Кировского района города Перми Муниципальная Ф.1126
6 Администрация Ленинского района города Перми Муниципальная Ф.1129
7 Администрация Мотовилихинского района города Перми Муниципальная Ф.1107
8 Администрация Орджоникидзевского района города Перми Муниципальная Ф.1122
9 Администрация Свердловского района города Перми Муниципальная Ф.1130
10 Администрация поселка Новые Ляды Муниципальная Ф.1070
1.2.5.Контрольные органы муниципальных образований
11 Контрольно-счетная палата города Перми Муниципальная Ф.1282
12 Контрольный департамент администрации города Перми Муниципальная
4. Охрана правопорядка. Оборона. Ликвидация последствий чрезвычайных ситуаций. Таможенная служба
4.3. Муниципальные учреждения (управления)
13 Департамент общественной безопасности администрации города Перми Муниципальная Ф.1330
14 Муниципальное казенное учреждение «Пермское городское управление гражданской защиты» Муниципальная Ф.1156
15 Муниципальное казенное учреждение «Пермская городская служба спасения» Муниципальная Ф.1168
5. Финансирование. Кредитование. Налогообложение
5.3. Органы управления муниципальных образований (районные, городские)
16 Департамент финансов администрации города Перми Муниципальная Ф.1134
17 Муниципальное казенное учреждение «Центр бухгалтерского учёта» Муниципальная
6. Экономика.Имущество. Региональное развитие. Статистика. Стандартизация [и метрология]
6.3. Органы управления муниципальных образований (окружные, городские, районные)
18 Департамент экономики и промышленной политики администрации города Перми Муниципальная Ф.1147
19 Департамент имущественных отношений администрации города Перми Муниципальная Ф.1179
6.4. Организации и предприятия
20 Муниципальное казенное учреждение «Городская коммунальная служба» (МКУ «Содержание объектов инженерной инфраструктуры») Муниципальная Ф.1212
8. Природные ресурсы. Сельское, лесное, водное, рыбное хозяйство. Землеустройство и землепользование. Охрана окружающей среды и природопользование
21 Департамент земельных отношений администрации города Перми Муниципальная Ф.1302
22 Управление по экологии и природопользованию администрации города Перми Муниципальная Ф.1160
9. Строительство, архитектура, градостроительство. Жилищно-коммунальное хозяйство
9.3. Органы управления муниципальных образований (городские, районные)
23 Департамент градостроительства и архитектуры администрации города Перми Муниципальная Ф.1166
24 Департамент жилищно-коммунального хозяйства администрации города Перми Муниципальная Ф.1162
25 Департамент дорог и благоустройства (Управление внешнего благоустройства администрации города Перми) Муниципальная Ф.1178
26 Управление жилищных отношений администрации города Перми Муниципальная Ф.1404
27 Управление капитального строительства администрации города Перми Муниципальная Ф.970
9.4. Учреждения, предприятия и организации (государственные, муниципальные)
28 Муниципальное учреждение «Управление технического заказчика» Муниципальная Ф.1262
10. Транспорт. Дорожное хозяйство
10.3. Органы управления муниципальных образований (городские, районные)
29 Департамент транспорта (Департамент дорог и транспорта администрации города Перми) Муниципальная Ф.1233
30 Муниципальное бюджетное учреждение «Городское управление транспорта» Муниципальная Ф.1175
13. Высшее, общее среднее и специальное образование
13.3. Органы управления муниципальных образований (окружные, городские, районные)
31 Департамент образования администрации города Перми Муниципальная Ф.1142
13.6. Муниципальные учреждения общего среднего и специального образования
32 Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Лицей № 4» Муниципальная Ф.1209
33 Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 7 с углубленным изучением английского языка» Муниципальная Ф.1173
34 Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 9 с углубленным изучением предметов физико-математического цикла им. А.С.Пушкина» Муниципальная Ф.1240
35 Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 11 им. С.П.Дягилева» Муниципальная Ф.1171
36 Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 4 имени братьев Каменских» г. Перми Муниципальная
14. Культура. Искусство. Архивное дело
14.3. Органы управления муниципальных образований (городские, районные)
37 Департамент культуры и молодежной политики администрации города Перми Муниципальная Ф.1139
14.4. Учреждения и организации (государственные, муниципальные)
38 Муниципальное бюджетное учреждение «Архив города Перми» Муниципальная Ф.25
39 Муниципальное автономное учреждение культуры «Пермский зоопарк» Муниципальная Ф.1183
40 Муниципальное автономное учреждение культуры «Планетарий» Муниципальная Ф.1413
41 Муниципальное автономное учреждение культуры «Пермский городской дворец культуры им. А.Г. Солдатова» Муниципальная Ф.1383
42 Муниципальное автономное учреждение культуры «Пермский театр юного зрителя» Муниципальная Ф.1439
43 Муниципальное автономное учреждение культуры «Центральный выставочный зал г. Перми» Муниципальная
17. Спорт, туризм и молодежная политика
17.3 Органы управления муниципальных образований (городские, районные)
44 Комитет по физической культуре и спорту администрации города Перми Муниципальная Ф.1163
17.4. Учреждения, организации, предприятия (государственные, муниципальные)
45 Муниципальное бюджетное учреждение спортивная школа «Киокушинкай» г. Перми Муниципальная Ф.1408 
46 Муниципальное автономное учреждение «Спортивная школа армейского рукопашного боя» г. Перми Муниципальная Ф.1434
18. Национальная политика
18.3. Органы управления муниципальных образований
47 Управление записи актов гражданского состояния администрации города Перми Муниципальная  Ф.1433
19. Социальная защита. Страхование
19.5. Органы управления муниципальных образований (городские, районные)
48 Департамент социальной политики администрации города Перми Муниципальная Ф.1174
20. Избирательные комиссии
20.5. Избирательные комиссии муниципальных образований
49 Избирательная комиссия города Перми Муниципальная
Читайте также:  Статья 8. присяга судьи

Порядок взаимодействия архива с организациями – источниками комплектования

Ю.Н. КочигинаНачальник отдела комплектования

Одной из важных задач архивных учреждений является систематическое пополнение государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, образующимися в процессе деятельности организаций разных сфер деятельности и форм собственности. Указанное систематическое пополнение архивов определяется термином «комплектование».

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Как известно, документы Архивного фонда Российской Федерации образуются не только в процессе деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, но и в делопроизводстве негосударственных организаций и организаций частной формы собственности.

При включении подобных организаций в списки источников комплектования архив руководствуется в первую очередь двумя основными критериями: особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др.) и место организации в зоне комплектования архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации.

В целях качественного комплектования, формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, государственные и муниципальные архивы в пределах предоставленных им полномочий осуществляют взаимодействие с делопроизводственными службами, архивами и экспертными комиссиями организаций — источников комплектования, заключающееся в оказании методической и практической помощи в следующих направлениях деятельности.

  1. Методическая и практическая помощь в организации документов в делопроизводстве и формировании дел:
    • по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела, в том числе в составлении и согласовании индивидуальных инструкций по организации делопроизводства и архивного дела и примерных и индивидуальных номенклатур дел;
    • по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе по проведению экспертизы ценности документов;
    • по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу;
    • по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций
    • по подготовке документов к передаче на архивное хранение;
  2. Методическая и практическая помощь в совершенствовании работы делопроизводственных служб, архивов организаций и экспертных комиссий источников комплектования.
  3. Совершенствование работы заключается в оказании помощи:

    • в подготовке примерных и индивидуальных положений об архивах организаций – источников комплектования, положений о постоянно действующих экспертных комиссиях;
    • в участии в работе ЭК организаций – источников комплектования, не только в качестве приглашенных специалистов, но и членов этих комиссий;
    • в участии в проверках соблюдения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях – источниках комплектования архива, организуемых Агентством по делам архивов Пермского края.

  4. Методическая и практическая помощь в повышении профессиональной квалификации работников, отвечающих за ведение архивов организаций – источников комплектования.
  5. Основными формами повышения квалификации могут быть:

    • постоянно действующие курсы повышения квалификации;
    • постоянно действующие семинары по отдельным основным вопросам работы архивов организаций — источников комплектования;
    • разовые обучающие семинары по актуальным вопросам, а так же для ознакомления и внедрения нормативных документов по делопроизводству и архивному делу;
    • совещания, стажировки, деловые игры;
    • консультации и встречи с целью обмена опытом;
    • круглые столы, презентации и выставки;
      смотры-конкурсы для делопроизводственных служб, архивов организаций.

Взаимодействие архива с организацией – источником комплектования обязательно отражается в наблюдательном деле. Наблюдательное дело ведется на каждую организацию-источник комплектования. В него рекомендуется включать следующие группы документов:

  1. Документы, характеризующие организацию;
    • копии нормативных и распорядительных документов о создании организации, изменениях ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации;
    • справки об изменениях в структуре и форме собственности организации;
    • выписки из протоколов заседаний ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о включении организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и об исключении из него; Экспертные заключения, справки.
  2. Документы, характеризующие работу архива организации, постановку делопроизводства в организации.
    • карточка учета работы с организацией (находится в картотеке);
    • копии распорядительных документов руководителя организации о назначении ответственного за делопроизводство и архив, о создании и составе экспертной комиссии (ЭК) организации, других распорядительных документов, касающихся архивного дела и делопроизводства организации;
    • утвержденное и согласованное положение об архиве;
    • утвержденное и согласованное положение об ЭК организации;
    • планы работы ЭК организации;
    • переписка об изменении номенклатуры дел;
    • инструкция по делопроизводству (и распорядительный документ о введении ее в действие);
    • справки, акты, предписания по результатам проверок делопроизводства и архива организации;
    • акты организации об утратах документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, документы о причинах утраты и мерах по розыску документов (после приема документов организации на постоянное хранение в архив указанные документы помещаются в дело фонда);
    • переписка с организацией по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации (докладные записки в адрес руководства и вышестоящей организации, протоколы совещаний при руководстве и др.).
  • В случае необходимости состав документов наблюдательного дела может быть уточнен.
  • С целью контроля за качеством описей в наблюдательное дело могут помещаться заключения на годовые разделы описей, направляемые на рассмотрение ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, и выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями к ним.
  • Наблюдательное дело формируется с момента включения организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и ведется до момента исключения организации из него.
  • Состав документов, помещаемых в наблюдательные дела, периодически пополняется соответствующим комплексом действующих нормативно-методических и других документов.
  • При передаче организации-источника комплектования архива в другой архив передается и ее наблюдательное дело.

При исключении организации из числа источников комплектования государственного, муниципального архива ее наблюдательное дело подвергается полной обработке (экспертиза, переплет, нумерация), включается в опись и передается на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив (архив архива). При незначительном объеме документов, содержащихся в наблюдательном деле, они включаются в дело фонда соответствующей организации.

Новые Правила работы государственных и муниципальных архивов – на что обратить внимание источникам комплектования

Традиционно в профессиональном сообществе архивистов основополагающий документ, определяющий архивную технологию в стране, назывался «Основные правила работы». Поэтому далее для удобства используется именно это понятие.

С момента создания в 1918 году Единого Государственного Архивного Фонда и вплоть до начала 1960-х годов «Основных правил работы» государственных архивов как единого обобщающего документа не существовало.

Их заменяли разнообразные инструктивно-методические указания ведомств, отвечавших за архивное дело, также носившие самоназвание «основные правила», особенно многочисленные в период руководства архивами со стороны органов государственной безопасности. Так, например:

  • в 1938 году НКВД СССР утвердил «Правила ревизии наличия и состояния архивных материалов в государственных архивах СССР» 2;
  • в 1945 – «Основные правила публикации документов государственного фонда СССР» 3;
  • в 1948 – «Основные правила систематизации документальных материалов в государственных архивах СССР» 4 и т.д.

Понятно, что большое количество «основных правил» обуславливало их несогласованность, что затрудняло единообразие организации работы архивов.

Первые «Основные правила работы», в которых была предпринята успешная попытка унификации деятельности госархивов, были утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1962 году и действовали почти 22 года 5. Приказом Главархива СССР от 07.12.

1983 № 352 были утверждены «Основные правила работы», которые формально сохраняли свою силу вплоть до 2007 года, несмотря на полное изменение социально-экономических отношений в стране. Без малого четверть века! Это беспрецедентный срок стабильности нормативного документа в истории отечественного архивного дела.

Справедливости ради, следует отметить попытку Росархива принять в 2002 году «Основные правила работы», хоть как-то отвечавшие реалиям постсоветского пространства.

Однако этот документ не смог стать общеобязательным в связи с отсутствием на тот момент федерального архивного закона (ныне действующий «Об архивном деле в Российской Федерации» 6 был принят только в 2004 году).

По этой причине «Основные правила работы» 2002 года так и остались методическим пособием, правда утвержденным коллегией Государственной архивной службы России.

После административной реформы 2004 года «Основные правила работы» должны были утверждаться уже Минкультуры РФ, компетентность которого в вопросах архивного дела надежно подкреплялась подведомственным ему Росархивом (где собственно они и были написаны). Приказ об утверждении этих «Основных правил работы» увидел свет в 2007 году 7.

Внимательный читатель давно уже обратил внимание, что в правилах 1962 и 1983 годов речь идет только о государственных архивах, а в 2007 и 2020 годах – о государственных и муниципальных.

Почему? Причина в том, что в советский период архивные учреждения районного уровня (ныне – муниципальные) всегда находились на правах «младшего товарища» государственных (областных и союзных) архивов.

Они не имели постоянного состава документов, передавали свои фонды в госархивы более высокого ранга (на уровень областей) и фактически выполняли роль «промежуточных архивов». Требования к ним, как правило, были упрощенными и закреплялись в самостоятельных правилах 8.

В постсоветский период районные архивы стали муниципальными с постоянным составом документов и правом вечного (постоянного) хранения архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности. Поэтому, несмотря на самостоятельность муниципалитетов в решении финансовых вопросов архивного дела (по федеральному закону о местном самоуправлении 9), с 2007 года «Основные правила работы» стали общими для государственных и муниципальных архивов.

источники комплектования государственных архивов

Под источниками комплектования государственных архивов понимаются государственные и муниципальные органы власти, а также организации и граждане, деятельность которых образует документы Архивного фонда Российской Федерации. 

Списки источников комплектования архива формируются на основании договора, который заключается с гражданами и негосударственными организациями.

Критерии источников комплектования архива

Чтобы организация была отнесена к источникам комплектования архива. Она должна соответствовать определённым критериям, среди которых:

  • функционально-целевое назначение организации;
  • полнота отражения информации о деятельности той или иной организации в архивных фондах, находящихся в других организациях.

Составление списков источников комплектования

Списки источников комплектования составляет архив согласно закону об архивном деле в РФ. И рекомендаций федерального органа исполнительной власти, осуществляющего свою деятельность в архивном деле. Проект списков того или иного архива рассматривается экспертно-проверочной комиссией и согласовывается с Центральной экспертно-проверочной комиссией. 

Уведомление организации о включении или исключении из списка

Затем организация получает справку, экспертное заключение о включении или исключении из списка, содержащего источники комплектования государственных архивов. Кроме того, организации сообщается о том, в какой форме принимаются на хранение архивные документы. 

Наблюдательное дело на организацию источник комплектования

В архиве на каждую организацию, которая стала источником комплектования государственных архивов, заводится наблюдательное дело. В него включают документы, подтверждающие правовой статус и деятельность организации, структуру делопроизводства и работу архива. Также для учёта работы с источниками комплектования в архивах создаются базы данных и учётно-справочные картотеки. 

Взаимодействие между архивом и организацией

Взаимодействие между архивом и организацией заключается в следующем:

  • вместе с источниками комплектования архив готовит к процедуре согласования номенклатуры дел, различные инструкции по делопроизводству, положения об экспертных комиссиях, работающих с источниками комплектования архивов;
  • архив проводит проверки соблюдения правил комплектования, учёта, хранения и использования документов, предназначенных для передачи в архив;
  • при обеспечении сохранности документов временного хранения архив взаимодействует с экспертными, архивными и делопроизводственными службами источников комплектования.

Для эффективного взаимодействия обратитесь к нам

Для эффективного взаимодействия с архивами организация может не только создать соответствующие отделы в собственной структуре, но и обратиться за помощью в нашу компанию, которая имеет многолетний опыт взаимодействия с государственными и муниципальными архивами и на высоком профессиональном уровне сможет осуществить работы.

Осуществляемые нами работы

  • организация в делопроизводстве соответствующих документов с последующим формированием дел;
  • отбор документов, которые относятся к Архивному фонду РФ, и их подготовка к передаче в архив на хранение;
  • приведение в порядок документов по личному составу;
  • ведение учёта документов с временными сроками хранения;
  • подготовка нормативных документов по вопросам архивного дела, а также делопроизводства.

Профессиональный подход

Только профессиональный подход специалистов нашей компании позволит вам наладить эффективное взаимодействие с архивом по своевременной подготовке различных документов к передаче их на временное или постоянное хранение!

Ссылка на основную публикацию