Статья 79. Свидетельствование верности копии с копии документа

ЗАКАЗАТЬ ПОДГОТОВКУ ЗАЯВКИСведения о характеристиках товаров

Статья 79. Свидетельствование верности копии с копии документа

Требования к заверению копий документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и их значение при осуществлении закупок (44-ФЗ, 223-ФЗ).

Приказом Росстандарта утверждён национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» с датой введения в действие 1 июля 2018 года. (далее — Стандарт).

Предисловие

В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

Как следует из раздела «Область применения» настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Стандарт

Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.

В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Образцы заверения копий документов:

Требования к заверению копий документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и их значение при осуществлении закупок (44-ФЗ, 223-ФЗ)

  • ГОСТ Р 7097-2016, 44-ФЗ, 223ФЗ, 44 ФЗ, заверение копий документов для участия в закупках
  • Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо.
  • Верность копии подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации, из которых следует, что лицо, заверившее документ, имеет какое-либо отношение к организации, от имени которой оно заверяло копию.

В случае установления требований о заверении копий документов, предоставляемых участником закупки в соответствии с требованиями п. 5.26 ГОСТ представленная участником копия документа (устава, договора, положения, штатного расписания и др.) должна включать следующие обязательные реквизиты:

  1. 2) наименование должности лица, заверившего копию;
  2. 3) его собственноручную подпись;
  3. 4) расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  4. 5) дату заверения копии;
  5. 6) обязательную надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год»);
  6. 7)  печать организации.

Свидетельствование верности копий документов

Статья 79. Свидетельствование верности копии с копии документа

Свидетельствование верности копий документов — нотариальное действие, направленное на свидетельствование идентичности содержания подлинника документа и его копии, предъявленных консульскому должностному лицу. Свидетельствуя верность копии, консул не удостоверяет фактов, изложенных в документе, а только подтверждает соответствие текста и реквизитов копии документа тексту и реквизитам оригинала.

Свидетельствование верности копий документов имеет большое значение в защите интересов и реализации прав физических и юридических лиц.

Гражданину может потребоваться заверить копию документа для поступления на работу, в учебное заведение, для оформления наследства, для получения пособий, пенсий и выплат, и для совершения различных сделок с имуществом.

Свидетельствование верности копий документов не менее важно и для организации деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Заверенные копии требуются для регистрации юридических лиц, получения разрешений и лицензий, открытия банковских счетов, получения и выдачи денежных средств.

Свидетельствование верности копий документов консульским должностным лицом осуществляется только при предъявлении подлинников документов, содержание и оформление которых не противоречит законодательным актам РФ. Заверить копию документа может любой гражданин, не обязательно являющийся владельцем представляемых документов. 

  • В соответствии с правилами совершения нотариальных действий консульское должностное лицо проверяет личность гражданина, обратившегося за заверением копий документов: 
  • -для граждан РФ необходим внутренний (гражданский) паспорт или заграничный паспорт;
  • -для иностранных граждан необходим паспорт;
  • -для граждан Республики Корея: ID-карта или заграничный паспорт (водительские права не принимаются).
  • Установление факта полной дееспособности лица при свидетельствовании верности копий документов не требуется.
  • Для свидетельствования верности копии консул должен владеть языком, на котором составлен документ, или иметь перевод документа, оформленный надлежащим образом.
  • Законом запрещается нотариальное заверение копий:
  • -документов, на которых есть указание на то, что документ не подлежит копированию;
  • -документов, имеющих гриф секретности;
  • -медицинских документов, содержащих информацию о психических и иных заболеваниях;
  • -договоров в простой письменной форме, на которых подлинность подписей участников не удостоверена нотариально;
  • -дипломов об образовании, на которых не проставлен регистрационный номер, нет подписей должностных лиц, либо содержится только одна подпись;
  • -выписок из зачетной ведомости без представления диплома;
  • -документов, составленных за пределами РФ и не легализованных в соответствии с требованиями международных договоров.
  • К содержанию и оформлению документа, верность копии которого необходимо засвидетельствовать в консульском учреждении, также предъявляются определенные требования. 
  • Не свидетельствуются консулом копии документов, в которых:
  • -есть зачеркнутые слова, дописки, подчистки, не оговоренные исправления;
  • -отдельные фрагменты или весь текст выполнены карандашом;
  • -нарушена целостность;
  • -содержатся нечитаемые фрагменты текста, нечетко исполненные печати и подписи должностных лиц, либо иные повреждения, не позволяющие однозначно толковать содержание документа или дающие основания сомневаться в подлинности документа;
  • -подпись должностных лиц выполнена с использованием технических средств (факсимильный штамп, светокопирование);
  • -заламинирована поверхность, что не позволяет точно определить подлинность документа.
  • Для заверения консульским сотрудником копии документа, объем которого больше одного листа, необходимо чтобы листы документа были прошиты, пронумерованы и скреплены печатью и подписью должностного лица.
  • Свидетельствование верности копии с копии документа осуществляется в консульстве при условии, что копия документа заверена в нотариальном порядке, либо  выдана юридическим лицом, которому принадлежит и оригинал документа.
  •  Консульский сбор:

Для граждан России: 12 000 ю.к.вон за каждую страницу

Для иностранных граждан: 22 000 ю.к.вон за каждую страницу

Общие правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

  • Содержание
  • Введение
  • 1.Общие правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов
  • 2.Свидетельствование подлинности подписи на документе
  • 3.Порядок внесения записей в реестр засвидетельствованных копий документов
  • 4.Свидетельствование верности перевода
  • 5.Взыскание тарифа (государственной пошлины)
  • 6.Проблемы, возникающие при свидетельствовании копий документов
  • Заключение
  • Список литературы
  • Свидетельствование копия нотариус документ
  • Введение

Свидетельствование копий как нотариальное действие составляет, согласно статистике, до 65% от общего числа нотариальных действий и считается действием несложным, занимающим мало времени, не требующим особых знаний. Такое отношение к данному нотариальному действию вызвано тем, что свидетельствование копий воспринимается как простое сличение копии с подлинником документа и не более, хотя на самом деле процесс свидетельствования копий представляется как процесс, требующий быстрого анализа представленного документа, основанного на глубоком знании нотариусом как делопроизводства, в частности, так и действующего законодательства в целом.

При детальном рассмотрении вопроса, учитывая цели, для которых истребуются копии, а также требование ч. 3 ст.

16 «Основ законодательства о нотариате РФ» (далее – Основ) (нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия в случае его несоответствия законодательству Российской Федерации или международным договорам) и ст. ст.

45, 48 «Основ законодательства о нотариате РФ» (нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если: совершение такого действия противоречит закону; действие подлежит совершению другим нотариусом; с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; сделка не соответствует требованиям закона; документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства).

Цели оформления копий с документов, предоставляемых гражданами, показывают, что работа нотариусов по засвидетельствованию копий связана с осуществлением и охраной прав граждан.

Копии необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельности.

С другой стороны, этот вид нотариальных действий имеет непосредственное отношение к деятельности предприятий, организаций, учреждений, для которых, как правило, предназначены нотариально засвидетельствованные копии.

На основании последних обычно производится регистрация юридических лиц, открытие счетов в банках, получение денежных средств, получение лицензий, прием на работу, назначение пенсий, пособий, выдача денег, документов и прочее.

Из года в год количество копий, свидетельствуемых нотариально, неуклонно возрастает. Следовательно, нотариальное засвидетельствование верности копий документов и выписок из них имеет немаловажное значение в деле охраны прав и интересов, реализации конституционных прав граждан и юридических лиц.

Данная работа составлена как с учетом отдельных требований законодательства к документам в целом, так и ранее имевшейся нотариальной практики по данному вопросу.

Общие правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

В соответствии со ст. 77 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» (далее — Основ), нотариусы свидетельствуют верность копий документов и выписок из них.

При свидетельствовании копии нотариус должен быть уверен, во-первых, что ему представлен документ, во-вторых, что подлинный документ.

В целях формирования единой правоприменительной практики по свидетельствованию копий предлагаю руководствоваться некоторыми понятиями в области делопроизводства, предлагаемыми ныне действующими стандартами.

Согласно государственному стандарту ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.

1998 № 28), под документом следует понимать зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такими реквизитами должны являться дата выдачи документа, регистрационный номер документа, подпись руководителя с расшифровкой фамилии и печать учреждения, выдавшего документ.

Читайте также:  Статья 11.5. приостановление действия лицензии и аннулирование лицензии

Статья 79. Свидетельствование верности копии с копии документа

  1. Далее в данном стандарте приводится еще ряд определений, которые могут быть применимы в практике нотариата для целей единообразного понимания квалификации документов, представляемых для свидетельствования копий:
  2. — под официальным документом следует понимать документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
  3. — под подлинным документом понимается документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
  4. — подлинником (официального) документа является первый или единичный экземпляр официального документа;
  5. — под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
  6. — заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
  7. — дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Cсвидетельствование копии документа возможно только при предъявлении самого документа. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них возможно при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. За свидетельствованием верности копии или выписки из документа может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа.

При совершении данного нотариального действия по общим правилам совершения нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия. Установление факта полной дееспособности гражданина при совершении данного нотариального действия не требуется.

Копия документа может быть исполнена от руки, с использованием технических средств или способом свето- либо фотокопирования.

Копия оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законом к нотариальному документу, должна содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.

Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии.

При свидетельствовании копий с документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с которых нельзя засвидетельствовать.

Например, не следует снимать копии с документов, на которых имеется указание о том, что копия с этого документа не снимается или, что документ копированию не подлежит.

В частности, документ может иметь гриф секретности — реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него, что следует из Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г.

N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» или Федерального закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485–1«О государственной тайне».

Согласно ч. 1 ст. 47 Основ, нотариус не может свидетельствовать копии на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своего супруга, его и своих родственников (родителей, детей, внуков).

  • Нотариус также не вправе свидетельствовать верность копии или выписки, если:
  • — в тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные не оговоренные исправления;
  • — документ или его часть исполнены карандашом;
  • — документ в силу повреждений или ветхости имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или его подлинности;
  • — нарушена целостность документа, что не позволяет установить его идентичность;
  • — документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью;
  • — документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным договором либо не соответствует иным требованиям международного договора.

Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа (ст. 80 Основ).

Свидетельствование копии с копии документа, выданного юридическим лицом, возможно в том случае, если копия выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ.

В этом случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица, согласно ст. 79 Основ.

Полагаю, что данная копия, выданная юридическим лицом как самостоятельный документ, должна иметь исходящий номер и дату выдачи, подпись должностного лица с приложением печати.

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом только в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

При свидетельствовании копии с копии документа надлежит руководствоваться формами удостоверительных надписей на свидетельствуемых документах, утвержденными Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 49 г.

Москва «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. N 99», которые указывают на возможность только единожды засвидетельствовать копию с копии однажды уже засвидетельствованной копии документа. При этом на копии с копии должна быть выполнена удостоверительная надпись по форме № 51.

Удостоверительной надписи для «копии с копии с копии с копии и т.д.» документа действующими формами не предусмотрено.

Полагаю, что таким образом законодательно ограничено количество такого вида документов, поскольку удостоверительная надпись нотариуса на свидетельствуемых документах не может выполняться в произвольной форме, а только лишь по тем формам, согласно ст. 51 Основ, которые установлены Министерством юстиции РФ.

Свидетельствование верности копий с документов, выданных за границей, может производиться лишь при наличии на подлинниках документов легализации консулов или органов Министерства иностранных дел РФ.

Сущность легализации состоит в том, что российский консул за границей или Консульское управление Министерства иностранных дел устанавливают, что документы соответствуют законам страны, где эти документы и акты совершены; в некоторых случаях допустимо проставление на документе апостиля.

При свидетельствовании копий для действия за границей документы должны изготавливаться полностью на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники. Изготовление копии методом светокопирования, как правило, не допускается.

Печать проставляется на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса.

В копии документов нельзя вносить какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.

Засвидетельствовать можно любое количество копий и выписок из документов, регистрируя при этом в реестре каждую копию, присваивая каждой из них номер в реестре и взыскивая тариф за каждую из них.

Получив предъявленный для засвидетельствования копии документ, нотариус, в первую очередь, проверяет соблюдение формы документа и наличие в документе необходимых реквизитов, соблюдение ведомственных нормативных актов в отношении документов единого образца (дипломов вузов, средних специальных учебных заведений, свидетельств загсов, документов нотариальных контор и т.п.), также соотносит исполнение документа с требованиями: Государственного стандарта РФ ГОСТ Р51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 г. № 28) и многих других нормативных актов.

Все они находятся в постоянном движении: изменяются, утрачивают силу, издаются новые. Сложность работы с копиями и состоит в том, что требуется постоянное отслеживание изменений требований к документам, их формам и реквизитам.

  1. После этого целесообразно изучить содержание документа и выяснить, нет ли в нем каких-либо логических противоречий. В надлежаще составленном документе:
  2. — бланк, оттиски печатей и штампов содержат одинаковое наименование учреждения выдавшего документ;
  3. — содержание текста документа соответствует профилю деятельности учреждения, от имени которого документ исходит;
  4. — дата выдачи документа не может предшествовать дате изготовления бланка;
  5. — дата изготовления бланка и дата выдачи документа не могут, в свою очередь, предшествовать событиям, которые зафиксированы в этом документе;

— содержание текста документа не может противоречить известным историческим фактам. Например: документ, выданный до 1978 г., не может содержать слов «Советы народных депутатов»; в печати учреждения на документе, выданном до 1996 г.

, не может иметь место ИНН; в аттестатах о среднем образовании на бланках 2001 г. не может быть подписей более одной; в документе 1990 г. не может быть гербовой печати с государственной символикой в виде двуглавого орла; в документе, созданном до 1 июля 2003 г.

, не может быть государственной печати, изготовленной по ГОСТу, и т.д.

Частью 2 ст. 77 Основ предусмотрена возможность свидетельствования не только копии документа, но и выписки из него. Верность выписки из документа может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких, не связанных между собой вопросов.

Выписка должна воспроизводить полный текст, относящийся к конкретному вопросу. В качестве примера можно привести выписку из приказа, где отдельные параграфы приказа содержат не связанные между собой вопросы — назначение одного лица, увольнение другого, направление в командировку третьего и т.д.

Нотариус обязан тщательно сверить точное соответствие копии документу; удостовериться в том, что на нем отчетливо видны штамп и печать учреждения, дата выдачи документа, подписи должностных лиц с расшифровкой фамилии лица, подписавшего документ, что нет никаких не оговоренных исправлений, а также подчисток.

Документ и свидетельствуемая копия должны быть написаны ясно и четко, приписки и поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Нотариус должен проверить также, выдан ли документ правомочной на то организацией.

Приписки и поправки, сделанные в документе, оговариваются за подписью лиц, подписавших документ, с приложением печати. Как правило, употребляются следующие формулировки оговорок — «вписанному «января» верить», «зачеркнутое «5» не читать», «исправленному «Ольга» верить». Оговорка должна быть выполнена так, чтобы исключить любые сомнения в правильности изложения содержания документа.

Приписки и поправки, сделанные в копии, свидетельствуемой нотариусом, оговариваются, как правило, отдельно под удостоверительной надписью со вторичным приложением печати.

Документы, изложенные на нескольких листах, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью — это требование ч. 3 ст. 45 Основ относится не только к свидетельствуемой копии, но и к документу, с которого свидетельствуется данная копия.

Необходимо прочеркивать (гасить) в копиях документов незаполненные до конца строки и другие свободные места — это не позволит в последующем делать дописки к тексту копии, засвидетельствованной нотариально.

Также необходимо прочеркивать удостоверительную надпись с обратной стороны документа, если текст копии располагается только на одной странице листа.

Читайте также:  Статья 1. Оперативно-розыскная деятельность

В случаях, если нотариус не гасит удостоверительную надпись, это может быть использовано для изложения на ней с обратной стороны любого другого текста и выдано за засвидетельствованный документ.

Нельзя свидетельствовать верность копии с документа, если его поверхность заламинирована или закрыта иным способом, поскольку в таком случае нотариус лишен возможности увидеть нарушение защитной сетки документа (она и наносится именно с целью защиты от вмешательства в документ), подчистку легко заретушировать, а взъерошенность волокон поверхности документа в месте подчистки будет скрыта пленкой. Более того, под такой пленкой невозможно отличить: представлен подлинник документа или изготовленная на высоком техническом уровне цветная ксерокопия документа.

Представление копий документов из материалов уголовного дела в арбитражный суд

Зачастую в адвокатской практике возникает необходимость получения копий документов из материалов уголовного дела, находящегося в производстве суда общей юрисдикции, для их представления в арбитражный суд.

Например, адвокат является защитником лица, обвиняемого в совершении преступления, и одновременно представляет его интересы в арбитражном процессе.

При этом сведения, содержащиеся в материалах уголовного дела, крайне важны для подтверждения аргументов в арбитражном суде.

Если, рассмотрев ходатайство о выдаче копий документов из материалов уголовного дела, судья заверит запрашиваемые копии, все отлично. Но что делать, если нет?

Попытаюсь ответить на этот вопрос и предложить алгоритм действий в таком случае.

Рассмотрим порядок получения копий документов из материалов дел, находящихся в производстве суда общей юрисдикции либо уже рассмотренных этим судом и находящихся в архиве.

Делопроизводство и документооборот в судах общей юрисдикции осуществляются в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15 декабря 2004 г. № 161 (ред. от 28 октября 2019 г.).

В соответствии с п. 12.20 Инструкции право на копирование документов из материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (п. 13 ч. 4 ст. 47, п. 7 ч. 1 ст. 53 УПК РФ), потерпевшим (п. 12 ч. 2 ст.

42 УПК), гражданскому истцу, а также его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному иску (п. 13 ч. 4 ст. 44 УПК), гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются иска (п. 9 ч. 2 ст. 54, ч. 2 ст.

55 УПК), сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском, административном деле, а также их представителям (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ, ст. 45 КАС РФ), реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти – родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения их копий (ст.

11 Закона РФ от 18 октября 1991 г. № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).

Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу. Заявление с разрешающей резолюцией подшивается в судебное дело. Важно отметить, что скопированные указанными лицами, в том числе с помощью технических средств, за собственный счет материалы судом не заверяются.

В то же время, как указано в ч. 8 ст. 75 АПК, письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии1. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

В соответствии с ч. 6 ст.

71 АПК арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны друг другу и установить подлинное содержание первоисточника с помощью иных доказательств невозможно.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст, предусматривает порядок и форму заверения копий различных видов документов.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа (п. 5.26 Стандарта).

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ˂…˃ за ˂…˃ год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

О надлежащем заверении разъяснено также в ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате (утверждены ВС 11 февраля 1993 г. № 4462-1 в ред. от 30 декабря 2020 г.

), в соответствии с которой нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами (ч.

1 в ред. Федерального закона от 21 декабря 2013 г. № 379-ФЗ).

Порядок заверения копий документов, исходящих от организаций, утвержден также п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X (в ред. от 8 декабря 2003 г.

) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», в соответствии с которым государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов заявителей. Копии выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Итак, участвуя в арбитражном процессе в качестве представителя стороны, адвокат может столкнуться с необходимостью представить суду для подтверждения его доводов копию протокола допроса лица, допрошенного в рамках предварительного следствия, либо иной процессуальный документ, находящийся в материалах уголовного дела. При этом по изложенным причинам снять копию с необходимых документов, содержащихся в деле, можно, но заверять ее суд не обязан (п. 12.20 Инструкции).

Нарушается ли в таком случае право гражданина на представление доказательств, содержащихся в материалах уголовного дела, в арбитражный суд? Думаю, нет.

Сторона арбитражного спора в данном случае предоставляет в арбитражный суд копию поданного в суд общей юрисдикции заявления (с отметкой (штемпелем) суда о его принятии) о выдаче из материалов уголовного дела копий документов и сами копии.

Таким образом, указанное лицо (его представитель) предъявляет в арбитражный суд доказательства обращения в суд общей юрисдикции за соответствующими сведениями или копиями материалов уголовного дела, а также того, что содержащаяся в указанных документах информация относима к данному спору, а оригиналы документов находятся в материалах уголовного дела и согласно п. 12.20 Инструкции не могут быть заверены судом.

Если у арбитражного суда возникнут вопросы относительно достоверности или полноты представленной копии, он вправе истребовать – в том числе по собственной инициативе – материалы уголовного дела, содержащие соответствующий документ.

Так, в соответствии с ч. 4 ст. 66 АПК лицо, участвующее в деле и не имеющее возможности самостоятельно получить необходимое доказательство от лица, у которого оно находится, вправе обратиться в арбитражный суд с ходатайством об истребовании данного доказательства.

В ходатайстве должно быть обозначено нужное доказательство, указано, какие обстоятельства, имеющие значение для дела, могут быть этим доказательством установлены, а также причины, препятствующие получению доказательства, и место его нахождения.

Важно учитывать, что материалы из уголовного дела (а именно – отдельные протоколы следственных и процессуальных действий), по общему правилу, подлежат проверке и оценке в их совокупности судом, рассматривающим уголовное дело по существу, и лишь при вынесении итогового решения.

В связи с этим, на мой взгляд, более правильно ссылаться на материалы уголовных дел только при наличии вступившего в законную силу приговора.

1 Под заверенной копией документа понимается та, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.

8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст).

Как правильно заверять копии документов для суда

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лицаПолномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтеромКлиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием

    наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.

  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.Клиентом — юридическим лицом предоставляется:

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя

    юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

На практике достаточно часто приходится иметь дело с копиями документов: изготавливать по просьбе сотрудников, контрагентов, для государственных учреждений и т.д. Кроме того, иногда у самого юридического лица или индивидуального предпринимателя по каким-либо причинам остаются именно копии документов, а не оригиналы.

Читайте также:  Статья 12. Защита сведений об органах, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность

В данной статье мы рассматриваем вопросы о надлежащем оформлении копий документов и их юридической силе.

Как заверять документы для суда

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

В случае нарушения данных положений работодатель может быть привлечен к ответственности. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает, что нарушение законодательства о труде и охране труда влечет административный штраф:

  • на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

А повторное совершение данного правонарушения должностным лицом влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. Поэтому вопрос о выдаче копий документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, является весьма серьезным.

…контрагентам и другим заинтересованным лицам. Однако важно отметить, что вышеуказанные правила касаются только копий документов, затрагивающих права граждан. Те документы, которые носят исключительно коммерческий характер, могут оформляться иным образом.

К сведению. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Ударная технология на рубеже "копии письменных доказательств" | домовой (жилищные права и не только)

  • ОТРАБАТЫВАЕМ ВОЗМОЖНОСТИ наносить удары с появлением в суде КОПИЙ ПИСЬМЕННЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ
  • — кто дорожит своим временем, может не читать текст целиком, просто посмотреть НАЗВАНИЯ ПАРАГРАФОВ;
  • — у кого от чтения положений закона начинается мигрень, может просто брать  тексты процессуальных документов;
  • —  тот, кто дорожит своим правом нанести полновесный удар, может бегло просмотреть положения закона (главное , чтобы они были под руками)

1. КТО ЗАВЕРЯЕТ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ?

 Практически в каждом процессе мы сталкиваемся с представлением копии документов вместо оригиналов. Мы замечаем, что суд чаще всего с готовностью принимает любые копии любых документов, если их представляет наш оппонент. Но для того мы участвуем в деле, чтобы разбить замыслы о вынесении решения на основании такого рода доказательств. Мы может напомнить:

  1.  СУД ОБЯЗАН ПРОВЕРИТЬ ПОЛНОМОЧИЯ на ПОДПИСАНИЕ и НАЛИЧИЕ ВСЕХ РЕКВИЗИТОВ:
  2. Подлежат проверке 3 позиции
  3. —             Где указаны полномочия органа на выпуск таких документов?
  4. —             В каком документе указаны права должностного лица на оформление своей подписью такого рода документов?
  5. —             Все ли неотъемлемые реквизиты, установленные для данной категории документов, соблюдены?
  6.  ПРИМЕР БОЕВОГО ПРИМЕНЕНИЯ
  7. ВОЗРАЖЕНИЕ относительно так называемых бухгалтерских документов

В материалах дела отсутствует основной документ для бухгалтерского учета – Приказ №1 об учетной политике организации, изданный в соответствии с требованиями ст.

6 Федерального закона «О бухгалтерском учете»(402-ФЗ) и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утвержденным Министерством финансов, поэтому появились веские основания полагать, что такого документа не существует.

  • Между тем именно Приказом №1 об учетной политике устанавливается альбом первичных документов, на основании которых ведется учет, и список лиц, наделенных правом давать распоряжения бухгалтерии.
  • В отсутствие Приказа №1 нет оснований квалифицировать составленные бумаги о начислении платы – документами.
  • На основании изложенного ПРОШУ считать Справку о задолженности и Выписку из лицевого счета недопустимыми доказательствами.

  2.  ГДЕ ПОДЛИННИК?

В Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04 августа 1983 г. № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», действующего в редакции Федерального закона от 08.12.2003 г. № 169 – ФЗ, содержится исчерпывающая информация о надлежащем порядке удостоверения копий документов:

«Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

Судебная практика подтверждает, что копии документов может заверить только лицо, располагающее подлинниками – см, например постановление Арбитражного суда Московского округа от 11.09.15 № Ф05-10979/2015 по делу № А40-149775/14

3. А ГДЕ ПОЛНОМОЧИЯ на УДОСТОВЕРЕНИЕ ВЕРНОСТИ КОПИЙ?

Чаще всего копии внутренних документов организации заверяет представитель. Но в п.2.1. рассматривался вопрос о том, что заверяется копия исключительно лицом, наделенным соответствующими полномочиями. Но нас “терзают смутные сомнения”, а может и нет у представителя таких специальных полномочий.

Здесь надо иметь в виду, что не все юристы, а тем более не юристы проявляют дотошность в таких вопросах, а потому доверенность представителю может не содержать права на заверение копий документов  от имени юридического лица с правом заверения подписи печатью организации. Чаще всего доверенность составляется с использованием текста, содержащегося в ст. 54 ГПК РФ, в котором нет упоминания о заверении документов вообще.

  1. ПРИМЕР БОЕВОГО ПРИМЕНЕНИЯ
  2. ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ОБЪЯСНЕНИЕ
  3. В ходе исследования материалов дела установлено, что доверенность выданная директором ООО УК своему представителю не содержит полномочия по заверению от имении организации копий документов, находящихся в этой организации. Между тем не имеющим надлежащих полномочий лицом заверены копии
  4. —       договоров ООО УК с ресурсоснабжающими организациями;
  5. —       Устава организации;
  6. —       Протокола общего собрания от (дата).
  7. Удостоверение верности копии оригиналу выполнено в виде надписи: “Копия верна” с простановкой подписи без надлежащей расшифровки (должность, инициалы и фамилия).

 Согласно ч.5 ст. 67 ГПК РФ суд обязан проверить как наличие полномочий на представление документальных доказательств в копии, так и на наличие всех необходимых реквизитов заверительной надписи.

  • На основании изложенного ПРОШУ считать недопустимыми доказательства в виде,
  • —       договоров ООО УК с ресурсоснабжающими организациями;
  • —       Устава организации;
  • —       Протокола общего собрания от (дата).
  • ПРОШУ постановить судебное решение на базе иных доказательств
  • 4. ПРОБЛЕМЫ в ПОЛУЧЕНИИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

Именно потому, чтобы воспрепятствовать разоблачению подтасовок. Первая проблема состоит в том, что представитель противной стороны представляет в суд документ в одном экземпляре – для суда. Нам надо набраться терпения, сосредоточиться, как этот делает кошка перед броском. И понаблюдать за поведением суда…Характерная сценка:

  1. Представитель истца:
  2. На прошлом заседании суд поручил представить тарифы, по которым производились начисления. Разрешите представить копии вырезок из газет с постановлениями органов местного самоуправления — в качестве доказательств (подает суду ксерокопии газетных вырезок)
  3. Суд бегло осматривает макулатуру и задает обязательный вопрос:
  4. — Ответчик, какие мнения по поводу приобщения доказательств?
  5. Ответчик:

— Уважаемый суд, я не видел(а) никаких доказательств поэтому прошу в соответствии со ст. 230 ГПК РФ отразить в протоколе судебного заседания мой ответ на вопрос суда дословно. Этот ответ имеет существенное значение для правильного разрешения дела :

1)согласно  ч. 3 ст. 71 ГПК РФ копии письменных доказательств должны направляться другим участникам дела, согласно ч.2 ст. 35 ГПК РФ свои обязанности участники дела должны нести добросовестно, поскольку мне не был представлен экземпляр так называемых доказательств появились основания считать, что представивший эти материалы представитель стороны действует недобросовестно;

2)если речь идет о постановлениях властных органов, то заверять копии постановлений вправе исключительно органы власти; для получения надлежащих копий  постановлений, как я полагаю, необходимо направить судебный запрос в соответствующий орган власти; тогда как управляющая организация не является органом власти, а потому она не может представлять такие доказательства;

3)никакого отношения постановления органов местного самоуправления относительно тарифов на содержание и ремонт общего имущества многоквартирных домов не имеют к рассматриваемому спору вообще, поскольку цена услуг является существенным условием договора управления, заключаемого между собственниками помещений и управляющей организацией; эта цена устанавливается без участия органов местного самоуправления.Таким образом любые постановления относятся к неотносимым доказательствам.

Общий вывод: неотносимые доказательства, полученные сомнительным образом участником дела, допускающим недобросовестность при исполнении процессуальных обязанностей, никоим образом не подлежат приобщению

Вторая проблема состоит в удостоверении верности. Во многих случаях свидетельствовать верность копии оригиналу вправе только суду.

Если представлен оригинал газеты, то суд вправе заверить «Копия верна».

Если представлен оригинал Протокола собрания, то проставить надпись «Копия верна» может только суд, поскольку собрание не является подразделением управляющей организации, тогда как законом установлено:

Суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа … и невозможно установить подлинное содержание оригинала документа с помощью других доказательств (ч.7 ст. 67 ГПК РФ).

Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

 Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию (ч.2 ст.71 ГПК РФ).

  • 5. О ПРИОБЩЕНИИ к МАТЕРИАЛАМ ДЕЛА ПОДЛИННИКА 
  • Если у участника дела появилось обоснованное подозрение в предоставлении сфальсифицированного документа с противной стороны, то он вправе поставить перед судом вопрос о приобщении этого сомнительного доказательства к материалам дела.
  • ПРИМЕР БОЕВОГО ПРИМЕНЕНИЯ
  • ХОДАТАЙСТВО о приобщении к материалам дела Договора об оказании правовых услуг в подлиннике

 Для доказательства якобы понесенных расходов на оплату представителя истца по Договору с фирмой «Юридическое бюро» в суд представлен этот документ в подлиннике для обозрения. При этом установлено, что со стороны истца подпись в Договоре заверена особой печатью, отличающейся от обычно употребляемой ООО УК печатью.

В связи с возникновением обоснованных подозрений в предоставлении в суд сфальсифицированного доказательства с нашей стороны будет представлено в правоохранительный орган заявление о совершенном уголовном преступлении, предусмотренном ч.1 ст. 303 УК РФ.

  1. В порядке содействия собиранию и закреплению улик
  2. ПРОШУ
  3. приобщить  Договор ООО УК с «Юридическим бюро» в подлиннике до вступления решения суда в законную силу

и разъяснить стороне право на получение подлинника только после вступления решения суда в законную силу в порядке ч.1 ст. 72 ГПК РФ

 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Появление копий документальных доказательств — прекрасный повод нанести удар по позиции нашего процессуального противника. И мне представляется, что упускать такие возможности никак не следует. 

Ссылка на основную публикацию