Статья 97. Принятие на хранение документов

С 18 февраля 2020 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает.

Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности.

За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы, а также доначисление налогов.

Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов (далее по тексту — Перечень).

В каком порядке применять новые сроки?

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Документы бухгалтерского учета

Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.

В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.

Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:

Статья 97. Принятие на хранение документов

Важно!

Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.

29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам.

Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):

Статья 97. Принятие на хранение документов

Важно!

Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).

Статья 97. Принятие на хранение документов

Важно!

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Документы налогового учета

По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).

Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ.

Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.

18 НК РФ).

В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):

Статья 97. Принятие на хранение документов

Важно!

Ранее реестры сведений о доходах физических лиц лет должны были храниться не менее 75 лет (п.397 «старого» Перечня).

Статья 97. Принятие на хранение документов

Важно!

Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет (п.399 «старого» Перечня).

Статья 97. Принятие на хранение документов

Важно!

Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет (п. 368″старого» Перечня). Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета.

Статья 97. Принятие на хранение документов

Важно!

Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.401 «старого» Перечня).

Статья 97. Принятие на хранение документов

Важно!

Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.429 «старого» Перечня).

Статья 97. Принятие на хранение документов

Важно!

Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.432 «старого» Перечня).

Статья 97. Принятие на хранение документов

Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним — 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов.

Хранение документов в организации: что и как нужно хранить, какие есть правила

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

  • документов налогового учета;
  • кадровых;
  • бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Посмотреть сроки хранения документов в перечне

  • Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
  • Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
  • Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Срок храненияВид документа
1 год Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
5 лет Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции Кассовые документы Счета-фактуры Налоговые декларации

Книга учета доходов и расходов

50 лет

Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года

Расчеты по страховым взносам
Постоянно Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Документы о ликвидации компании

Кадровые документы

Срок храненияВид документа
1 год Правила внутреннего трудового распорядка
3 года Графики отпусков
5 лет Табели, журналы учета рабочего времени

Авансовые отчеты

45 лет Документы о несчастных случаях на производстве
50 лет
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников Личные дела сотрудников Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда

Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников

Постоянно Штатное расписание
До востребования Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

https://youtube.com/watch?v=2zeZ7aI0R_8\u0026t=2125s

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

  1. Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
  2. Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
  3. Дальше можно передавать документы в архив.

Статья 97. Принятие на хранение документов Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

  • хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
  • у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
  • соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
  • проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

НарушениеШтрафОснование
Отсутствие документов бухучета От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП
От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний
ст. 15.11 КоАП
Грубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения 10 000 ₽ за один налоговый период

30 000 ₽ — более одного налогового периода

ст. 120 НК РФ
Непредоставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля 200 ₽ за каждый непредставленный документ ст. 126 НК РФ, п. 1
Непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента 10 000 ₽ для ИП и юрлиц ст. 126 НК РФ, п. 2
Непредоставление или несвоевременное предоставление сведений о контрагенте в рамках его встречной проверки 5000 ₽

20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года

ст. 129.1 НК РФ, п. 1
Нарушение правил хранения кадровых документов От 1000 до 5000 ₽ — для ИП

От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц

ст. 5.27 КоАП, ч. 1

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

  • Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
  • Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
  • Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Статья 97. Принятие на хранение документов Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Статья 97. Принятие на хранение документов Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

  1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.

  2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

  • Поддержим порядок в кадровых, бухгалтерских документах
  • Рассчитаем налоги и взносы
  • Отправим отчетность за сотрудников в налоговую, ПФР, ФСС
  • Посчитаем зарплату, больничные и отпускные

Подключить бухгалтерию

Порядок принятия на хранение документов

Нотариальное действие по принятию на хранение документов предусмотрено ст. 97-98 Основ о нотариате. На сегодняшний день правом принимать документы на хранение обладают исключительно нотариусы. Ранее совершать это действие также имели право консульские должностные лица, но затем был принят и введен в действие Консульский устав РФ, не предполагающий такого права.

Особенности принятия документов на хранение

В Основах о нотариате не раскрывается определение документов, хотя действие имеет к ним непосредственное отношение. Ввиду этого для присвоения статуса информации в задокументированном виде нотариусы используют положения ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

Замечание 1

Руководствуясь данными положениями, документом можно называть информацию с реквизитами, которая содержится на материальном носителе таким образом, чтобы ее было можно идентифицировать.

На хранение может быть принят документ на любом физическом носителе. Электронная документация не имеет материального носителя, она не может быть принятой на хранение. В данный момент в нотариальном деле никак не регулируется порядок принятия и хранения документов в электронном виде.

Опись принимаемых документов

В соответствие с принятыми нормами, принятие документов на хранение нотариусом сопровождается описью, она составляется в двух экземплярах – для лица, сдавшего документы, и второй экземпляр, который остается у нотариуса. Нормативно-правовой порядок регулирует оформление описи, по принятым нормам и правилам она должна включать в себя:

  • Данные нотариуса – ФИО, полное название нотариальной конторы или нотариального округа, к которому данный специалист относится;
  • Данные о стороне, передающей документы на хранение;
  • Название документа с обязательным упоминанием вида – оригинал или копия, присвоенный номер, даты составления и выдачи;
  • Название организация, которая выдала документ, или иной источник, который будет полезен для идентификации;
  • Краткое содержание документа;
  • Обязательно упоминается физическое состояние документа с перечислением всех имеющихся повреждений – ветхости, оборванных фрагментов, клякс и прочих помарок, отсутствующих частях текста.

Должностное лицо обязуется вернуть документ в том же виде, в каком он был принят, описание физического состояния документа имеет огромное значение для обеспечения сохранности в нотариальной практике.

Нотариус подписывает оба экземпляра, то же самое делает и человек, который передает документы на хранение.

На практике подпись нотариуса часто дополнительно заверяют его печатью без изображения Государственного герба РФ.

Также предусмотрено хранение без описи, нотариус может принять документ, не составляя опись, если это соответствует желанию человека, передающего документ.

При этом в Основах о нотариате нет четкой формулировки о том, в каком виде должна быть выражена просьба принять документ без описи.

Для того, чтобы избежать проблем и обезопасить свою деятельность, на практике данную просьбу всегда оформляют в письменной форме.

Нужна помощь преподавателя? Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Замечание 2

Еще одним обязательным условием приема на хранение без описи является упаковка, она осуществляется определенным образом. После надлежащей упаковки целостность пакета подтверждается печатью нотариуса, ставятся подписи нотариуса и лица, сдавшего упаковку.

Для того, чтобы принять на хранение документы с описью, нотариус помещает их в персональный пакет.

Целостность и сохранность пакета в данном случае подтверждается только печатью и подписью нотариуса, подпись сдавшего на хранение лица по правилам не требуется.

Если же нотариус принимает на хранение без описи, то использование отдельного пакета, заверение печатью и подписью выполняется по усмотрению нотариуса.

После получения документов с описью нотариус отвечает за их сохранность, при хранении без описи работают другие условия. Если документы сдаются без описи, то нотариус будет ответственным исключительно за сохранность и целостность упаковки с документами.

Подтверждением сдачи документов и обязательным условием для того, чтобы получить их, является свидетельство о принятии документов, оно оформляется по форме, утвержденной Минюстом РФ. По правилам делопроизводства один экземпляр данного свидетельства прилагается в нотариальное дело.

Статья 97. Принятие на хранение документов

Рисунок 1. Свидетельство, подтверждающее принятие документов на хранение

Документы будут храниться до окончания обозначенного срока либо выдаются по запросу ранее истечения этого срока. Для того, чтобы получить документы, требуется заявление от лица, которое оставило их на хранение, или вступившее в силу судебное решение.

Нотариус вправе выдать документы:

  • Лицу, сдавшему на хранение;
  • Уполномоченному представителю вышеупомянутого лица;
  • Лицу, указанному во вступившем в силу судебном решении.

Замечание 4

Если документы были приняты на хранение без упаковки, то нотариус имеет право выдать их сдавшему на хранение лицу или его уполномоченному представителю при условии наличия свидетельства о принятии на хранение и описи.

Если документы изымаются из хранения в соответствии с решением суда, то предоставления свидетельства и описи не требуется, единственное обязательное условие получения – копия судебного решения, которое уже вступило в законную силу.

Нотариальные процедуры перед принятием документов

Перед тем, как выдать хранившиеся документы, нотариус должен соблюсти ряд процедур. Необходимой мерой является сверка предъявленного свидетельства и описи со вторыми экземплярами, хранящимися в нотариальном деле. Если же выдача производится в соответствии с решением суда, то происходит сверка материалов нотариального дела с информацией, содержащейся в копии судебного решения.

Замечание 5

Документы могут быть выданы только при отсутствии расхождений в представленной информации, при отсутствии сомнений у нотариуса в отношении полномочий заявителя.

Подтверждением получения документов является расписка, данная мера предусмотрена с. 94 Правил нотариального делопроизводства, предусмотрена форма расписки о получении документов от нотариуса. Расписка о получении должна быть предоставлена нотариусу и сохранена в нотариальном деле.

Статья 97. Принятие на хранение документов

Рисунок 2. Расписка о принятии документов на хранение

Нотариус принимает на хранение документы: перечень, как возвращает, процесс приема и сроки хранения в нотариальном архиве

Случаи, когда возникает необходимость сберечь ценные бумаги, встречается достаточно часто. Нотариальная контора – место, где не только оказывают юридическое сопровождение сделок, заверяют документы, но и обеспечивают их надежную сохранность. Люди хотят быть уверены в неприкосновенности сейфа, наличии возможности всегда им воспользоваться. Рассмотрим как это происходит на практике.

Понятие принятия на хранение документов нотариусом

Нотариальный сейф либо архив – идеальное место, куда можно поместить ценные бумаги, не опасаясь за их сохранность. Профессиональные обязанности сотрудников контор регламентированы нормативно-правовыми государственными актами – статьями 97, 98 базового Закона о Нотариате.

При оказании услуги составляется договор ответственного сбережения. Этот документ является гарантом исполнения нотариусом своих обязательств перед клиентом.

Что можно сдать на сохранение

Нотариус принимает на хранение документы:

  • бумаги, выданные государственными структурными органами – свидетельства, дипломы об образовании, профессиональной подготовке, выписки, справки;
  • персональные документы граждан – патенты, долговые расписки, доверенности, кредитные договора, согласия, схемы, чертежи, важные рукописи;
  • удостоверения, свидетельства, имеющие юридическую ценность, которые могут быть востребованы в судебных разбирательствах или хозяйственных конфликтах;
  • документы о правах владения имуществом, объектами недвижимости, ценными активами;
  • регистрационные акты гражданского состояния населения.

Важно! Законодательно запрещено принимать у населения, юрлиц, бумаги, содержание которых связано с конфиденциальной информацией, коммерческой или государственной секретностью.

Процедура начинается с составления описи – бланк включает следующую информацию:

  • название документа, подлежащего хранению;
  • число листов в нем;
  • состояние – это необходимо для того, чтобы при получении у клиента не было претензий по поводу их внешнего вида.

Опись составляют в двух экземплярах – один остается у нотариуса, второй – отдается на руки клиенту. На обоих экземплярах ставятся подписи отдающей и принимающей сторон.

Последующий алгоритм принятия на хранение документов:

  • ценные бумаги, опись, их подтверждающая, складываются в конверт или непрозрачный пакет;
  • каждая единица визируется представителем конторы, на бланке указывается дата принятия на хранение, сроки, в течение которых она будет находиться там;
  • пакет опечатывают, затем кладут в сейф;
  • клиент получает официальное свидетельство и опись принятых у него, документов.

Справка! Законом не запрещено осуществлять принятие документов на хранение нотариусом, если они запакованы заранее. Таким образом, нотариус не знает, каков их перечень. Тогда опись не составляется.

Конверт просто заверяется подписью клиента, после чего сотрудник вкладывает его в отдельную папку. Все делается при клиенте. Папку заклеивают, а обе стороны ставят на ней свои подписи.

Завершающий шаг – нотариус ставит свою печать и дату заключения сделки.

Владельцу переданного пакета выдают свидетельство, где указано:

  • место проведения сделки;
  • дата сдачи бумаг на хранение;
  • адрес конторы;
  • персональные данные сотрудника, оформившего сделку;
  • паспортные данные клиента или его юридический адрес, если клиент не является физическим лицом;
  • ссылка на прилагаемую к свидетельству, опись, взятого на хранение;
  • период, по истечении которого клиент обязан забрать документы.

С этого момента нотариус несет юридическую ответственность за вверенный ему ценный пакет. Оплачивает его услуги заинтересованное лицо.

Сроки хранения

Временные параметры, когда ценные бумаги не могут быть уничтожены, регулируются Гражданским Кодексом страны – 196 статьей.

Применительно к бумагам юридических и физических лиц определены следующие сроки хранения документов у нотариуса:

  • договора и соглашения с поставщиками, контрагентами – 5 лет от даты завершения их сроков актуальности;
  • выписки банков, финансовых организаций ООО – такой же период;
  • налоговые выписки, декларации, реестры, справки – не менее 5 лет;
  • договора о предоставлении услуг и акты выполненных работ – 5 лет;
  • трудовые соглашения работодателя с сотрудниками, персональные дела работников, официально оформленных после 2003 года – 50 лет. Для лиц, принятых на работу ранее указанного периода – 75 лет от момента зачисления в штат организации;
  • эквайринговые выписки и чеки – 90 дней. По истечении указанного срока уничтожать бумаги нельзя – их следует хранить в архиве;
  • регистрационные нотариальные выписки, подтверждающие сопровождение сделок купли-продажи недвижимого имущества – 30 суток;
  • чеки и квитанции об оплате коммунальных услуг и тарифов ЖКХ – 36 месяцев. Именно таков период их исковой давности, установленный законодательно. Дополнительно рекомендуется хранить электронный вариант платежных квитанций в компьютере;
  • чеки на купленный товар, ценники и этикетки — 14 суток. В течение того времени приобретенную вещь потребитель имеет право вернуть обратно.

Справка! Столь длительные временные рамки для хранения документов, регулирующих производственные отношения сотрудника и работодателя, аргументированы актуальностью и востребованностью данной информации. Она активно используется в процессе начисления пенсионных выплат, восстановлении утерянных трудовых книжек. Место их хранения – архив.

Статья 97. Принятие на хранение документов

Для улучшения качества и условий хранения ценных бумаг разрешается их перевод в электронный цифровой вариант. После того, как сроки сохранности будут исчерпаны, документы можно уничтожить. Перед процедурой составляется акт утилизации.

Заключение

Законодательным правом хранения ценных бумаг наделены только сотрудники нотариальных контор. Они принимают документы на бумаге, электронных носителях.

Сделка заключается на основании договора, список принятого подтверждается описью. Если нотариус не знает о том, что находится внутри, ответственность он несет непосредственно за пакет, а не его содержимое.

Принятые на хранение документы нотариус возвращает по первому требованию того, кто их сдал.

Принятие на хранение документов

Глава XVIII. ПРИНЯТИЕ НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Статья 97. Принятие на хранение документов

 Нотариус принимает на хранение документы по описи. Один экземпляр описи остается у нотариуса, другой экземпляр выдается лицу, сдавшему документы на хранение.

По просьбе лица нотариус может принять документы без описи, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки.

Нотариус принимает на хранение в порядке, установленном статьей 44.

3 настоящих Основ, электронные документы, представленные в виде файла, направленного заявителем в Федеральную нотариальную палату через единую информационную систему нотариата с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» с соблюдением технических требований к представлению электронных документов для хранения нотариусом, утвержденных оператором единой информационной системы нотариата. Оператор единой информационной системы нотариата исключает возможность доступа нотариуса к содержанию представленных для хранения электронных документов. Заявление о принятии на хранение электронных документов и электронные документы, представленные нотариусу для их хранения, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя. Если для хранения представляются несколько электронных документов, заявитель формирует пакет из этих документов и подписывает его своей усиленной квалифицированной электронной подписью.

(часть третья введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

В заявлении о принятии на хранение электронного документа (пакета электронных документов) указываются наименование файла электронного документа (пакета электронных документов), размер и формат файла электронного документа (пакета электронных документов), срок хранения электронного документа (пакета электронных документов), адрес электронной почты и номер мобильного телефона для информирования заявителя, идентификатор хранилища электронного документа (пакета электронных документов), представленный заявителю оператором единой информационной системы нотариата.

(часть четвертая введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

Порядок принятия на хранение и возврата принятого на хранение электронного документа (пакета электронных документов), технические требования к хранению электронного документа (пакета электронных документов) в единой информационной системе нотариата устанавливаются оператором единой информационной системы нотариата.

(часть пятая введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство. О принятии на хранение электронного документа (пакета электронных документов) нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное квалифицированной электронной подписью нотариуса и содержащее идентификатор хранилища электронного документа (пакета электронных документов).

(в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

Статья 98. Возвращение принятых на хранение документов

 Принятые на хранение документы возвращаются сдавшему их на хранение или законно уполномоченному лицу по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.

Любой нотариус на территории Российской Федерации вправе выдать электронный документ (пакет электронных документов) лицу, сдавшему электронный документ (пакет электронных документов) на хранение, по заявлению этого лица, содержащему идентификатор хранилища электронного документа (пакета электронных документов) и подписанному усиленной квалифицированной электронной подписью этого лица. Порядок оповещения нотариуса, принявшего электронный документ (пакет электронных документов) на хранение, о выдаче электронного документа (пакета электронных документов) определяется оператором единой информационной системы нотариата.

(часть вторая введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

За один месяц до истечения срока хранения электронного документа (пакета электронных документов) заявитель получает уведомление об истечении срока хранения, направленное автоматически единой информационной системой нотариата по адресу электронной почты и номеру мобильного телефона, указанным в заявлении о принятии на хранение электронного документа (пакета электронных документов), и подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью оператора единой информационной системы нотариата, сертификат которой создан в соответствии с частью 3 статьи 14 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

(часть третья введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

Если электронный документ (пакет электронных документов) по истечении срока его хранения не истребован заявителем, заявитель получает направленное автоматически единой информационной системой нотариата в порядке, предусмотренном частью третьей настоящей статьи, уведомление о том, что через шесть месяцев после истечения срока хранения электронного документа (пакета электронных документов) он будет уничтожен.

(часть четвертая введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

За три дня до истечения срока, указанного в уведомлении, предусмотренном частью четвертой настоящей статьи, заявитель получает уведомление о том, что хранимый нотариусом электронный документ (пакет электронных документов) будет по истечении трех дней уничтожен без возможности его восстановления.

(часть пятая введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

Заявитель вправе получить хранимый электронный документ (пакет электронных документов) до истечения срока хранения, при этом плата за совершение нотариального действия не возвращается.

(часть шестая введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

Формы направляемых заявителю автоматически уведомлений об истечении срока хранения электронного документа (пакета электронных документов) устанавливаются оператором единой информационной системы нотариата.

(часть седьмая введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

Глава XVIII. Принятие на хранение документов (статьи с 97 по 98)

Статья
97. Принятие на хранение документов

Нотариус
принимает на хранение документы по
описи. Один экземпляр описи остается у
нотариуса, другой экземпляр выдается
лицу, сдавшему документы на хранение.

По
просьбе лица нотариус может принять
документы без описи, если они упакованы
надлежащим образом (упаковка скрепляется
печатью нотариуса, подписывается им и
лицом, сдавшим документы).

В таких случаях
нотариус несет ответственность за
сохранность упаковки.
Сдавшему
документы на хранение выдается
свидетельство. *97.3)

Статья
98. Возвращение принятых на хранение
документов

Принятые
на хранение документы возвращаются
сдавшему их на хранение или законно
уполномоченному лицу по предъявлении
свидетельства и описи либо по решению
суда.

Глава XIX. Совершение морских протестов (статьи с 99 по 101)

Статья
99. Заявление о морском протесте

Нотариус
принимает в целях обеспечения доказательств
для защиты прав и законных интересов
судовладельца заявление капитана судна
о происшествии, имевшем место в период
плавания или стоянки судна, которое
может явиться основанием для предъявления
к судовладельцу имущественных
требований. *99.

1)
Заявление
о морском протесте должно содержать
описание обстоятельств происшествия
и мер, принятых капитаном для обеспечения
сохранности вверенного ему имущества.

В
подтверждение обстоятельств, изложенных
в заявлении о морском протесте, капитан
судна в соответствии с законодательством
Российской Федерации, регулирующим
торговое мореплавание, одновременно с
заявлением либо в срок не позднее семи
дней с момента захода в порт или с момента
происшествия, если оно имело место в
порту, обязан представить нотариусу на
обозрение судовой журнал и заверенную
капитаном выписку из судового
журнала. *99.3)

Статья
100. Сроки заявления о морском протесте

Заявление
о морском протесте в соответствии с
законодательством Российской Федерации,
регулирующим торговое мореплавание,
подается в течение двадцати четырех
часов с момента прихода судна в порт.

Если происшествие, вызывающее необходимость
заявления морского протеста, произошло
в порту, протест должен быть заявлен в
течение двадцати четырех часов с момента
происшествия. *100.

1)
Если
окажется невозможным заявить протест
в установленный срок, причины этого
должны быть указаны в заявлении о морском
протесте. *100.2)

Статья
101. Составление акта о морском протесте

Нотариус
на основании заявления капитана, данных
судового журнала, а также опроса самого
капитана и по возможности не менее двух
свидетелей из числа командного состава
судна и двух свидетелей из судовой
команды составляет акт о морском протесте
и заверяет его своей подписью и гербовой
печатью. Экземпляр акта о морском
протесте выдается капитану или
уполномоченному лицу. *101)

Глава XX. Обеспечение доказательств (статьи с 102 по 103)

Статья
102. Обеспечение доказательств, необходимых
в случае возникновения дела в судах или
административных органах

По
просьбе заинтересованных лиц нотариус
обеспечивает доказательства, необходимые
в случае возникновения дела в суде или
административном органе, если имеются
основания полагать, что представление
доказательств впоследствии станет
невозможным или затруднительным. *102.1)
Часть
утратила силу с 1 января 2015 года
— Федеральный
закон от 29 декабря 2014 года N 457-ФЗ..

Статья
103. Действия нотариуса по обеспечению
доказательств

В
порядке обеспечения доказательств
нотариус допрашивает свидетелей,
производит осмотр письменных и
вещественных доказательств, назначает
экспертизу. *103.1)
При
выполнении процессуальных действий по
обеспечению доказательств нотариус
руководствуется соответствующими
нормами гражданского процессуального
законодательства Российской
Федерации. *103.

2)
Нотариус
извещает о времени и месте обеспечения
доказательств стороны и заинтересованных
лиц, однако неявка их не является
препятствием для выполнения действий
по обеспечению доказательств.

Обеспечение
доказательств без извещения одной из
сторон и заинтересованных лиц производится
лишь в случаях, не терпящих отлагательства,
или когда нельзя определить, кто
впоследствии будет участвовать в деле.

В
случае неявки свидетеля или эксперта
по вызову нотариус сообщает об этом в
народный суд по месту жительства
свидетеля или эксперта для принятия
мер, предусмотренных законодательными
актами Российской Федерации.
Нотариус
предупреждает свидетеля и эксперта об
ответственности за дачу заведомо ложного
показания или заключения и за отказ или
уклонение от дачи показания или
заключения. *103.6)

Ссылка на основную публикацию